PPK u największych

Niemal 70 tys. pracowników – tyle osób obecnie zatrudnia w Polsce firma Jeronimo Martins, właściciel takich marek, jak Biedronka czy Hebe. Wprowadzenie PPK było dla niej gigantycznym przedsięwzięciem prawnym i technicznym. Mimo to firmie udało się wdrożyć program bez opóźnień.

– Proces przygotowania do wdrożenia PPK rozpoczęliśmy już wiele miesięcy temu, a 25 września podpisaliśmy ze wszystkimi organizacjami związkowymi porozumienie dotyczące wyboru partnera – zdradza w rozmowie z „My Company Polska” Tomasz Dejtrowski, dyrektor ds. wynagrodzeń i świadczeń w sieci Biedronka – czyli jedna z osób zajmujących się wdrożeniem programu w firmie.

Firma nie czekała z rozpoczęciem prac nad wdrożeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych do początku lipca, czyli formalnego rozpoczęcia obowiązywania przepisów. Jak zdradza Tomasz Dejtrowski, analizy związane z wprowadzeniem programu były prowadzone od dawna. Przykładowo, dialog z pracownikami został zapoczątkowany w marcu 2019 r., czyli niemal 9 miesięcy przed zakończeniem wdrażania! – Wtedy po raz pierwszy poruszyliśmy temat PPK na spotkaniu ze stroną społeczną – komentuje.

Nic dziwnego, firma oprócz olbrzymiej liczby pracowników charakteryzuje się ich dużym rozbiciem na pojedyncze miejsca pracy. Biedronka ma obecnie niemal 3 tys. sklepów i 16 centrów dystrybucyjnych. – Wdrożenie PPK to ogromne wyzwanie pod względem komunikacyjnym, informacyjnym oraz przepływu dokumentów. Ze względu na rozbudowaną strukturę dotarcie do wszystkich pracowników i poinformowanie ich o programie jest wymagającym zadaniem logistycznym – dodaje przedstawiciel firmy. 

Zespół wdrożeniowy

W sieci Biedronka wdrożeniem PPK zajmował się specjalny zespół wewnętrzny składający się z przedstawicieli wielu działów: personalnego, prawnego, shared service centre (tzw. CUW), finansowego oraz administracji (zakupy wewnętrzne). – W sumie zbudowany przez nas zespół liczył 10 osób. Zatrudniliśmy także niezależnego doradcę, firmę AON, aby wspierała nas fachowymi analizami wyników oraz wiedzą z zakresu efektywności inwestycyjnej funduszy, które zarejestrowały PPK – tłumaczy Tomasz Dejtrowski.

Ostatecznie, w porozumieniu ze stroną społeczną, Biedronka podpisała umowę z PKO TFI. – Wspólnie wybraliśmy instytucję finansową, zgodnie z najlepszym interesem naszych pracowników – zapewnia Dejtrowski.

Jarosław Sobczyk, dyrektor personalny i członek zarządu w Jeronimo Martins Polska w oficjalnym komunikacie prasowym zapewnił, że wybór partnera był efektem porozumienia podpisanego ze wszystkimi organizacjami związkowymi. Przypomnijmy – w tym czasie w Biedronce toczyło się referendum strajkowe. Osiągnięcie porozumienia było więc dużym wyzwaniem.

W praktyce zespół wdrażający PPK przy analizie ofert różnych podmiotów wziął pod uwagę kilka kluczowych czynników. Głównym była efektywność i doświadczenie instytucji finansowych w zarządzaniu aktywami oraz ich stabilność. Nie bez znaczenia była ich reputacja, ocena oferowanych warunków zarządzania środkami, jak również zdolność do obsługi firm o tak dużej skali działalności jak Biedronka.

– Bardzo szczegółowo analizowaliśmy dotychczasowe doświadczenie firm w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi tak, aby ostatecznie wybrać instytucję, która najbardziej odpowiada potrzebom naszych pracowników – zapewnia, ale dokładne szczegóły tych analiz są już objęte tajemnicą.

Na podpisaniu umowy się nie kończy

Jak twierdzą przedstawiciele firmy, samo podpisanie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK nie kończy procesu wdrażania programu. – Najbliższe miesiące wykorzystamy na intensyfikację działań informacyjnych, realizując je wraz z wybranym przez nas partnerem, PKO TFI – oznajmia przedstawiciel sieci.

Każdy pracownik (czyli niemal 70 tys. osób) Biedronki w najbliższym czasie otrzyma pakiet informacji na temat uczestnictwa w programie. Będzie to uzupełnienie procesu trwającego od miesięcy, ale polegające na np. przekazaniu informacji o możliwościach związanych z posiadaniem konta w ramach PPK oraz dodatkowych aspektach takich jak obsługa aplikacji mobilnej stworzonej przez PKO TFI. 

Podwójne wyzwania

Dla Biedronki wyzwaniem było stworzenie PPK dla 70 tys. pracowników. Z innymi wyzwaniami zmierzyli się przedstawiciele Nationale-Nederlanden. Firma nie tylko sama tworzy PPK dla zewnętrznych firm (jest jedną z 20 instytucji, które wdrażają programy), ale sama musiała przygotować je dla swoich pracowników.

Eksperci firmy wskazują tu na jedno z największych wyzwań, jakim były trudności w zebraniu podstawowych danych niezbędnych do wdrożenia PPK. Trzeba było oszacować koszty programu – w tym poziom partycypacji i wstępne określenie wartości wpłat dla pracowników tak, by uporządkować finanse firmy po uruchomieniu PPK. Nie było to łatwe, bo np. pojedynczy pracownicy mieli zawarte umowy zlecenia w różnych działach firmy. – Następstwem była więc decyzja o scentralizowaniu zawierania umów w jednym dziale. Natomiast w obszarze sprzedaży zmieniono ogólny system zawierania umów cywilnoprawnych – piszą w komentarzu przedstawiciele firmy.

Ważnym krokiem we wdrożeniu PPK było skonfigurowanie systemu kadrowo-płacowego, który automatyzował proces naliczania wpłat i umożliwiał wprowadzanie deklaracji uczestników oraz generowanie plików rozliczeniowych. Aktywnie komunikowano się z pracownikami (oprócz materiałów drukowanych czy online, były także quizy czy spotkania bezpośrednie). – Po miesiącu działania programu nie mieliśmy w ogóle korekt list płac, co oznacza, że pracownicy byli naprawdę dobrze poinformowani i decyzję o uczestnictwie podjęli świadomie – skomentowała Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.