Online? Nie tylko podatki

Wiedza o możliwościach wykorzystania internetu w kontaktach z administracją publiczną z roku na rok rośnie. Możliwości też przybywa, poczynając od świetnie działającego systemu e-deklaracje, z którego korzystają miliony płatników, składając zeznania podatkowe. 

Najbardziej ambitnym, rządowym projektem jest Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, czyli e-PUAP, działająca od czerwca 2011 roku. W założeniu miał to być rozbudowany system, w którym można załatwić mnóstwo rzeczy: składać wnioski, otrzymywać zaświadczenia, uruchomić proces związany z rejestracją samochodu itd., i to na skalę ogólnokrajową. Miało być pięknie, ale na razie jest dość skromnie, bo wiele urzędów wciąż jeszcze do e-PUAP nie dołączyło. Choćby dlatego, że mają własne systemy internetowe, z których nie zamierzają tak szybko rezygnować. Niemniej w wielu miejscach w Polsce e-PUAP pozwala złożyć urzędowe dokumenty, a dokładna lista wszystkich tego rodzaju spraw znajduje się na stronie systemu. Wyszukiwarka pomoże nam zorientować się, co możemy załatwić, mając siedzibę firmy w danej miejscowości.  

Aby korzystać z e-PUAP, trzeba najpierw założyć swój darmowy tzw. profil zaufany albo wyrobić sobie płatny podpis elektroniczny. Stworzenie profilu zaufanego wymaga osobistego potwierdzenia tożsamości w wyznaczonym do tego urzędzie, lecz sama rejestracja w systemie jest prosta i zajmuje nie więcej niż kilka minut. 

Z punktu widzenia przedsiębiorców, istotne sprawy, które można załatwić w e-PUAP, to na przykład zarejestrowanie lub zawieszenie działalności gospodarczej, złożenie wniosku o aktualizację wpisu w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), czy też uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami lub stwierdzającego wysokość tych zaległości. Można także składać wnioski o unijne dofinansowanie czy o wydanie koncesji na sprzedaż alkoholu, lecz dostępność tych opcji zależy od lokalnych urzędów. Niektóre placówki administracji publicznej pozwalają również wysłać dokumenty dotyczące m.in. rolnictwa, miejscowych opłat, sądownictwa, motoryzacji i transportu, a także budownictwa. 

Składanie wniosków przez e-PUAP jest łatwe, bo można skorzystać z formularza, zamieszczonego na jego stronie www, lub wysłać w załączniku wcześniej wypełniony wniosek, który jednak musi być zgodny ze wzorem. Złożenie dokumentów nabiera mocy prawnej, gdy podpiszemy je na jeden z trzech sposobów: za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub... odwiedzając urząd i sygnując je w obecności urzędnika. W niektórych przypadkach, jak choćby zarejestrowanie samochodu, e-PUAP pozwala złożyć wniosek w sieci, ale i tak zawsze trzeba jeszcze odwiedzić urząd. Po prostu, przepisy czasami wymagają przedłożenia fizycznie oryginałów.

ZUS online

Coraz więcej spraw przez internet można załatwić w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, korzystając z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Służy do tego PUE, czyli Platforma Usług Elektronicznych, zintegrowana już zresztą z e-PUAP. ZUS pozwala zasięgnąć informacji o środkach zgromadzonych na kontach, można też sprawdzić zgłoszone dane czy złożyć niektóre wnioski, np. o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, o ich odroczenie lub rozłożenie na raty. 

Można również przesyłać deklaracje rozliczeniowe, w tym ZUS DRA. Pozwala na to moduł e-Płatnik, dzięki któremu zgłosimy do ubezpieczenia działalność gospodarczą lub osoby, a także złożymy niektóre inne formularze. Do tego samego służy program „Płatnik”, który można ściągnąć z witryny ZUS i zainstalować na  własnym komputerze.

Ułatwieniem, na które możemy liczyć, gdy mamy konto w PUE, jest też przejście z tzw. małego ZUS-u (obniżona składka dla nowych przedsiębiorców) na „duży”. Do niedawna zmiana ta wymagała dwukrotnej wizyty w oddziale ZUS lub na poczcie. Teraz wszystko można załatwić na elektronicznej platformie, najpierw składając formularze ZUS ZWUA i ZUS ZUA, a następnie ZUS DRA, by określić podstawę do wyliczenia wysokości składek.

Podatki online

Ministerstwo Finansów od lat promuje swoją aplikację e-Deklaracje, dzięki której można wysyłać roczne zeznania podatkowe. Już w 2012 r. tą drogą trafiło do fiskusa ponad 2 mln „pitów” i liczba ta, z roku na rok, lawinowo rośnie. Firmy mogą w ten sposób składać deklaracje VAT (VAT-7, VAT-7K, VAT-7D) oraz PCC-3, czyli formularz o podatku od czynności cywilno-prawnych. Żeby to zrobić, nie trzeba posiadać podpisu elektronicznego ani nawet profilu zaufanego. Uwierzytelnimy wysyłany PIT, podając np. wysokość swego dochodu w poprzednim roku podatkowym. 

Odrębną rzeczą jest system e-deklaracje (www.e-deklaracje.gov.pl), który umożliwia składanie w formie elektronicznej większości zeznań PIT, CIT i VAT. W tym przypadku będzie jednak potrzebny co najmniej profil zaufany. Co ciekawe, MF, informując o rozbudowaniu systemu i zachęcając do korzystania z elektronicznych formularzy, wspomina też, że deklaracje składane przez internet to ułatwienie dla skarbówki. Będzie mogła szybciej typować przedsiębiorców do kontroli podatkowej, wykorzystując specjalny algorytm. MF liczy, że dzięki temu wzrośnie skuteczność ściągania podatków.

Założenie firmy online

Jedną z bardziej interesujących możliwości, jakie stwarzają e-systemy, udostępnione przez administrację publiczną, jest założenie firmy bez wychodzenia z domu – pod warunkiem jednak, że mamy profil zaufany. Wystarczy wypełnić formularz CEIDG-1 (na www.firma.gov.pl), który stanowi podstawę do stworzenia wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Przekazane dane zostaną wysłane do GUS (numer REGON) i ZUS (do sporządzenia zgłoszenia ZUS ZFA) i Ministerstwa Finansów (numer NIP). Informacje te będą też automatycznie sprawdzone m.in. w Krajowym Rejestrze Karnym i w bazie PESEL. Później można aktualizować przez internet firmowe dane w CEIDG i składać wnioski o zawieszenie lub wznowienie działalności gospodarczej.

Sąd online

Od 2010 r. działa również e-Sąd, który rozpatruje sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym, co miało przyspieszyć procedury i zmniejszyć liczbę takich spraw na tradycyjnej wokandzie. Najczęściej chodzi o zaległe faktury i rachunki, które liczą sobie mniej niż trzy lata. Zalety sądu online to np. o wiele niższe koszty postępowania i zdecydowanie szybsze wydawanie orzeczeń. By z niego korzystać, trzeba mieć certyfikat, który jest wydawany po zarejestrowaniu się na stronie e-Sądu. 

Postępowanie polega na tym, że pozywające osoby lub instytucje składają oświadczenie, nie mając przy tym możliwości przedstawienia dowodów. E-Sąd wysyła następnie nakaz zapłaty do dłużnika, który może wnieść sprzeciw w ciągu 14 dni. Jeśli tego nie zrobi, nakaz, uznany za prawomocny, trafi do komornika. Jeżeli dłużnik się odwoła, wszczynana jest standardowa procedura sądowa uwzględniająca przedstawienie dowodów na istnienie zadłużenia lub jego brak.

Małe śledztwo online

W internecie przedsiębiorca może także sprawdzić swoich kontrahentów. Znajdzie w nim wiele odpowiednich baz danych, jak choćby ewidencja CEIDG, Krajowy Rejestr Sądowy, Rejestr Dłużników Niewypłacalnych czy Biuro Informacji Gospodarczej. Oczywiście, świetnym narzędziem do poszukiwania informacji o firmach jest również wyszukiwarka Google (albo inna), która pozwala łatwo i szybko przejrzeć materiały o danym przedsiębiorstwie, opublikowane kiedykolwiek w sieci.

Co i gdzie

• Składanie dokumentów do różnych urzędów i organów administracji publicznej
  e-PUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej)
  www.epuap.gov.pl
•  Składanie do ZUS wniosków i deklaracji, możliwość sprawdzenia swego konta
  PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych ZUS
  www.pue.zus.pl
•  Składanie deklaracji podatkowych, jak na przykład PIT i VAT
  e-Deklaracje
  www.e-deklaracje.gov.pl
•  Dochodzenie roszczeń w ramach postępowania upominawczego
  e-Sąd
  www.e-sad.gov.pl
•  Wyszukiwanie przedsiębiorstw, rejestrowanie i zawieszanie działalności gospodarczej
  CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)
  www.firma.gov.pl

Profil zaufany i podpis elektroniczny

Największą zaletą profilu zaufanego jest to, że nie trzeba za niego płacić. Zakładamy po prostu konto użytkownika na platformie e-PUAP i składamy wniosek o potwierdzenie profilu. Potem należy jeszcze udać się do urzędu, w którym potwierdzimy swoją tożsamość (wystarczy, że osoba reprezentująca firmę okaże swój dowód osobisty). Może to być urząd miasta, dzielnicy, gminy, a także oddział ZUS. Trzeba jednak mieć pewność, że w danym miejscu funkcjonuje odpowiednie okienko. Kiedy korzystamy z profilu zaufanego, za każdym razem dostajemy, SMS-em lub pocztą elektroniczną, kod autoryzacyjny. Należy go podać w stosownym polu dialogowym pod elektronicznym formularzem. Wadą tego rozwiązania jest to, że profil zaufany akceptują jedynie polskie urzędy.

Podpis elektroniczny kwalifikowany jest z kolei uznawany zarówno przez polskie, jak i zagraniczne urzędy, oraz przez wiele przedsiębiorstw. Można go użyć, podpisując na przykład umowę biznesową. Wydawany jest przez centrum kwalifikacji, w którym kupuje się kartę kryptograficzną i bezpieczne urządzenie do podpisywania dokumentów elektronicznych. Koszt, z jakim trzeba się w tym wypadku liczyć, waha się od stu kilkudziesięciu do około 300 zł na dwa lata.