Jak się ochronić przed wyciekiem firmowych tajemnic

Informacje składające się na know-how firmy mogą mieć ogromną wartość rynkową i przesądzać o sukcesie bądź porażce na rynku, a jednocześnie są bardzo pożądane przez konkurencję. Stąd tak istotne jest, by dobrze je zabezpieczyć. 

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, rozumie się „nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności”. 

Informacjami, które mogą stać się tajemnicą przedsiębiorstwa, są na przykład: dane klientów i dostawców, cenniki, teksty umów, zapotrzebowanie klientów na asortyment, zapytania ofertowe, plany i prognozy sprzedaży, plany kampanii marketingowych, informacje o wynagrodzeniach, stosowane receptury, przepisy, metody produkcji, wynalazki przed zgłoszeniem wniosku patentowego, budżety, raporty, sposoby organizacji pracy, biznesplany czy informacje dotyczące oprogramowania. 

Co należy zrobić, by informacje poufne uzyskały ochronę prawną

Sam fakt, że informacje przedstawiają wartość gospodarczą, nie przesądza jeszcze o tym, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te nie mogą być powszechnie znane, a przedsiębiorca musi podjąć działania, które będą zapobiegały dostępowi do nich osób niepowołanych. 

Przedsiębiorca powinien zatem poinformować pracowników i współpracowników o tym, które informacje są dla niego szczególnie istotne i uznaje je za tajemnicę firmy. Kluczowe jest także podjęcie działań zabezpieczających – zarówno prawnych, jak i fizycznych. 

Zabezpieczenia fizyczne to na przykład: hasła do komputerów i do programów, oznaczanie dokumentów klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”, stosowanie przepustek, ograniczanie dostępu do pomieszczeń, monitoring i ochrona, umieszczanie dokumentów w sejfach. 

Zabezpieczenia prawne to z kolei m.in.: wdrożenie dokumentów (np. regulaminów) określających zasady postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę, organizacja szkoleń z zakresu ich ochrony, podpisanie z pracownikami i współpracownikami umów o zachowaniu poufności. 

Praktyka pokazuje, że zabezpieczenia muszą być odpowiednie, czyli dostosowane do przedmiotu i rozmiaru prowadzonej działalności. W jednej firmie wystarczy jedynie poinformować o tym, co przedsiębiorca uznaje za tajemnicę, i wydać pracownikom przepustki, natomiast w innej, stosującej np. zaawansowane technologie, może być konieczne działanie na szerszą skalę i np. oznaczanie dokumentów klauzulą „poufne” czy też zróżnicowanie poziomów dostępów do informacji. Decyzję o rodzaju zabezpieczeń podejmuje przedsiębiorca, który musi pamiętać, że w przypadku wycieku tajemnicy to sąd rozstrzyga, czy zabezpieczenia były odpowiednie. 

Choć pracownicy są zobowiązani do zachowania w tajemnicy informacji poufnych (art. 100 par. 2 Kodeksu pracy, art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji), to pracodawca będzie lepiej zabezpieczony, gdy podpisze z nimi umowy o zachowaniu poufności. Warto podpisać je też ze współpracownikami, ponieważ ich nie dotyczą przepisy Kodeksu pracy. 

Konsekwencje nienależytego zapewnienia poufności informacji oraz nienależytego poinformowania o tym, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, obciążają przedsiębiorcę. 

Tajemnica a doświadczenie

Musi mieć on jednak na uwadze, że tajemnica przedsiębiorstwa nie obejmuje indywidualnych umiejętności oraz doświadczenia pracownika i współpracownika. Przesłankami mogącymi świadczyć o tym, że pracownik (współpracownik) ujawnił tajemnice przedsiębiorstwa, a nie korzystał z własnego doświadczenia, są: 

 fakt, że informacje te zostały utrwalone na jakimkolwiek nośniku informacji (jeżeli nie – wynikają raczej wyłącznie z jego wiedzy i doświadczenia); 

 fakt, że pracownik (współpracownik) zajmował stanowisko, na którym nie mógł nabyć określonego doświadczenia; 

 fakt, że dane informacje można zidentyfikować i odgraniczyć od doświadczenia pracownika (np. informacja o zapotrzebowaniu klienta na dany produkt nie będzie wynikała z doświadczenia pracownika, choćby było ono bogate, a będzie mogła stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa). 

Jak wynika z orzecznictwa, za tajemnicę przedsiębiorstwa – a nie wiedzę i doświadczenie pracownika – należy uznać dane dotyczące oferty cenowej na wykonanie konkretnego produktu, skalkulowanie takiej oferty pod kątem konkurencyjności oraz dane osób kontaktowych u klienta, do którego taka oferta ma zostać wysłana (wyrok Sądu Okręgowego w Bydgoszczy z 5 listopada 2013 r., sygn. II Ca 51/13).