Czy faktura proforma może być dowodem zakupu?

Faktura proforma pełni funkcję - i tylko tę funkcję! - handlową i informacyjną, co oznacza, że jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Jeśli np. zamówisz w internecie produkt, a sprzedawca wyśle od razu proformę, jest to jedynie znak, że twoje zamówienie zostało potwierdzone i jest realizowane dalej (najczęściej sprzedawca czeka na twoją wpłatę). Po opłaceniu zamówienia otrzymasz zaś fakturę VAT, która zastąpi wysłaną wcześniej proformę.

Mówiąc wprost:

• Faktura VAT jest dokumentem księgowym i formą umowy wiążącą dla obu stron
• Faktura proforma pełni jedynie funkcję handlowo-informacyjną, a jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego

Sprawdź: 7000 brutto ile to netto

Fakturę proformę stosujemy często wtedy, gdy chcemy przedstawić warunki konkretnej współpracy. Możemy wysłać do kontrahenta szczegółową ofertę wraz z proformą, a ten widział, co i ile będzie go kosztować. Jeśli kontrahent zaakceptuje warunki, może opłacić proformę, a wtedy powinien on otrzymać od nas fakturę VAT. A nawet nie powinien, a musi - jesteśmy do tego zobowiązani jako przedsiębiorcy.

Faktura proforma zawiera te same informacje, co faktura VAT. Kluczową różnicą jest wymagane przepisami oznaczenie "proforma" na dokumencie.

Faktura proforma zabezpieczy przed problemem

Zdarza się, że wystawimy fakturę VAT nowemu kontrahentowi, a ten nie zapłaci. Wówczas musimy zapłacić podatek od niezapłaconej faktury, co bywa irytujące. Z tego powodu warto, przy pierwszej transakcji, zdecydować się na proformę.

Inspiracje: Carrie Anne Moss

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie uwzględnia ewidencji księgowej - nie wpisuje się jej do księgi przychodów i rozchodów. Jeśli więc okaże się, że kontrahent nie opłacił faktury, nie musimy się martwić, że przyjdzie nam płacić podatek od nieotrzymanej transakcji i dokonywać późniejszych korekt, domagając się zwrotu VAT. 

Proforma jest więc dobrym narzędziem dla przedsiębiorcy i warto z niego korzystać. Pamiętajmy też, że nie ma przepisów, które wskazują kiedy należy wystawiać faktury proforma, a kiedy nie. Dzięki temu istnieje dowolność w zakresie ich wystawiania.