Rozliczenia w firmie

Na początek – zmiany na gorsze: spodziewamy się usztywnienia zasad funkcjonowania firm. Od nowego roku zmienią się zasady oskładkowania zleceń. Obecnie osoba pracująca na podstawie kilku umów obowiązkowo objęta jest ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z tego tytułu, który powstał najwcześniej. Dziś z reguły więc zleceniobiorcy wybierają umowę z najniższą podstawą wymiaru składek i płacą niewielkie składki ZUS, by zmniejszyć koszty. Od 1 stycznia 2016 r. to się zmieni: zleceniobiorca, pracujący na podstawie kilku umów zleceń, będzie musiał płacić składki od tych, których podstawa wymiaru jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę, wynoszącego obecnie 1750 zł. Ci, którzy zatrudniali handlowców na podstawie umów zleceń, oszczędzając na składkach ZUS, mogą zostać dotknięci tymi zmianami.

Są jednak i dobre wiadomości. Pracownicy, dziś opłacający od całości wynagrodzenia progresywny podatek i pełny ZUS, będą mogli skorzystać z ulgi. Zgodnie z ustabilizowaną linią interpretacji Ministerstwa Finansów, już teraz można wydzielić część wynagrodzenia handlowca czy innego pracownika i zgodnie z prawem opodatkować ją liniowo stawką 19 proc. i – co ważne – uniknąć składek ZUS. 

Możliwość ta wynika z obowiązujących przepisów, a ponieważ są one dość ogólne, każdorazowo trzeba korzystać z urzędowej interpretacji. Oczywiście zasadne jest pytanie dlaczego prawo nie reguluje tego wprost. Zamiast jednak roztrząsać ten abstrakcyjny problem, lepiej wziąć sprawy we własne ręce i dostępnymi prawem środkami sięgnąć po to, co się należy. Trzeba zmienić nieco istniejący system premiowy tak, aby wysokość i fakt wypłaty premii zależał od osiągnięcia pożądanego dla firmy wyniku finansowego.

Oszczędności po stronie firmy i pracownika mogą być materialne, szczególnie tam, gdzie działy handlowe stanowią istotną pozycję w osobowych budżetach. Zresztą korzyść z dodatkowej gotówki dla pracowników i firmy to nie jedyna zaleta nowego podejścia do premii. Dział HR zyskuje elastyczne narzędzie motywacyjne i rekrutacyjne, nieinwazyjnie zmniejszając zmorę kadrowców: wysoką rotację. Handlowcy poprawiają skuteczność premiowania i zwiększają sprzedaż. Księgowa pozytywnie zaskakuje dyrektora finansowego, ograniczając rezerwy na koszty osobowe. A właściciele i zarząd odnajdują w tym modelu premiowym idealne połączenie celów firmowych oraz pracowniczych, zwiększając obroty i wartość firmy.

To reguła, ale nie zawsze i nie dla wszystkich ten system bywa najlepszym rozwiązaniem. Tam, gdzie zarządy zatrzymują sobie prawo do przyznawania czysto uznaniowych premii, nowy model nie zadziała. Często zresztą problem nie leży w spółce polskiej. Niektórzy zagraniczni udziałowcy, nie znając polskich realiów i regulacji, zabraniają nawet najmniejszych zmian w regulaminach premiowych. Bardzo rzadko zdarza się też, że pracownicy nie mogą być uprawnieni do premii związanej z wynikiem, a wypłatę uzależnia się jedynie od spełnienia „miękkich kryteriów”. W tych przypadkach oszczędności trzeba szukać gdzie indziej, tak aby doganiać rynek innymi sposobami.

Obok tych obiektywnych barier, pojawiają się czasem pozorne. Czasami pracownikom może się wydawać, że zmiana jest zamachem na ich premie. Nic bardziej mylnego: to właśnie nowy model może być szansą na zwiększenie wypłat, potrzebna jest tylko dobra komunikacja. Inna obawa dotyczy możliwości zakwestionowania stosowanego podejścia przez władze podatkowe i ZUS. Tu chronić będzie interpretacja. Jeśli okaże się pozytywna, system zostaje bezpiecznie uruchomiony. I wreszcie: argument o zmniejszeniu podstawy wymiaru świadczeń ZUS, w wyniku uniknięcia płacenia składek na części premiowej. Jest to tylko część prawdy: dziś zaoszczędzone pieniądze mają wielokrotnie wyższą wartość, także nominalnie, od symbolicznej utraty przyszłych i niepewnych wypłat.

W wielu firmach nowy model się sprawdza. Nadchodzące zmiany w standardach premiowania pracowników – tam gdzie będą stosowane – poprawią rachunek wyników, można więc oczekiwać wzrostu zrealizowanej marży. Idą lepsze czasy?

Autor jest dyrektorem w Dziale Doradztwa Podatkowego EY w Zespole People Advisory Services.