Prawny start w startup. Jakie podmioty muszą się zgłosić do centralnego rejestru beneficjentów?
Czym jest CRBR?
Należy podkreślić, że przywołana wyżej “bezpośrednia kontrola” nie odnosi się jedynie do uwarunkowań prawnych funkcjonowania spółki, ale również faktycznych. W powiązaniu z ogólnodostępnością i jawnością informacji zawartych w rejestrze ma to ułatwić identyfikację konkretnych osób odpowiadających za działalność poszczególnych podmiotów gospodarczych.
Dane zebrane w CRBR mają służyć przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obowiązek stworzenia takiego rejestru przez państwa członkowskie UE został nałożony poprzez dyrektywę 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. - tzw. AML IV. Polskie prawo transponuje normy tego aktu unijnego w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, która zobowiązała Ministra Finansów do prowadzenia rejestru.
Kim jest beneficjent rzeczywisty?
Polska ustawa o AML zawiera definicję beneficjenta rzeczywistego w art. 2 ust. 2 pkt 1. Jest to: “każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna”.
Oznacza to, że w rzeczywistości każdy podmiot podlegający obowiązkowi rejestracji w CRBR powinien samodzielnie zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego oraz ustalić zakres jego uprawnień właścicielskich i ewentualnych innych uprawnień. W praktyce bardzo pomocne dla dokonania właściwych ustaleń są odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące CRBR opublikowane przez Ministerstwo Finansów.
Jakie podmioty muszą się zgłosić do CRBR?
Niedawno rozszerzono listę podmiotów, które muszą zgłosić swoich beneficjentów rzeczywistych do rejestru. Poniżej znajduje się lista obejmująca powyższe zmiany, uwzględniająca wszystkich zobligowanych do rejestracji w CRBR. Podmioty wymienione w pozycjach 1. - 6. już są objęte obowiązkiem rejestracji w CRBR, podmioty wprowadzone nowelizacją wymienione w pozycjach 7. - 14. zostaną objęte tym obowiązkiem od 31 października 2021 r.:
1. spółki jawne,
2. spółki komandytowe,
3. spółki komandytowo-akcyjne,
4. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
5. proste spółki akcyjne,
6. spółki akcyjne z wyjątkiem spółek publicznych,
7. trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące stanowiska równoważne:
a) mają miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce
b) nawiązują stosunki gospodarcze lub nabywają nieruchomości w Polsce w imieniu lub na rzecz trustu,
8. spółki partnerskie,
9. europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
10. spółki europejskie,
11. spółdzielnie,
12. spółdzielnie europejskie,
13. stowarzyszenia podlegające wpisowi do KRS,
14. fundacje.
Warto wspomnieć, że oddziały przedsiębiorców zagranicznych w Polsce nie podlegają obowiązkowi rejestracji w CRBR.
Jaki jest zakres informacji podlegających zgłoszeniu?
Dane, które podlegają zgłoszeniu do CRBR, można podzielić na dwie kategorie - te dotyczące podmiotu gospodarczego i te dotyczące jego beneficjenta. Dane identyfikacyjne podmiotu obejmują:
1. nazwę (firmę),
2. formę organizacyjną (np. sp. z o. o.),
3. siedzibę,
4. numer KRS,
5. numer NIP.
Dane dotyczące beneficjenta ponownie rozwarstwiają się na dwa rodzaje - te dotyczące trustu oraz te dotyczące pozostałych podmiotów. Dane dotyczące beneficjenta rzeczywistego i reprezentanta (tj. członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentacji) wymagane przez ustawę obejmują:
1. imię i nazwisko,
2. obywatelstwo,
3. państwo zamieszkania,
4. PESEL lub data urodzenia (w przypadku osób nieposiadających nr PESEL),
5. informacje o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.
W przypadku beneficjenta rzeczywistego trustu konieczne jest podanie bardziej szczegółowych danych, które w porównaniu do informacji udzielanych przez pozostałe podmioty ulegają rozszerzeniu o:
1. każde posiadane obywatelstwo,
2. jeżeli jeszcze nie zostały określone osoby fizyczne odnoszące korzyść z działań trustu - dane grupy osób, w których głównym interesie powstał lub działa trust.
Jaki jest termin rejestracji w CRBR?
Podmioty istniejące przed wprowadzeniem rejestru miały czas do 13 lipca 2020 r. na dokonanie zgłoszenia. Termin ten już był wynikiem przesunięcia pierwotnej daty (13 kwietnia 2020 r.) z powodu wzrastających komplikacji w funkcjonowaniu podmiotów gospodarczych w czasie pandemii COVID-19.
Dla każdego nowego podmiotu w zakresie listy zobowiązanych do rejestracji w CRBR, termin wynosi 7 dni od dnia rejestracji podmiotu w KRS. Należy podkreślić, że termin biegnie od wpisu do KRS - nie od doręczenia postanowienia o wpisie. Jeżeli w czasie siedmiodniowego terminu zgłoszenia do CRBR, ale przed złożeniem wniosku, zajdą jakiekolwiek zmiany - należy złożyć dwa wnioski: jeden zawierający informację aktualną w chwili wpisu do KRS oraz drugi zawierający wszelkie zmiany.
Kto może dokonać zgłoszenia do CRBR?
Odpowiedź na to pytanie dla większości podmiotów zawiera umowa spółki. Zgodnie z brzemieniem regulacji CRBR zgłoszenia - wyłącznie w drodze elektronicznej - mogą dokonać osoby uprawnione do reprezentacji spółki. W zdecydowanej większości będą to członkowie zarządu samodzielnie lub łącznie - w zależności od sposobu reprezentacji. Mogą to być również prokurenci, jeżeli takie rozwiązanie przewiduje umowa spółki. Za to nie mogą tego zrobić pełnomocnicy.
Aby złożyć zgłoszenie rejestracji, należy posłużyć się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dokonując zgłoszenia trzeba również podpisać oświadczenie o świadomości odpowiedzialności karnej w razie oświadczania nieprawdy. Poza tym za niedokonanie zgłoszenia w ogóle grozi grzywna w wysokości nawet 1 miliona złotych. Nowelizacja Ustawy o AML rozszerzyła zakres odpowiedzialności o przypadki braku aktualizacji danych beneficjenta rzeczywistego w CRBR w ustawowym terminie oraz podanie nieprawdziwych danych.
