Raport Biznes w stylu postcovidowym. Zarządzanie firmą w nowych czasach

Czy praca zdalna będzie wkrótce standardem? I tak, i nie. Wszystko wskazuje na to, że normą będzie praca hybrydowa. W wielkim skrócie – część pracy wykonywać będziemy w domu, część w biurze. Pandemia przyniosła duże zmiany w sposobie zarządzania procesami całej firmy. – Idea home office była obecna w naszych biurach już przed pandemią COVID-19 – przede wszystkim jako bonus, który miał przyciągać talenty. Lockdown sprawił, że wiele firm szybko przestawiło się na pracę zdalną – mówi Martyna Balcer, starszy doradca i koordynator ds. transakcji w dziale reprezentacji najemców biurowych w firmie Cresa Polska.

Ostatnie miesiące były czasem testów. – Obecnie większość firm nie wie jeszcze, w jaki sposób będzie pracować po pandemii, dlatego próbują badać efektywność pełnej pracy zdalnej i to, w jakim stopniu będą mogły ją wykorzystać po powrocie możliwości pełnego wykorzystania biur – uważa Paweł Dobrowolski, dyrektor w dziale powierzchni biurowych CBRE.

Jakie będą ich efekty?

Praca zdalna, praca hybrydowa

Jak dziś wygląda praca zdalna w większości firm? Pracujemy w domach, w określonych godzinach, odbywając np. poranne spotkania z zespołem. Nadzór pracodawcy jest znacznie mniejszy niż przy normalnej pracy z biura. To może się jednak zmienić, bo w rządzie trwają prace nad uregulowaniem pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Dzisiejsze prawodawstwo opiera się na tymczasowych rozwiązaniach zapisanych w ramach ustaw wprowadzających tarcze antykryzysowe. Potrzebne są jednak długofalowe rozwiązania.

– Moim zdaniem taka regulacja jest potrzebna, bo praca zdalna z nami zostanie w jeszcze większym stopniu niż przed pandemią. Musimy stworzyć rozwiązania, które opiszą nową rzeczywistość – twierdzi Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka Pracodawców RP. Z nowym prawem wiąże się jednak wiele wyzwań, np. w jaki sposób pracodawcy i pracownicy będą rozliczali się za zużycie mediów oraz kto będzie ponosił odpowiedzialność za wypadki przy pracy wykonywanej z domu. Więcej o tym piszemy na portalu mycompanypolska.pl, ale jak wynika z deklaracji Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Polityki Społecznej, konkretne rozwiązania poznamy jeszcze w I kwartale br.

Firmy na rozdrożu

Wszystko na dobrą sprawę rozpoczęło się w czerwcu 2020 r., kiedy to najodważniejsze firmy rozpoczęły powrót do normalnego funkcjonowania. Normalnego to sformułowanie nieco na wyrost. – Pracodawcy wdrażali elastyczny plan powrotu do pracy, który odpowiadał na zróżnicowane potrzeby pracowników, oraz dostosowywali powierzchnię pod kątem utrzymania dystansu społecznego oraz reżimu sanitarnego. Przeciągająca się pandemia, okres grypowy oraz zamknięcie szkół wpłynęły na pozostanie części pracowników w domach w okresie jesienno-zimowym – wyjaśnia Martyna Balcer.

Problem w tym, że powróciły stare, wiosenne wyzwania. Pracownicy siedząc w domu, tracili relację z kolegami i koleżankami, kreatywność znacząco się obniżała, a nowe projekty sprawiały coraz więcej  trudności. Praca stała się mniej efektywna. – Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zauważyli, że długotrwała praca zdalna osłabia więzi z zespołem, wpływa na poczucie wykluczenia, nadmierne obciążanie pracą, utrudnioną komunikację, a także szkolenia i mentoring młodszych pracowników – zauważa.

Na problem związany z komfortem psychicznym zwraca uwagę Jakub Lewandowski, CEO Agencji Infinity Horizon. – Kiedy tak chętnie uciekaliśmy z biur w marcu 2020 r., ciesząc się na zmianę otoczenia, chyba nie spodziewaliśmy się, że w styczniu 2021 r. argumenty się odwrócą – podkreśla. Praca z domu dla wielu osób jest co najmniej przytłaczająca. To również uderza w efektywność.

Przed wyzwaniami stanęli także właściciele biurowców. W obiektach montowane są np. specjalne systemy wentylacyjne, które ograniczają możliwość roznoszenia się zarazków po biurach. W nowych budynkach stawia się także na rozwiązania ekologiczne, które zmniejszają koszty funkcjonowania biur. To tylko jedna strona medalu – kosztowa. A co z zarządzaniem pracownikami?

W poszukiwaniu rozwiązań

Firmy nie do końca wiedzą, jak sprawić, by praca zdalna była najbardziej optymalna. Chodzi o efektywność pracowników, a z tą bywa różnie. Klasycznie rozumiane wskaźniki wydajności często nie pasują do nowej rzeczywistości. – Aby przybliżyć sposób pracy w przyszłości, firmy coraz częściej decydują się na badania strategii środowiska pracy. Takie badania są w stanie nakreślić najbardziej optymalny sposób pracy w przyszłości dla poszczególnych działów i dla całej firmy. Pozwalają również sprawdzić, jak biuro powinno zostać przebudowane, by dostosować je do nowego sposobu pracy zespołów i jakiej powinno być wielkości – tłumaczy Paweł Dobrowolski.

Dużo łatwiej mają firmy działające w branżach, w których można wykorzystać nowoczesne technologie do zarządzania pracownikami. Przykład? Sektor IT i programiści, którzy mogą swoje obowiązki wykonywać z domu. Jest jednak druga strona medalu. – W branżach bardziej zorientowanych na relacje międzyludzkie obecny kryzys jest dużym ograniczeniem – przyznaje ekspert CBRE.

W efekcie firmy już teraz analizą, jak powinna wyglądać ich nowoczesna powierzchnia biurowa. Ile powinno być w niej miejsca na normalną pracę, ile na miejsca spotkań z kontrahentami, a ile na przestrzenie do wspólnego spędzania czasu pracowników? Na to pytanie nie ma jeszcze dobrych odpowiedzi.

W drodze ku wydajności

Paradoksalnie, w dobie pandemii zyskują różne pomysły. Przykładowo, wiosną wiele firm, które nie mogły wysłać pracowników na pracę zdalną, zamawiało dostawy jedzenia do biur. Były także i takie, które dostarczały posiłki do domów. Po to, by zachować morale, zadbać o zatrudnionych, ale też zwiększyć efektywność pracy. Wraca się także do rozwiązań, które dawniej były stosowane w naprawdę nielicznych firmach.

– W 2014 r. postanowiłem sprawdzić, ile realnie czasu pracują moi pracownicy. Okazało się, że było to jakieś 5,5 godz. na teoretycznie 8 godz. dziennie. Wprowadziliśmy 7-godzinny dzień pracy. Efekt? Wzrost sprzedaży o 12 proc. Dziś z takich doświadczeń zaczynają korzystać duże firmy. Najważniejsza staje się optymalizacja, a nie sztywny dzień pracy – ujawnia Patryk Jasiński, coach i konsultant biznesowy.

Patryk Jasiński zwraca uwagę także na inną przestrzeń do optymalizacji.  – Przed pandemią niewiele osób widziało coś dziwnego w tym, że handlowiec robił w ciągu dnia trasę Gdańsk–Kraków dla zamówienia za 600 zł. Dziś firmy weryfikują takie sytuacje i zastanawiają się, jak budować sensownie sprzedaż – wyjaśnia.

Zespoły odkrywają też bezsensowność zebrań. Liczba godzin marnowanych na takie wydarzenia jest niepoliczalna. Praca zdalna ogranicza je niemal do zera, a rozwój pracy hybrydowej sprawi, że ich efektywność znacząco wzrośnie. W dużych firmach przed świętami organizowano np. grupowe pieczenie pierników albo ciast. Była to namiastka luźnych spotkań w większym gronie.

Nowe sposoby zarządzania

Na dużą ewolucję modeli zarządzania zespołami zwraca uwagę Jakub Lewandowski. – Obserwując firmy, które w moim odczuciu dobrze poradziły sobie w obliczu kryzysu, zauważam ewolucję podejścia „demokratycznego” w zarządzaniu, konkretnie w zarządzaniu „solidarnym” – komentuje.

Chodzi o „ducha zespołu”. W trudnych momentach wiele firm nie obcięło wynagrodzeń handlowców, tylko np. zmieniły sposób wynagradzania na dynamiczny, włączając w to najwyższe władze firmy. – W ten sposób firmy zbudowały coś bardzo ważnego w tym trudnym dla biznesu okresie, jakim był „duch zespołu”. I moim zdaniem tym wygrały – zaznacza.

Ważnym trendem jest też zmiana funkcji biura. Wcześniej było to miejsce pracy. Dziś staje się „duchem organizacji”. – Zespół chce wyjść z domu, chce spędzić trochę czasu poza czterema ścianami, w których był zamknięty do tej pory – mówi Lewandowski.

–Jak zatem będziemy pracować w przyszłości? Hybrydowo i z pełną dowolnością. Jeśli pracownik chce być w domu, nie ma problemu. Jeśli chce spotkać się z kolegami z pracy i wspólnie pogłówkować, biuro stoi otworem – podsumowuje.

----------------------------------------

NAJEMCY KONTRA WŁAŚCICIELE BIUROWCÓW

Martyna Balcer, starszy doradca i koordynator ds. transakcji w dziale reprezentacji najemców biurowych w firmie Cresa Polska

Wśród najemców wzrosła ostrożność w podejmowaniu zobowiązań długoterminowych, szczególnie dotyczących nowych kontraktów. Proces decyzyjny wydłużył się w wielu organizacjach. Pandemia przyspieszyła renegocjacje. Wynegocjowane obniżki czynszu związane były często z wydłużeniem umowy najmu o okres, na który został udzielony rabat. Ze względu na optymalizację kosztów prowadzenia działalności, wzrosła ilość powierzchni biurowej oferowanej na podnajem, w którym wiele firm dostrzegło sposób na oszczędności. 

W przypadku braku możliwości takiej optymalizacji, najemcy rozważali przeniesienie do alternatywnych lokalizacji po zakończeniu aktualnej umowy najmu i zajęcie mniejszej powierzchni. Firmy zmniejszały swoje powierzchnie średnio o ok. 20 proc. Wynikało to z tego, że część osób była na home office, ale także z tego, że firmy starały się bardziej racjonalnie podejść do powierzchni, którą do tej pory wynajmowały. 

Natomiast firmy z branż odnotowujących zwiększony popyt na oferowane produkty lub usługi, np. e-commerce, zgłaszały z kolei większe zapotrzebowanie na powierzchnie biurowe niż wcześniej. W związku z tym musiały uruchomić więcej procesów rekrutacyjnych, aby zagwarantować ciągłość i sprawność funkcjonowania. Niektóre firmy pozostały na zajmowanej powierzchni i zdecydowały się na reorganizację biura w celu poprawienia bezpieczeństwa sanitarnego. 

----------------------------------------

TO JUŻ NIE WRÓCI

Paweł Dobrowolski, dyrektor w dziale powierzchni biurowych CBRE

Patrząc globalnie na wykorzystanie biur, już nigdy nie wrócimy do statusu sprzed pandemii, a praca hybrydowa z nami zostanie. To, w jakim stopniu konkretne organizacje zdecydują się na wprowadzenie pracy hybrydowej, będzie bardzo indywidualne i w długiej perspektywie podyktowane efektywnością poszczególnych zespołów, które wchodzą w skład całej organizacji. Zakładam, że w pierwszej fali, po pandemii, wiele organizacji będzie chciało wprowadzić pracę hybrydową w dużo większym wymiarze niż ona z nami zostanie w długiej perspektywie. Takie finalne zmniejszenie udziału pracy zdalnej będzie podyktowane mniejszą efektywnością niektórych zespołów.