Kiedy wspólnik gra nie fair

Niedawno głośno było w mediach o tym, że znany projektant mody Maciej Zień oskarżył swego wspólnika Józefa Kosiorka o próbę wrogiego przejęcia spółki, której dizajner dał swoje nazwisko. Kosiorek, właściciel łomżyńskiej fabryki mebli Fargotex i sponsor piłkarskiego klubu Jagiellonia Białystok, w 2014 r.   objął w firmie Zienia udziały o wartości 1,2 mln zł. W zamian oczekiwał, że projektant przygotuje dobrze sprzedające się kolekcje. Tymczasem Zień, jak twierdzili jego współpracownicy, „wypalił się”, a do tego wyjechał na dłużej do Brazylii. Media zasypały oświadczenia obu stron konfliktu. Według Kosiorka Zień ogołocił kasę spółki i zabrał część kolekcji, a według Zienia – to spółka nie uregulowała należności wobec niego.

Jest to dość typowy przykład konfliktu między wspólnikami, który może się zdarzyć zawsze i wszędzie. Choć zarazem wyjątkowy, gdyż większość sporów czy rozstań nie jest tak nagłaśniana – obie strony wolą zwykle nie chwalić się swym niepowodzeniem, by nie stracić wiarygodności w oczach potencjalnych kontrahentów. Nie zawsze też „idą na noże” i zostawiają za sobą spaloną ziemię.

Na przykład Marek, 40-letni szczeciński biznesmen, ciągle czeka na jedno słowo od swojego byłego wspólnika (i niegdyś dobrego kolegi). Chodzi o zwykłe „przepraszam”. O szczegółach ich przedsięwzięcia, związanego z nadmorskim charakterem Szczecina, nie chce mówić: miasto jest spore, lecz w sumie wszyscy tu się znają. W każdym razie były partner podszedł do ich projektu nie do końca odpowiedzialnie, a Marek za bardzo mu zaufał. Ich spółka cywilna polegała na tym, że wytwarzali produkty, a przy tym zajmowali się też ich dystrybucją, by wędrował do nich zysk, który w innym przypadku trafiłby do handlowca-pośrednika. – I ten zysk był, chociaż nie tak duży, jak zakładaliśmy – mówi Marek.

„Wspólną kieszenią” zawiadywał kolega. Do czasu, gdy przyszła pora podzielić się jej zawartością. – Pieniędzy nie było. Wszystko pochłonęła bieżąca działalność. Tyle że nic o tym nie wiedziałem. Wspólnik miał wolną rękę i o niczym mnie nie informował – opowiada Marek. Nie nazywa postępowania kolegi „oszustwem”. Woli mówić o „niefrasobliwości”. Te pieniądze rzeczywiście szły na bieżące wydatki: na wszystko są faktury. – Wspólnik popełnił błędy, każdemu mogą się zdarzyć, ale do tej pory nie potrafi się do tego przyznać – wyjaśnia Marek. – Gdybym wiedział na czas, jak dysponuje firmową gotówką, zaproponowałbym oszczędności, inny sposób rozłożenia płatności, wiedziałbym, co się dzieje. Mógłbym zareagować.

Precyzja od pierwszego kroku

Teraz już wie, jaki popełnili błąd: nie sprecyzowali wystarczająco swoich obowiązków i zakresów odpowiedzialności. Tymczasem już na wstępie należy jasno określić zasady współpracy. Wówczas łatwiej realizować umowę, prowadzić firmę i prościej dochodzić roszczeń w przypadku konfliktu. Oni tymczasem doprowadzili do czegoś bardzo niebezpiecznego dla biznesu, co eksperci nazywają „dysfunkcyjnym zarządzaniem”.
W dodatku działali trochę na „wariackich papierach”. Znali się, mieli do siebie zaufanie, więc żaden nie nalegał na sformalizowanie współpracy. – Ustna umowa też jest przecież ważna – mówi Marek.

Skądinąd, taka umowa, choćby najlepsza i skrupulatnie przestrzegana, w sensie prawnym nie zawsze wystarcza, nawet jeśli jest dopuszczalna „co do zasady”. Marta Wysokińska, radca prawny z kancelarii K&L Gates, zwraca uwagę, że wedle przepisów Kodeksu spółek handlowych, w większości przypadków konieczny jest jednak akt notarialny. – Choć, jeśli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, ustawodawca dopuszcza też zawarcie umowy na podstawie wzoru udostępnionego w systemie teleinformatycznym i nie jest już konieczna wizyta u notariusza – tłumaczy Wysokińska, podkreślając, że dochowanie stosownej formy umowy spółki jest kluczowe dla jej ważności.

Poza tym kwestia relacji pomiędzy wspólnikami jest złożona. Nim podejmiemy decyzję, jaką spółkę chcemy zawiązać (cywilną, osobową, kapitałową), warto przeanalizować przepisy dotyczące każdej z nich. Na przykład w przypadku spółki cywilnej istnieją tzw. zwykłe czynności, które każdy partner jest uprawniony i zobowiązany wykonywać, i nie trzeba nawet do tego uprzedniej uchwały wspólników. – Powiedzmy, że przedsiębiorstwo zajmuje się zakładaniem ogrodów. Wtedy do owych „zwykłych czynności spółki” należeć będzie np. zakup maszyn potrzebnych do realizacji zleceń, ale już nie sprzedaż firmowego biura – wyjaśnia  Marta Wysokińska.

Ograniczone zaufanie

Lepiej zresztą dmuchać na zimne. Weźmy spółkę cywilnoprawną. Choć nie musimy, to jednak warto rozważyć wszystkie „czynności zwykłe” i wskazać w umowie te, które wymagają wcześniejszej uchwały wspólników.

Jeśli ufamy partnerom i nie ograniczymy prawa do reprezentacji, i tak warto zachować czujność, np. ustalić, że gdy jeden ze współwłaścicieli zamierza dokonać wypłaty znaczącej kwoty ze wspólnego konta, teoretycznie wykonując „zwykłe czynności”, to sprzeciw kogokolwiek z pozostałych tę wypłatę zablokuje. Pozwoli na nią dopiero stosowna uchwała wspólników (Marek, poprzestając na ustnej umowie, pozbawił się tej możliwości).

Jeżeli sytuacja w firmie jest bardzo napięta, zawsze jeszcze można postanowić, że wszystkie sprawy, również takie, które należą do „zwykłych czynności”, będą wymagać tego rodzaju uchwały.

Zawsze warto rozmawiać, ale lepiej umiejętnie

Bez względu na formalne ustalenia, zawsze warto rozmawiać o tym, co we wzajemnych relacjach nie gra i starać się nie odkładać tego na później. Odwlekając, ryzykujemy, że nasze złe myśli i uprzedzenia tylko się nasilą, przez co, gdy dojdzie do konfrontacji, skończy się awanturą, obrażaniem i ucierpi na tym biznes – o co łatwo, gdy w grę wchodzą czyjeś ambicje, utrata twarzy, a już zwłaszcza, gdy chodzi o pieniądze. Tymczasem – celem takich trudnych rozmów powinno być wspólne wypracowanie jak najlepszych rozwiązań, do zaakceptowania przez obie strony.

Rozmawiać zatem trzeba, lecz należy to robić umiejętnie, dbając przede wszystkim, by odbywało się to w atmosferze zaufania, żeby emocje nie skoczyły do sufitu i sytuacja nie wymknęła się spod kontroli. – Bardziej skuteczne będzie odnoszenie się do faktów, ale pamiętajmy, że nie w celu poniżenia czy upokorzenia partnera biznesowego, tylko by zadbać o wspólną firmę, z szacunkiem dla drugiej osoby – zwraca uwagę Lucyna Wieczorek-Tutak, dyrektor merytoryczna Dojrzewalni Róż – Szkoły Trenerów Komunikacji Opartej na Empatii.

Ten szacunek oznacza m.in., że nie zakładamy z góry intencji drugiej strony, nie szufladkujemy jej, nie oceniamy, nie analizujemy, nie nadinterpretujemy jej słów i zachowań. Do rozmowy podchodzimy z takim właśnie otwartym nastawieniem. Fakty, które nas niepokoją, przedstawiamy „nagie” – bez owijania w bawełnę, stosowania różnych „zmiękczaczy” czy typowej metody „kanapki” (najpierw coś miłego, potem niemiła prawda i znów coś miłego) – bo to rodzi zamieszanie i nie budzi zaufania. Unikamy też pretensji, snucia czarnych scenariuszy, manipulacji czy dygresji. Należy za to jasno dać do zrozumienia, że chcemy dowiedzieć się, co o przedstawionych przez nas faktach sądzi nasz rozmówca, i razem z nim poszukać rozwiązania. Słuchamy cierpliwie drugiej strony, starając się, aby i ona trzymała się tylko faktów. Czasami, gdy jednak emocje wezmą górę, lepiej przerwać spotkanie i umówić się, że wrócimy do niego później, choćby za pół godziny, gdy wszyscy się uspokoją.

A jeśli mleko się rozlało

Jeżeli wspólnicy znajdą się w silnym konflikcie i nie mogą się już ze sobą dogadać, pozostają polubowne negocjacje lub sąd. To, na co się zdecydują, zależeć będzie zapewne od wielu czynników: osobistych, towarzyskich, sytuacji „przetargowej” każdego z nich, przyczyny sporu. A także od tego, czy, mimo wszystko, warto palić za sobą mosty i na zawsze zrezygnować ze szczególnych umiejętności czy kontaktów drugiej strony. Tak czy owak, trzeba wiedzieć, że roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat. Ale można temu zapobiec poprzez czynności przerywające bieg przedawnienia, podejmując choćby mediację.

Droga sądowa to przykra ostateczność i potrafi być kosztowna: opłata w sprawach o prawa majątkowe wynosi 5 proc. wartości przedmiotu sporu, nie mniej jednak niż 30 zł i nie więcej niż 100 tys. zł.

Czy Marek, który poniewczasie poznał prawdę o nie najlepszym stanie firmy, dałby koledze drugą szansę w kolejnym, wspólnym przedsiębiorstwie? – Zależy, co by to było. Mój były wspólnik jest profesjonalistą w tym, co stanowiło przedmiot naszej działalności. Okazał się amatorem, jeśli chodzi o finanse. W każdym razie, jeśli dalsza współpraca, to na pewno nie na zasadzie ustnej umowy. Wszystko musiałoby być szczegółowo ustalone na piśmie – mówi.

Ale przede wszystkim musiałby usłyszeć „przepraszam”.

To zawsze warto zrobić

• Od początku jasno i formalnie ustalić prawa, obowiązki i zakresy odpowiedzialności w spółce.
• Czuwać nad bieżącym funkcjonowaniem firmy.
• Pamiętać o terminach przedawnienia roszczeń.
• Gromadzić dowody na podjęcie się zobowiązań przez wspólników i na wykonywanie przez nich czynności w ramach spółki.
• W razie konfliktu nie zakładać z góry złej woli partnera i najpierw postarać się szybko wyjaśnić, co nim kieruje, skupiając się tylko na faktach, unikając owijania w bawełnę czy teoretyzowania. To otwiera drogę do znalezienia razem najlepszego rozwiązania. Czasem będzie nim rozstanie.