Zamawiający może pozyskiwać dane osobowe pracowników wykonawcy

Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) z lipca  2016 r. nałożyła na zamawiających nowe obowiązki. W opisie przedmiotu zamówienia na roboty budowlane lub usługi należy wymagać zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę, osób wykonujących wskazane czynności  (jeżeli są one zgodne z zapisami art. 22 par. 1 Kodeksu pracy). 

W ślad za tymi regulacjami Prezes Urzędu Zamówień Publicznych (PUZP) zwrócił się do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) z wnioskiem o zajęcie stanowiska w sprawie ochrony danych osobowych. W odpowiedzi GIODO stwierdził m.in., że przepisy PZP nie formułują uprawnienia zamawiającego do pozyskiwania kopii umów o pracę oraz zakresu obowiązków pracowników, co wiązałoby się z przetwarzaniem danych osobowych, ani też nie wynika z tych regulacji obowiązek wykonawcy do przedkładania zamawiającemu kopii tych dokumentów. 

GIODO stwierdził ponadto, że z punktu widzenia celu, jakim jest kontrola spełnienia przez wykonawcę obowiązku w zakresie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia, wystarczające będzie przedstawienie stosownych oświadczeń lub zanonimizowanych dokumentów. Według GIODO dla zamawiającego nie jest bowiem istotne, kto konkretnie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a jedynie sam fakt zatrudnienia osób w takiej formie, dla potwierdzenia którego nie jest konieczna znajomość imion, nazwisk i adresów pracowników czy wysokość wynagrodzeń. 

Stanowisko PUZP

Tak wyrażone stanowisko GIODO znalazło swoje powtórzenie w stanowisku PUZP, z którego wynika, że nie jest dopuszczalne pozyskiwanie przez zamawiającego niezanonimizowanych kopii umów o pracę z pracownikami wykonawcy, jako sposobu udokumentowania ich zatrudnienia. 

W mojej ocenie fakt, że zamawiający mógłby uzyskać od wykonawcy jedynie dokumenty dotyczące liczby pracowników zatrudnionych przy realizacji zamówienia (z wyłączeniem informacji dotyczących zakresu ich obowiązków, rodzaju umowy o pracę czy wymiaru czasu pracy), nie pozwalał na skuteczną weryfikację tego, czy wykonawca wywiązuje się z obowiązków wynikających z PZP. Zamawiający bowiem powinien znać w tym celu co najmniej imiona i nazwiska pracowników wykonawcy, zakres ich obowiązków, a także datę zawarcia i rodzaj umowy oraz wymiar czasu pracy. 

Natomiast można było zgodzić się ze stwierdzeniem, że nie są mu potrzebne takie informacje, jak PESEL pracownika czy miejsce jego zamieszkania. 

Cele PZP a ochrona danych osobowych

Tymczasem PUZP w 2017 r. zmienił zdanie w omawianych kwestiach i przedstawił swoje zmodyfikowane stanowisko, słusznie zauważając, że: „ustawodawca, regulując brzmienie (...) PZP, miał na celu zobligowanie zamawiających do dokonania oceny, czy przy realizacji konkretnego zamówienia publicznego (...) wykonanie określonych czynności będzie zawierało cechy stosunku pracy”. 

PUZP w tej samej opinii odwołał się też do zapisu PZP, który nakłada na zamawiającego obowiązek wskazania w treści zamówienia sposobu dokumentowania przez wykonawcę zatrudnienia osób, które będą wykonywały czynności noszące znamiona stosunku pracy. Dodatkowo zamawiający jest też zobowiązany do kontrolowania spełniania przez wykonawcę omawianych wymagań. Równocześnie PUZP wskazał też, że sposób dokumentowania zatrudnienia pracowników jest bezpośrednio związany z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Co istotne, PUZP odwołał się w tym zakresie do zasady adekwatności, z której wynika, że administrator powinien przetwarzać tylko takiego rodzaju dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych. 

W świetle aktualnego stanowiska PUZP zamawiający jest uprawniony do żądania od wykonawcy przedłożenia kopii umów o pracę zawierających imię i nazwisko osób, które świadczyć będą czynności na rzecz zamawiającego w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz wymiar czasu pracy (wymiar etatu). 

Ocena aktualnego stanowiska PUZP

Wnioski zawarte w stanowisku PUZP oraz Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z 28 kwietnia 2017 r. należy z pewnością ocenić jako pozytywne. Opisany w nim zakres dopuszczalnych danych osobowych pracowników wykonawcy, jakie może przetwarzać zamawiający, stanowi swoiste minimum, które pozwala zamawiającemu z jednej strony w sposób prawidłowy i skuteczny zrealizować cele wynikające z zapisów PZP, a z drugiej strony stanowi potwierdzenie zgodności działania zamawiającego w granicach wyznaczonych przepisami o ochronie danych osobowych.