Wielka wyjazdowa mobilizacja

Zbadań Amadeus Polska wynika, że już 61 proc. rodzimych firm ma u siebie politykę wyjazdów służbowych. Przedsiębiorcy zdają sobie coraz bardziej sprawę z wagi mądrego zarządzania tym aspektem działalności, co przekłada się na jego profesjonalizację i tworzenie się całego rynku organizatorów biznesowych podróży, w który włączają się zwłaszcza wyspecjalizowane serwisy internetowe, ale także hotele. Artur Lisowski, dyrektor marketingu w serwisie HRS pomagającym organizować wyjazdy, w tym służbowe, obserwuje wyraźny rozwój branży nazywanej w skrócie BTM (Business Travel Management, Zarządzanie Podróżami Biznesowymi). – W Polsce zauważalny jest ogromny wzrost rezerwacji, ale wiążą się one z bardzo wieloma wyzwaniami. Z pomocą przychodzą im takie platformy jak nasza – mówi. 

Oszczędności

Andrzej Wierzba, prezes firmy eTravel, jednego z największych serwisów oferujących organizację podróży służbowych i zarządzanie nimi, podkreśla, że rozkwit BTM wynika z bardzo racjonalnych przyczyn: najważniejsze z nich są oczywiście te związane z finansami. – Zaangażowanie profesjonalisty umożliwia zaplanowanie podróży i zarezerwowanie środka transportu oraz noclegu w krótkim czasie i na korzystnych warunkach cenowych – ujmuje rzecz Wierzba. 

W ciągu dnia konsultanci wyspecjalizowanego zewnętrznego usługodawcy rezerwują różne rzeczy dziesiątkami, więc ich znajomość realiów, umiejętności wybrania optymalnej trasy czy hotelu są olbrzymie. Firmy oszczędzają dzięki temu zasoby, jak czas i pieniądze, nie zrzucają bowiem tych obowiązków na barki swych pracowników, niekoniecznie równie zorientowanych. Zdaniem Wierzby w niektórych większych firmach, które realizują tysiące podróży rocznie, profesjonalna obsługa jest wręcz nieodzowna. Dzięki większej liczbie narzędzi rezerwacyjnych i kontaktów z hotelami jest ona w stanie zmniejszyć ich wydatki na wyjazdy służbowe nawet o kilkanaście procent. 

Od 1 stycznia tego roku pojawiła się kolejna finansowa motywacja, by korzystać z usług BTM. Nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, że każda krajowa firma, nabywająca samodzielnie bilety w liniach lotniczych poza Polską, zobowiązana będzie do wniesienia od kwoty tego zakupu 10-procentowego podatku. Opłaty można uniknąć, niemniej jest to niezwykle trudne do zrobienia. Pośrednictwo specjalistów z BTM może to znacznie ułatwić. 

Meandry organizacji

Wyjazd służbowy to często złożony proces – poczynając od rezerwacji biletów, poprzez wynajem odpowiedniej przestrzeni (może chodzić o osobiste spotkanie, ale też o duże szkolenie czy kongres), po zapewnienie wyżywienia i ewentualnej pomocy. Cały proces ciężko kontrolować bez profesjonalnego wsparcia. – Obecnie zarządzanie podróżami służbowymi coraz bardziej przypomina coś z pogranicza zarządzania, finansów, księgowości i human resources  – zauważa Lisowski. 

Rośnie przy tym zapotrzebowanie na elektroniczne narzędzia pozwalające pracownikom firmy wykonywać ad hoc różne działania, które to narzędzia mogą znaleźć u zewnętrznych usługodawców i zintegrować z wewnętrznym systemem IT w danym przedsiębiorstwie. I tak, „asystent podróży” oferowany przez eTravel umożliwia samodzielne zmienianie statusu rezerwacji, wynajem samochodów, wypełnianie wniosków wizowych. Posiada także algorytm porównujący różne oferty rezerwacji. Wszystkie te działania są dostępne również w formie aplikacji mobilnej, co bardzo ułatwia życie. Poczynania pracowników klienta są rejestrowane i gromadzone w bazie danych dostępnej dla niego w formie raportów i historii rezerwacji. Ułatwia to kontrolowanie podróży na wszystkich etapach i pod każdym istotnym względem. Sprawozdania z wyjazdów pozwalają też na ustalenie najlepszej formy ich organizacji: porównując koszty czy przebyte trasy, przedsiębiorstwo może wyeliminować następnym razem niepotrzebne elementy, np. wynajem samochodu może okazać się zbędny, jeżeli w danym kraju są wyjątkowo tanie połączenia kolejowe. 

Innym narzędziem pomocnym w podróżach służbowych są karty przedpłacone, które wręcza się wyruszającym w nie pracownikom. Karty te są znacznie bardziej praktyczne niż vouchery czy zwrot kosztów podróży, który wprowadza chaos w firmowej księgowości. Systemy takie, oferowane choćby przez Edenred, Bank Millennium czy ING, pozwalają lepiej kontrolować przepływ pieniędzy, a do tego, w przypadku zgubienia karty lub jej kradzieży, można ją natychmiast zastrzec. 

Zalety sięgania po zewnętrzne wsparcie biznesowych wojaży są zatem całkiem konkretne. Można do nich dorzucić jeszcze jeden, trudny do przecenienia walor, jakim jest poczucie bezpieczeństwa. – Wsparcie w sytuacjach awaryjnych jest bardzo istotne – zaznacza Andrzej Wierzba. Zdarzyć się bowiem mogą najróżniejsze rzeczy: strajk pilotów, erupcja wulkanu, atak  terrorystyczny, karambol czy katastrofa kolejowa. W przypadku eTravel pracownicy klienta nie są wtedy zdani tylko na siebie. – Mogą liczyć na pomoc, aby szybko zmienić rezerwację i dotrzeć do celu podróży w najkrótszym możliwym czasie. 

HRS z kolei informuje, że gotów jest zorganizować pomoc medyczną, a jego interfejs aktualizuje na bieżąco dane o stanie bezpieczeństwa w miejscu pobytu „pracowników w drodze”. 

Dla firm z branży BTM rozwój podróży służbowych to zarazem duże wyzwanie. – Rynek jest niezwykle dynamiczny i oczekuje ciągłych nowości – mówi Wierzba. Presja jest duża, a dodatkowo wzmacnia ją globalizowanie się polskiego biznesu. Zainteresowanie budzą coraz bardziej egzotyczne kierunki, w związku z którymi trzeba znaleźć partnerów i zorientować się w najlepszych trasach i hotelach. Firmie eTravel z pewnością pomaga tu fakt, że jest zintegrowana z innymi należącymi do niej serwisami, jak Lataj.pl  czy Hotele.pl. Obejmując różne części rynku, stwarza też dla siebie więcej możliwości, które może zaproponować klientom. Na przykład dzięki przynależności do zrzeszenia linii lotniczych IATA ma prawo samodzielnie wystawiać bilety regularnych przewoźników. 

Hotelarstwo w nowych czasach

Na dynamiczny rozwój rynku podróży służbowych reagują również hotele. Sekretarz generalny Izby Gospodarczej Hotelarstwa Polskiego, Marcin Mączyński, zauważa, że po kryzysie 2008 r. widoczny jest stały wzrost tego sektora. Hotele starają się nadążać za nowymi technologiami, nawiązując współpracę z dużymi serwisami, takimi jak eTravel, HRS czy eAlbatros. Obecność w nich to szansa na łatwiejsze znalezienie klienta. Serwis korporacyjny HRS zrzesza np. ok. 300 tys. hoteli na całym globie, w tym oczywiście w Polsce. Jak dodaje Mączyński, hotele kładą też w dzisiejszych czasach nacisk na prowadzenie własnych stron www. 

Internet pomaga nie tylko w zdobywaniu rezerwacji, ale również w zaspokajaniu specyficznych potrzeb gości. W dobie sprawnie działających porównywarek, szczególnie tych oferowanych przez serwisy BTM, hotele, rywalizując ze sobą, muszą zapewniać korporacyjnemu klientowi odpowiednie usługi. Lisowski przytacza badanie wykonane przez organizację GBTA, z którego wynika, że dla podróżujących służbowo bardzo ważna jest swoboda zmiany godziny zameldowania się w hotelu czy też możliwość skorzystania z wyższego standardu pokoju w tej samej cenie. Wymagania bywają zresztą rozmaite: – Nie ma „złotego środka” na pozyskanie takich gości – stwierdza Lisowski. – Każdy ma inne preferencje. Jedni wolą hotele, które oferują pokoje z aneksem kuchennym, inni muszą mieć na miejscu centrum fitness. 

Zaspokajanie specyficznych oczekiwań dotyczy zwłaszcza większych imprez, w rodzaju konferencji, szkoleń czy wyjazdów integracyjnych. – Takie wydarzenia są „szyte na miarę” i potrzebny jest bezpośredni kontakt z działem sprzedaży danego hotelu – mówi Mączyński. 

Hotele odpowiadają też rzecz jasna na trendy. Mączyński podaje przykład Zakopanego, które jeszcze parę lat temu nie miało dużej sali konferencyjnej na co najmniej 500 osób, a obecnie już dwa tamtejsze obiekty oferują takie udogodnienie. Jednak samo pomieszczenie to już za mało: duże hotele muszą też być w stanie samodzielnie organizować duże kongresy. – Organizator zleca, a hotel zajmuje się całą aranżacją. Nagłośnieniem, oświetleniem, budową sceny, wielokrotnie sam pomaga w zapewnieniu usług dla gościa specjalnego czy zespołu muzycznego umilającego wieczór integracyjny lub uroczystą kolację po kongresie – opisuje Mączyński. 

I na to pole wkraczają serwisy BTM. Firma eTravel, która jest także krajowym liderem w dziedzinie dużych eventów, w ramach swoich narzędzi mobilnych oferuje m.in. formularze zgłoszeniowe dla chcących uczestniczyć w takich imprezach i wsparcie w prowadzeniu tych ostatnich (np. zapewniając poczęstunek dla gości). Oferowane przez serwisy raporty mogą zaś pomóc w zarządzaniu tego rodzaju skomplikowanymi wydarzeniami. 

Pod względem usług dla biznesu hotele są na razie bezpieczne w obliczu podgryzającej je konkurencji w rodzaju takich portali jak Airbnb. Mączyński nie widzi też zagrożenia, jeśli chodzi o wyjazdy pojedynczych osób – portale te w niewielkim stopniu docierają bowiem do klienta biznesowego. Bo usługi dla takiego klienta to jednak wciąż odrębny świat, choć i on pełnymi garściami czerpie z możliwości nowych technologii. 

Bez nudy na delegacji

Oprócz standardowych usług polskie hotele starają się dziś kusić klientów korporacyjnych różnymi przyjemnymi dodatkami. Na przykład jeden z hoteli oferuje dla biznesowych gości spływy kajakowe, grę w paintball czy organizację skoków spadochronowych. W innym mogą wziąć udział w profesjonalnych warsztatach kulinarnych. Do ciekawych usług należą też gry terenowe, w rodzaju szkoły przetrwania, obficie wyposażone biblioteki, a nawet seanse astronomiczne. Wszystko po to, by przyciągnąć klienta, który w przerwie między spotkaniami, szkoleniami czy prelekcjami zdecydowanie nie chce się nudzić.