Zewnętrzny dział HR. Czy może się sprawdzić?

Outsourcing HR to praktyka, która staje się coraz bardziej popularna wśród firm jako sposób na obsługę różnych funkcji i obowiązków HR. Takie podejście zapewnia oszczędności i zmniejszenie kosztów ogólnych, jak również wpływa na skalowalność umożliwiając dostosowywanie usług HR do zmieniających się potrzeb oraz skupienie się na podstawowych funkcjach biznesowych i inicjatywach strategicznych.

Czy takie rozwiązanie może być odpowiednie dla Twojej organizacji?

Czym jest outsourcing HR?

Outsourcing HR polega na delegowaniu całości lub części zarządzania zasobami ludzkimi zewnętrznemu usługodawcy. Może to być jednorazowe zlecenie lub wsparcie długoterminowe. Firmy z różnych branż i różnej wielkości zwracają się w stronę outsourcingu HR jako sposobowi na usprawnienie operacji oraz dostęp do specjalistycznych usług i wiedzy.

Kiedy outsourcing HR jest dobrym wyborem?

Outsourcing HR może być szczególnie cenny dla organizacji, które:

• doświadczają szybkiego wzrostu lub przechodzą restrukturyzację i potrzebują elastyczności w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb HR;

• nie mają we własnym zakresie dostępu do specjalistycznej wiedzy lub rozwiązań technologicznych;

• spędzają nieproporcjonalnie dużo czasu na zadaniach HR w porównaniu do innych potrzeb biznesowych;

• nie dysponują budżetem na zatrudnienie nowych pracowników lub pokrycie świadczeń dla wewnętrznego zespołu HR;

• mają rozproszone funkcje HR wśród pracowników innych działów;

• nie mają wystarczającej liczby pracowników w dziale HR, aby właściwie zrównoważyć zadania związane z zatrudnianiem i zarządzaniem pracownikami.

Pełny outsourcing HR jest opcją dla każdej organizacji, która nie ma skali, środków albo potrzeb, aby zatrudnić osoby odpowiedzialnej za działania HR. Może to dotyczyć start-upu i firmy zatrudniającej mniej niż 50 pracowników, gdzie zatrudnienie pracownika na pełen etat nie jest koniecznie uzasadnione.

Rodzaje outsourcingu HR

Outsourcing HR oferuje dwie podstawowe możliwości: PEO (personal employer organization) lub HRO (human resources outsouring). Usługi PEO i HRO w dużym stopniu pokrywają się, jednak mają różne struktury prawne.

PEO, czyli organizacja ds. zatrudnienia profesjonalnego - działa w modelu co-employment (jako współpracodawca), co oznacza to, że pracownicy danej firmy występują w księgach dostawcy ze względów prawno-podatkowych. Firma jednak nadal ma kontrolę nad swoimi pracownikami pod kątem ich zadań i decyzji personalnych. Usługa PEO zapewnia kompleksowe rozwiązania HR i ekspansję firmy za granicę bez konieczności zakładania władnej filii czy miejscowego oddziału.

HRO, czyli outsourcing zasobów ludzkich – to zlecenie zewnętrznej organizacji zadań lub procesów HR w bardziej elastycznej formie przy jednoczesnym pozostaniu pracodawcą dla swoich pracowników i zachowaniu odpowiedzialności za ich działania.

Jakie funkcje zapewnia outsourcing HR?

W większości przypadków outsourcing HR pozwala firmom uwolnić się od zadań czasochłonnych lub o niskiej wartości dodanej. Outsourcing HR można jednak zastosować również w bardziej strategicznych obszarach związanych ze specjalistyczną wiedzą. Lista typowych funkcji outsourcingu HR zawiera (na podstawie Society for Human Resource Management):

1. Obsługa kadrowo-płacowa – to najczęściej zlecana na zewnątrz funkcja HR, dotyczy ponad 60% firm (polskie dane wskazują nawet na 90% wśród outsourcowanych usług HR). Zadania te uważane są za czasochłonne, powtarzalne i wnoszące niewielką wartość dodaną.

2. Administracja świadczeniami - obejmuje takie zadania, jak rejestrowanie pracowników w programach świadczeń, rozpatrywanie roszczeń i zarządzanie zgodnością. Około 40% firm zleca administrację świadczeń na zewnątrz.

3. Rekrutacja - czyli pozyskiwanie kandydatów, selekcja CV, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i podejmowanie decyzji o zatrudnieniu, jak również delegowanie pracowników do odpowiednich prac, odpowiedzialność za pełny know-how w wykonaniu zadania wraz z planowaniem procesu kontroli jakości i odpowiedzialnością za wynik. Około 30% firm outsoursuje proces rekrutacyjny. Według raportu Polskiego Forum HR, członka Konfederacji Lewiatan, za II kwartał 2023 roku, popularność outsourcingu zatrudnienia w Polsce rośnie a firmy z tego segmentu notują dwucyfrowy wzrost obrotów.

4. Onboarding - obejmuje szkolenia obowiązkowe i zapewnienie pracownikom niezbędnych dokumentów. Około 25% firm zleca onboarding na zewnątrz.

5. Przestrzeganie prawa pracy - zapewnienie, że firma przestrzega przepisów prawa pracy, np. dotyczących dyskryminacji, wynagrodzeń i godzin pracy oraz BHP. Około 20% firm zleca realizację tych obowiązków na zewnątrz.

Analiza potrzeb i określenie celów

Zewnętrzny dział HR jest możliwy i dla wielu firm może mieć kluczowe znaczenie dla strategii biznesowej. Przed wyborem firmy outsourcingowej warto dokonać analizy potrzeb i określić cele odnośnie:

• wymagań – jaka wiedza specjalistyczna jest potrzebna do realizacji misji firmy? Czy ta wiedza jest dostępna w firmie? Czy potrzebujemy pełnoetatowego personelu do realizacji tej misji? Jaki jest dostępny budżet?

• zakresu zadania – jak długo potrwa projekt? Czy projekt ma ustalony termin lub datę zakończenia? Ile zasobów potrzebujemy, aby ukończyć projekt na czas?

• ram współpracy – do kogo powinien raportować konsultant HR? Jakie są cele? Jakie wskaźniki KPI należy śledzić?

Podążając w kierunku zewnętrznego działu HR warto pamiętać, że to, co działa w jednej organizacji, może nie zadziałać w innej, a zła strategia wdrożenia może być kosztowna. Podpowiedzią w podjęciu właściwej decyzji będzie koncentracja na konkretnych potrzebach i celach swojej firmy oraz optymalne służenie interesom pracowników, którzy są sercem każdej organizacji.

Opcjonalnie w tabeli obok tekstu artykułu można zawrzeć plusy i wyzwania outsourcingu HR

Zalety outsourcingu HR

1. Dostęp do specjalistycznej wiedzy z zakresu HR i najlepszych praktyk branżowych – outsourcing funkcji HR zapewnia dostęp do profesjonalistów, którzy specjalizują się w różnych obszarach HR, zapewniając przestrzeganie odpowiednich praktyk HR.

2. Oszczędność kosztów i zmniejszenie kosztów ogólnych: dzięki outsourcingowi HR firmy mogą uniknąć kosztów związanych z zatrudnieniem i utrzymaniem pełnoetatowego działu HR, w tym wynagrodzeń, świadczeń i szkoleń.

3. Skalowalność w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb HR: outsourcing HR oferuje elastyczność, umożliwiając organizacjom skalowanie usług HR w oparciu o zmieniające się wymagania biznesowe.

4. Skupienie się na podstawowych funkcjach biznesowych przy jednoczesnym pozostawieniu zadań HR ekspertom: outsourcing HR uwalnia wewnętrzne zasoby i pozwala organizacji skoncentrować się na swoich podstawowych kompetencjach i inicjatywach strategicznych.

5. Zwiększona wydajność i produktywność dzięki usprawnionym procesom HR: dostawcy outsourcingu HR wykorzystują technologię i najlepsze praktyki w celu usprawnienia procesów HR, co skutkuje zwiększoną wydajnością i produktywnością.

Wyzwania związane z outsourcingiem HR

1. Potencjalne problemy z komunikacją i koordynacją z zewnętrznym dostawcą usług: skuteczna komunikacja i koordynacja między organizacją a dostawcą usług outsourcingowych są niezbędne do zapewnienia płynnych operacji HR.

2. Obawy o bezpieczeństwo i poufność danych: powierzenie wrażliwych danych pracowników zewnętrznemu dostawcy może budzić obawy o bezpieczeństwo i poufność danych.

3. Ryzyko różnic w jakości usług i szybkości reakcji: jakość i szybkość reakcji usług dostawcy outsourcingu może być różna.

4. Wyzwania związane z dostosowaniem kulturowym i integracją z dostawcą usług outsourcingowych: różnice w kulturze organizacyjnej i wartościach między organizacją a dostawcą usług outsourcingowych mogą stanowić wyzwanie integracyjne.

5. Integracja systemów: firmy, które dostosowały własne oprogramowanie lub narzędzia do swoich specyficznych potrzeb HR, mogą mieć trudności z integracją z partnerem outsourcingu HR.

Agnieszka Jurkowska z www.insideskills.pl jest członkinią Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, w ramach której kobiety zyskują przestrzeń do rozwoju i promocji swoich biznesów, a także mentorką w Klubie Mentorek Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, który jest realizowany w ramach programu Biznes w Kobiecych Rękach finansowanego przez Citi Foundation i Fundację Citi Handlowy.