Wydatki firmowe pod kontrolą

Firma, której pracownicy wyjeżdżają służbowo, ponosi wydatki nie tylko na flotę samochodową, opłaty drogowe, hotele, bilety kolejowe czy lotnicze, ale także musi przeznaczać odpowiednie kwoty na reprezentację albo diety.

Przy rozliczeniach papierowych dochodzą koszty operacyjne związane m.in. z utrzymywaniem kas, obiegiem dokumentacji, ręcznym naliczaniem diet, utrzymywaniem narzędzi wspierających proces wydatków służbowych.

Ponad 11 proc. firm w Polsce wydaje na podróże ponad milion złotych, są i takie przedsiębiorstwa, w których budżety sięgają nawet 100 mln zł. Wysokie nakłady na rozliczanie podróży służbowych potęguje dodatkowo forma ich rozliczeń. Większość czynności dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się na formularzach papierowych (m.in. 77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków). Wszystko to powoduje, że proces rozliczania wydatków i księgowań jest długi, uciążliwy i kosztowny.

Można to jednak zmienić, korzystając z systemu kompleksowej obsługi wydatków służbowych – Spendeo by Edenred®. Spendeo to proste narzędzie oparte o przedpłaconą kartę płatniczą o zasięgu międzynarodowym, która wspierana jest przez platformę webową. Przedsiębiorcy za pomocą jednego narzędzia usprawniają wiele procesów, redukują koszty i minimalizują obieg dokumentów. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne sumy. Co istotne, w przeciwieństwie do kart kredytowych, przedpłaconą kartę Spendeo można przekazać każdemu pracownikowi. Karta zastępuje także uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Wszystko to czyni ze Spendeo by Edenred® efektywne narzędzie zarządzania kosztami, ułatwiające pracę dyrektorów finansowych, menedżerów czy przedstawicieli handlowych.

Autorka jest Dyrektor Finansową w Edenred Polska.