Nie zwlekaj, działaj! PPK nadchodzi

W pierwszej turze wdrażania PPK (czyli dla największych firm) umowy z instytucjami tworzącymi programy podpisało ok. 4 tys. firm. W kolejnej turze będzie to już 15 tys. firm. Tyle że liczba podmiotów tworzących programy się nie zmienia – będzie ich nadal 20. Przedstawiciele jednej z nich – PKO TFI – w czasie spotkania z mediami zapewniali, że organizacja jest gotowa na większą liczbę przedsiębiorstw, które będą musiały wprowadzić plany. Mimo to pierwsze działania związane z przygotowaniem PPK w przedsiębiorstwach powinny zostać podjęte już teraz.

– Czasu do 1 stycznia zostało niewiele, ale średnie firmy mogą skorzystać z doświadczeń i praktyk, jakie wypracowały duże przedsiębiorstwa, które już wdrożyły u siebie programy PPK. W najprostszej formie przygotowanie do wprowadzenia własnego programu PPK można podzielić na osiem kroków – radzi Elżbieta Czaplicka, ekspertka ds. PPK w Sage. Kilka z nich możesz (a nawet powinieneś) zrobić jeszcze przed nowym rokiem!

1.Zweryfikuj, czy musisz tworzyć PPK

To najprostszy krok. Obowiązek stworzenia PPK od stycznia 2020 r. spoczywa na firmach, które 30 czerwca 2019 r. zatrudniały od 50 do 249 pracowników. O tym, kogo można zaliczyć do grona pracowników, decyduje zapis w ustawie wdrażającej PPK, a dokładnie art. 2 ust. 1 pkt 18. W praktyce chodzi o wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowę zlecenie. 

Należy także pamiętać o nowelizacji ustawy o PPK z czerwca br., w której za osoby zatrudnione uznano także osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

2.Sprawdź i zrób analizĘ, czy istniejący już i prowadzony program PPE spełnia warunki nietworzenia PPk 

Nie jest to krok obligatoryjny dla każdej z firm. Niektóre przedsiębiorstwa uruchamiały Pracownicze Programy Emerytalne, czyli system dodatkowych benefitów dla pracowników. W odróżnieniu od PPK całą składkę w ramach PPE na rzecz instytucji prowadzącej program przekazywał pracodawca. Jeszcze do niedawna był to jeden z dodatkowych benefitów szczególnie oferowany przez największe firmy. Wraz z przygotowaniem PPK wzrosło zainteresowanie PPE także u średnich i mniejszych firm.

Ustawa o PPK umożliwiła zwolnienie z tworzenia PPK tym firmom zatrudniającym od 49 do 249 pracowników, które uruchomiły PPE przed 1 stycznia 2020 r. Ponadto do programów musi należeć co najmniej 25 proc. osób zatrudnionych, a wysokość składki ponoszonej przez pracodawcę nie może być niższa niż 3,5 proc. pensji brutto.

3.Przygotuj siebie (i załogę)

Po zrealizowaniu powyższych kroków pracodawca, który będzie musiał uruchomić w najbliższym czasie PPK, powinien zwrócić się do swoich pracowników z informacją o konieczności wdrożenia programu. – Pracodawca może i nawet powinien przeprowadzić wybór reprezentacji osób zatrudnionych i poinformować załogę o podstawowych zasadach uczestnictwa w PPK oraz czekającym procesie wdrożenia – tłumaczy Paweł Sobkiewicz, Senior Manager PKF Consult.

Zgodnie z ustawą pracownicy powinni wziąć udział w wyborze firmy, która będzie zarządzała PPK. Brakuje jednak dokładnie rozpisanych procedur w tym zakresie. W praktyce pracodawca powinien podjąć dwa różne działania w zależności od tego, czy w jego firmie działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie. W drugim przypadku pracownicy powinni wybrać swoją reprezentację. Tu również brakuje ustawowych procedur. Jak radzą eksperci, warto jak najszybciej przeprowadzić wśród pracowników akcję zorganizowania takiej reprezentacji.

Niezależnie od tego, czy będziemy rozmawiali ze związkowcami czy reprezentantami pracowników, brak porozumienia nie oznacza braku konieczności tworzenia PPK. Jeśli nie zostanie ono osiągnięte miesiąc przed terminem na zawarcie umowy o zarządzanie PPK (czyli w przypadku średnich firm do 24 marca 2020 r.), wtedy pracodawca musi podjąć samodzielną decyzję. Nie warto jednak czekać do tego terminu ze względu na prawdopodobny duży chaos związany z wielką liczbą firm podpisujących umowy o zarządzanie PPK. 

4. Zrób analizę grup pracowników, dla których zachodzi obowiązek utworzenia PPK i ustal ewentualne wysokości składek dodatkowych (dobrowolnych)  

Już na tym etapie powinno się ocenić, jakie dodatkowe koszty związane z PPK będziemy musieli pokryć oraz czy ewentualnie możemy myśleć o zwiększeniu składki z naszej strony. Przypomnijmy, składka pracodawcy to 1,5 proc. wynagrodzenia brutto, ale dodatkowo można dołożyć kolejne 2,5 proc. Nie jest to obligatoryjne. Przy wyliczaniu tej kwoty należy pamiętać, że prawdopodobnie część pracowników wypisze się z programu. W przypadku dużych firm poziom partycypacji wynosił od 50 do 60 proc. – prawdopodobnie w mniejszych firmach będzie on niższy. Oznacza to, że ok. połowy pracowników nie będzie chciało należeć do PPK, a co za tym idzie, wysokość wpłat ponoszonych przez pracodawców będzie niższa. Ważna uwaga – absolutnie zakazane są wszelkie działania związane ze zniechęcaniem pracowników do udziału w programie (więcej w ramce).

5.Zweryfikuj procesy w organizacji i ewentualnie wprowadź konieczne zmiany, sprawdź też, czy np. twoje oprogramowanie do rozliczania płac jest gotowe na obsługę programu PPK

Kolejne działanie to przygotowanie systemów informatycznych i procedur związanych z przekazywaniem wpłat do PPK. – Pracodawca powinien zawczasu zweryfikować, czy używany w przedsiębiorstwie system kadrowo-płacowy będzie umożliwiał obsługę PPK. Jeśli nie, warto rozważyć wdrożenie specjalnej aplikacji do PPK usprawniającej pracę działów kadrowo-płacowych – radzi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

Taka aplikacja musi przede wszystkim współpracować w używanym w firmie systemem kadrowo-płacowym. – Umożliwi to wykorzystanie danych dotyczących pracowników znajdujących się w systemie firmy, bez konieczności ponownego ich wprowadzania. Kolejne kryterium to sposób komunikacji z instytucją finansową – mówi ekspertka. 

Tu pojawia się trzecia czynność – a mianowicie kontakt z firmami zajmującymi się tworzeniem PPK. W momencie, kiedy czytasz ten tekst (czyli od grudnia 2019 r.) instytucje finansowe powinny mieć już gotową ofertę dla średnich firm. Warto już teraz ją zweryfikować zarówno pod kątem samych zapisów związanych z opłatami za zarządzanie, jak i wynikami funduszy emerytalnych prowadzonych przez instytucję, czy też właśnie sprawami technicznymi. – Sprawna współpraca aplikacji z instytucją finansową pozwoli na szybką i zgodną z wymogami realizację zadań związanych z programem. Ważnymi czynnikami, które mogą decydować o wyborze danego rozwiązania informatycznego, są także wsparcie komunikacji między pracownikiem a pracodawcą oraz szybkość dostosowywania aplikacji do zmian w przepisach – uważa Magdalena Pacan.

Zrealizowanie tych kroków jeszcze przed styczniem będzie oznaczało spokojną głowę w najbardziej gorącym okresie. – Przy takim podejściu w nowym roku pozostanie już tylko kwestia zawarcia umów z wybranym podmiotem. Potem naliczenia i odprowadzania pierwszych wpłat – komentuje Paweł Sobkiewicz. Czy warto spieszyć się z podpisaniem umowy o prowadzenie PPK? Należy pamiętać, że obowiązek pobierania i wpłacania składek wypada miesiąc po podpisaniu takiego dokumentu. Jeśli zrobimy to znacznie wcześniej niż 11 maja 2020 r. (maksymalny termin), będziemy musieli przygotować się pod względem finansowym.

6.Wybierz instytucję finansową i podpisz umowę o zarządzanie PPK

To krok, który należy podjąć już w 2020 r. Bazując na informacjach dostępnych m.in. na portalu informacyjnym o PPK oraz w ofertach przekazanych przez firmy, należy wybrać instytucję, która będzie prowadziła program. Pamiętajmy o terminach! 

7.Sfinalizuj umowę o prowadzenie PPK

To ostatni, formalny krok, który należy przeprowadzić w związku z utworzeniem PPK. Pamiętajmy, że pierwszy pobór opłat i przelew na rachunek instytucji finansowej tworzącej dla nas PPK powinien pójść po podpisaniu tej umowy.

W samym dokumencie należy umieścić m.in. listę pracowników, którzy nie zdecydowali się na wypisanie z programu wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi. Oznacza to, że odpowiednio wcześniej należy zakończyć proces zbierania rezygnacji z udziału w programie.

8.Zaplanuj dodatkowe koszty związane z wdrożeniem PPK w przyszłych budżetach. Przygotuj się na bieżącą obsługę programu

Zmiana liczby pracowników będzie oznaczała dla nas zmiany nie tylko w budżecie płac, ale także w kontekście wpłat do PPK. Należy pamiętać o aktualizacji listy zgłoszonej do firmy prowadzącej PPK, a także o konieczności bieżącego zarządzania dokumentacją. Potencjalnie należy przygotować się do kontroli wykonywanej przez Państwową Inspekcję Pracy. – Państwowa Inspekcja Pracy do kontrolowania firm pod kątem prawidłowego wdrożenia Pracowniczych Programów Kapitałowych wyznaczyła specjalnych inspektorów, którzy przeszli odpowiednie szkolenia. Przeszkoleni zostali także pracownicy ZUS. Kontrolerzy będą sprawdzać przede wszystkim sposób wdrażania PPK w firmie, terminowe zawieranie umów oraz dokonywanie wpłat – tłumaczy Łukasz Jasiński, Strategy Advisor w Contract Administration, Crowe Advartis Accounting.

--

Jakie kryteria decydowały o wyborze podmiotu zarządzającego PPK dokonanym przez duże i średnie firmyŹródło: KPMG

60%  Doświadczenie instytucji finansowej w zarządzaniu funduszami na polskim rynku

58%  Efektywność instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami (historycznymi wynikami inwestowania)

48% Wysokość opłat za zarządzanie

43% Oferowane narzędzia wsparcia IT dla pracodawców i pracowników

31% Zakres i jakość wsparcia dla pracodawców i pracowników

28%  Doświadczenie i stabilność zespołu zarządzającego aktywami

22%  Oferowane dodatkowe korzyści dla pracowników (bonusy, rabaty, etc.)

   6%  Wyróżnienia i nagrody przyznawane instytucji finansowej przez niezależne podmioty prowadzące analizy branżowe

---

Harmonogram wdrażania PPK dla średnich przedsiębiorstw

1 stycznia 2020 r. – oficjalny początek wdrażania PPK dla firmy, które 30.06.2019 r. miały od 50 do 249 pracowników

24 kwietnia 2020 r. – ostateczny termin na podpisanie umowy o zarządzanie PPK

11 maja 2020 r. – ostateczny termin na podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Pierwsza wypłata wynagrodzeń po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK – obliczenie i pobór pierwszych wpłat do PPK od pracowników

15. dzień miesiąca po pobraniu wpłat do PPK od pracowników – przekazanie pieniędzy do instytucji finansowej

---

Co grozi za brak przygotowania PPK 

Elżbieta Czaplicka ekspertka ds. PPK w Sage

Za niedopełnienie obowiązków ustawodawca przewidział szereg sankcji sięgających nawet 1 mln zł. Karane są m.in. takie przypadki jak: unikanie zawierania umów o  zarządzanie PPK, zaleganie z terminowymi wpłatami do PPK, braki w dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat czy też niezgłoszenie wymaganych w ustawie danych. To jednak nie wszystko – karze grzywny podlega również przedsiębiorca, który nakłania do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

-

Łukasz Jasiński 

Strategy Advisor w Contract Administration, Crowe Advartis Accounting

PPK – jakie działania mogą zostać uznane za zniechęcanie 

Zniechęcanie pracowników do przystąpienia do PPK może kosztować firmę nawet 1,5 proc. wartości funduszu wynagrodzeń. Zgodnie z ustawą o Pracowniczych Planach Kapitałowych przystąpienie pracownika do programu jest dobrowolne. Pracodawca ma obowiązek poinformowania osoby zatrudnionej o nieobowiązkowym charakterze uczestnictwa w programie, powinien także przedstawić informację na temat możliwości rezygnacji z PPK. Sposób komunikacji o możliwości rezygnacji z PPK nie może jednak w żaden sposób sugerować zatrudnionemu decyzji. Musi być ona podjęta świadomie i wymaga złożenia przez pracownika pisemnego oświadczenia. 

Może zdarzyć się, że pracownik sam zapyta o możliwość wypisania się z PPK. Wtedy pracodawca powinien udzielić rzetelnej i obiektywnej informacji. Wielu pracodawców, których wspieramy podczas wdrażania PPK, ma wątpliwości jakie działania są dozwolone w ramach komunikacji z pracownikami. Najwięcej obaw budzi sposób przekazania informacji o możliwości rezygnacji z programu. Poza oczywistymi przypadkami bezpośredniego zniechęcania do uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych za takie działanie może zostać uznane także rozpowszechnianie informacji o własnej rezygnacji z programu przez osoby koordynujące obsługę PPK w firmie czy nadmierne eksponowanie miejsca dostępności deklaracji o rezygnacji z programu.

Bezpiecznym sposobem komunikacji jest przekazanie pracownikowi informacji o dobrowolnym charakterze programu oraz automatycznym zapisie w przypadku braku jakiegokolwiek działania z jego strony. Warto poinformować o wszystkich deklaracjach, które zatrudniony może złożyć – nie tylko tej o wypisaniu się z programu, ale także o ponownym przystąpieniu czy dodatkowych składkach. 

Podczas przekazywania informacji o PPK pracownikowi wystarczy wskazać procentowe kwoty potrącane z wynagrodzenia oraz część finansowaną przez pracodawcę. Dokładne wyliczanie, o ile złotych zmniejszy się wynagrodzenie pracownika może zostać potraktowane jako zniechęcanie.

Kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości związane z PPK

Za działania noszące znamiona zniechęcania do PPK ukarany może zostać nie tylko pracodawca, ale także osoby upoważnione do działania w jego imieniu, np. członek zarządu, wspólnik, prokurent, pełnomocnik. Pociągnięte do odpowiedzialności mogą zostać także osoby działające z inicjatywy danego podmiotu. W tym przypadku nie musi występować formalne powiązanie sprawcy i podmiotu zatrudniającego. Karę za zniechęcanie do oszczędzania w PPK może ponieść zarówno osoba bezpośrednio do tego nakłaniająca, jak i ta, która nakłoniła ją do podjęcia takich działań.

---

Paweł Sobkiewicz 

Senior Manager PKF Consult

Podmiotów, które będą objęte obowiązkiem wdrożenia PPK od 1 stycznia 2020 r.będzie kilkakrotnie więcej niż tych w poprzedniej turze. Czasu na wdrożenie będzie tyle  samo i instytucji zarządzających PPK pozostaje dalej 20. Rozpoczęcie procesu wdrożenia później niż w grudniu będzie zatem zwiększało ryzyko, że pracodawca nie zdąży terminowo zrealizować obowiązku, przez co może narazić się na zapisane w ustawie sankcje.

-

Przemysław Jaworski dyrektor ds. Komunikacji Inwestycyjnej w Skarbiec TFI

Po pierwszym etapie wdrożeniowym PPK, który obejmował duże podmioty, mówi się, że kolejny będzie o wiele łatwiejszy – wiemy gdzie popełniono błędy, wiemy czego spodziewać się po pracodawcach bądź po pracownikach. Zgodzę się z tym stwierdzeniem, że taką wiedzę posiadamy, ale stajemy przed nie lada wyzwaniem ponieważ II tura to ponad 18 tys. firm oraz 5,4 mln pracowników. 

Przygotowania do wdrożenia programu należy rozpocząć już teraz. Moim zdaniem pracodawcy powinni wyznaczyć osoby odpowiedzialne za PPK, których pierwszym zadaniem będzie stworzenie „konkursu piękności ofert PPK”. Ważne aby w ofertach zwrócić szczególna uwagę na efektywność zarządzania środkami finansowymi, bo mówimy o długoterminowym systematycznym oszczędzaniu. 

Po wyborze instytucji finansowej warto ustalić harmonogram szkoleń i zakres materiałów informacyjnych (ulotki, plakaty, informacje na strony intranetowe itp.).

Ważne, żeby skontaktować się z dostawcą systemu kadrowo-płacowego i sprawdzić, czy system pracodawcy jest gotowy na rozliczenia PPK. 

Wczesna komunikacja to najlepsza droga do efektywnego wdrożenia PPK. Warto zrobić jak najwięcej, aby program ten stał się benefitem w rękach pracodawcy, a nie ustawowym obowiązkiem.