Nowe technologie IT w usługach księgowych

Nowoczesne technologie mają istotny wpływ na sposób prowadzenia księgowości i nasze biuro rachunkowe. Ale to nieprawda, że zapomnieliśmy o ludziach. 

Trzeba przyznać, że ustawa o rachunkowości sprzyja stosowaniu nowych technologii w księgowości. Jej przepisy wskazują bowiem jedynie ogólne zasady „prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera” i ochrony danych, dzięki czemu nie ograniczają wprowadzania nowoczesnych rozwiązań. 

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwo powinno posiadać dokumentację opisującą przyjętą politykę w tym zakresie. Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, przedsiębiorstwo powinno dysponować opisem „zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych” oraz systemu przetwarzania danych i ich ochrony. 

Jak widać, nie są to wygórowane warunki do tego, aby stosować nowoczesne systemy informatyczne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Co więcej, art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości uznaje „zbiory danych, bazy danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania”, co pozwala m.in. na wykorzystanie chmury obliczeniowej (cloud computing), o czym więcej za chwilę. 

Warto podkreślić również, że ustawa o rachunkowości w art. 71 ust. 2 zaleca taki sposób ochrony danych, do którego najlepiej nadają się nowoczesne systemy informatyczne z możliwością szybkiego mirroringu, tworzenia kopii zbiorów danych i ich bezpiecznego przechowywania. 

Dane w czasie rzeczywistym

Obecnie najpopularniejsze systemy ERP (Enterprise Resource Planning) z powodzeniem zastępują starsze systemy informatyczne i ułatwiają wywiązywanie się z nowych obowiązków, np. w zakresie sporządzania i przesyłania plików kontrolnych JPK. Systemy informatyczne pomagają również chronić dane osobowe zgodnie z wymogami RODO. 

Systemy te przetwarzają duże ilości danych i dostarczają niezbędnych informacji do podejmowania decyzji przez kadrę zarządzającą. Obecnie możliwe jest także udostępnianie ich przez internet (cloud computing), a nie tylko instalowanie na własnych serwerach. Takie rozwiązanie jest wygodne dla rozproszonych firm, które nie chcą inwestować we własną infrastrukturę informatyczną. Dzięki temu można mieć dostęp do najnowszych wersji oprogramowania z dowolnego urządzenia i w dowolnym miejscu. Takie rozwiązania zapewne niedługo będą dostępne na każdą kieszeń. 

Nowoczesne systemy informatyczne pozwalają integrować dane z różnych programów, np. magazynowych, bankowości internetowej lub programów przeznaczonych do fakturowania. Klienci dostarczają je do naszego biura rachunkowego, a naszym zadaniem jest ich właściwa integracja, w celu prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz terminowego sporządzenia raportów i deklaracji. To spore wyzwanie, aby bezbłędnie i sprawnie zrobić to w przypadku 40 różnych systemów i 20 różnych banków. 

Znaczną część raportów przygotowujemy i drogą e-mailową przekazujemy klientom w formacie arkusza kalkulacyjnego, co niestety sprzyja powstawaniu wielu wersji zapisanych na komputerach w naszym biurze rachunkowym, u klienta i jego pracowników. Dlatego też obecnie postawiliśmy sobie zadanie dostarczania tych danych online w czasie rzeczywistym. 

W tym celu będziemy wdrażać nowoczesny system ERP oraz e-obieg dokumentów, wprowadzać program do automatycznego rozpoznawania faktur i predekretacji dokumentów, a także rozwiązania BI (business intelligence) – do udostępniania, przeglądania danych i controllingu przez przeglądarkę internetową. Mamy nadzieję stosować najnowocześniejsze dostępne rozwiązania informatyczne przy prowadzeniu ksiąg i świadczeniu usług kadrowo-płacowych. 

Człowiek jest najważniejszy

Nawet najlepszy system informatyczny nie zastąpi jednak pracownika. Bez wykształconych i doświadczonych księgowych nie moglibyśmy uzyskać wysokiej jakości usług. O naszej rzetelności niech świadczy fakt, że niektórzy klienci są z nami nieprzerwanie od ponad 10 lat. 

W naszych biurach w Warszawie i Katowicach zatrudniamy zespoły księgowych, zarówno samodzielnych, jak i dopiero stawiających pierwsze kroki w buchalterii. Mają oni szansę obsługiwać klientów zagranicznych i rozwijać znajomość angielskiego i niemieckiego. Wspólnie z doradcami podatkowymi i audytorami od kilkunastu lat zapewniamy klientom obsługę w zakresie prowadzenia ksiąg i spraw kadrowo-płacowych, doradztwa podatkowego i badania sprawozdań finansowych.