Urzędnicy chcą pracować w nowoczesnych biurach. Trwa polowanie na okazje

Najwięcej powierzchni biurowych w Warszawie wynajmują firmy z branży bankowości, usług finansowych i ubezpieczeń, ale na rynek wkracza także sektor publiczny - komentują eksperci firmy Walter Herz.

- Instytucje publiczne w ostatnim czasie wykazują zauważalnie większe zainteresowanie wynajmem powierzchni w nowoczesnych biurowcach, zarówno w Warszawie, jak i w największych miastach w Polsce. Zmiana siedziby to w przypadku wielu urzędów konieczność, ponieważ stan budynków, w których się mieszczą nie spełnia dzisiejszych wymogów i standardów. Nierzadko wymagają one kapitalnych remontów. Możliwe do osiągnięcia korzyści, które niesie relokacja takich podmiotów do nowych lokalizacji, zarówno nowopowstałych budynków, jak i starszych ale spełniających określone parametry pozwala sądzić, że sektor państwowy stanie się niebawem poważniejszym graczem na rynku biurowym - mówi Bartłomiej Zagrodnik, partner zarządzający w Walter Herz. 

Z danych Walter Herz wynika, że instytucje publiczne wynajmują w Warszawie średnio około 60 tys. mkw. nowoczesnych powierzchni biurowych rocznie. Potencjał tej grupy najemców, jak twierdzi Bartłomiej Zagrodnik, jest jednak znacznie większy. - Zapotrzebowanie na biura w nowych budynkach zgłaszają instytucje rządowe, jednostki samorządowe, urzędy centralne i lokalne, jak również instytucje europejskie. W ostatnim czasie pośredniczyliśmy w wynajmie przez spółki skarbu państwa kilkunastu tysięcy mkw. powierzchni biurowych – informuje. 

- Ta grupa najemców potrzebuje kompleksowego doradztwa i wsparcia w zakresie wynajmu, dlatego zdecydowaliśmy się zorganizować w Akademii Najemcy Walter Herz szkolenie skierowane właśnie do instytucji publicznych, które odbędzie się w Warszawie w najbliższą środę – dodaje Bartłomiej Zagrodnik.    

Szerokie możliwości optymalizacji umów

Ekspert zaznacza, że pole do optymalizacji w przypadku jednostek administracji państwowej jest bardzo duże ponieważ umowy, na których bazują urzędy na ogół zawierają wiele nierynkowych zapisów i kosztów. - Dotyczy to także układów funkcjonalnych i aranżacji zajmowanych powierzchni, wyposażenia i rozwiązań technologicznych. Biura, w których mieści się administracja zwykle nie są efektywne pod względem funkcjonalności powierzchni i jej dostosowania do rzeczywistych potrzeb zespołu pracowników. Nie zapewniają też komfortu pracy ze względu na brak odpowiedniej wentylacji, oświetlenia, podziału, czy zaplecza techniczno-administracyjnego – przyznaje.  

- Poza poprawą standardu biura, relokacja siedziby może przynieść urzędom ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem powierzchni - podkreśla  Bartlomiej Zagrodnik. - Stopień oszczędności uzależniony jest od wielu czynników i konkretnych oczekiwań danego podmiotu. Pomimo dość wysokiego poziomu stawek czynszowych obowiązujących w nowoczesnych budynkach, przeprowadzka może oznaczać dla urzędów ograniczenie całkowitego kosztu wynajmu z uwagi na efektywniejsze wykorzystanie zajmowanej powierzchni, niższe opłaty eksploatacyjne i brak dodatkowych opłat związanych z konserwacją budynków. Nowe kompleksy biurowe zapewniają ponadto szeroki serwis i większe bezpieczeństwo w zakresie dostępu do obiektów i infrastruktury technicznej. Ważnym aspektem jest też wykorzystanie istniejących układów aranżacji w budynkach kilkuletnich – wyjaśnia Bartłomiej Zagrodnik.   

Wymagania instytucji państwowych

Należy przyznać, że najemcy z sektora publicznego mają dość sprecyzowane wymagania dotyczące powierzchni biurowych. Stawiają przeważnie na przestrzeń, która daje możliwość podziału na gabinety i oczekują zwykle kompleksowej aranżacji oraz wykończenia powierzchni. Wysokość miesięcznego czynszu musi być ściśle określona i zabudżetowana. Podpisywane kontrakty rzadko zawierają też zapisy związane z zabezpieczeniem umów najmu, mimo że to standard na rynku nieruchomości komercyjnych. Instytucje państwowe to jednak pożądani najemcy, których status sam w sobie gwarantuje stabilność najmu, zainteresowani dużymi powierzchniami i wieloletnimi umowami, którzy często zabezpieczają sobie także możliwość pierwokupu budynków.   

Sektor publiczny na rynku biurowym obecny jest zaledwie od kilku lat. Z racji lokalizacji większości jednostek administracji państwowej, najemcy instytucjonalni najwięcej umów zawierają w Warszawie. Jako pierwsza w 2010 roku powierzchnię komercyjną wynajęła Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która weszła na 16 tys. mkw. w warszawskim kompleksie Poleczki Business Park. W tym czasie powierzchnię w Adgar Plaza wynajął też Urząd Zamówień Publicznych. 

Kontrakty na duże powierzchnie 

Z danych Walter Herz wynika, że w 2012 roku instytucje publiczne zakontraktowały już niespełna 70 tys. mkw. komercyjnych powierzchni biurowych. Jeszcze bardziej owocny był rok 2014, kiedy spółki skarbu państwa wygenerowały na rynku warszawskim kilkanaście procent popytu na biura. Do jednych z największych transakcji należał kontrakt Urzędu Rejestracji Leków na 13 tys. mkw. powierzchni w Adgar Park West. Znaczące umowy zawarły w tym czasie także m.in.  Główny Inspektorat Transportu Drogowego, Urząd Lotnictwa Cywilnego i Agencja Nieruchomości Rolnych.

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej Frontex weszła zaś w Warsaw Spire na powierzchnię 14,6 tys. mkw., a najemcą 6,2 tys. mkw. powierzchni w tym samym kompleksie zostało Centrum Unijnych Projektów Transportowych. Jedną z największych umów najmu podpisanych w 2015 roku przez podmiot państwowy był kontrakt Powszechnego Zakładu Ubezpieczeń na wynajem 17,5 tys. mkw. powierzchni w budynku Konstruktorska Business Center. 

W 2015 roku siedzibę zmieniały również spółki z grupy Poczty Polskiej, które wynajęły łącznie 18 tys. mkw. w Domaniewska Office HUB, jak również Ministerstwo Spraw Zagranicznych, które ulokowało się w budynku Foksal City. Polskie Sieci Elektroenergetyczne wynajęły zaś biuro o powierzchni 7,1 tys. mkw. w Delta Eurocentrum Office Complex przy alejach Jerozolimskich w Warszawie, a Urząd Komunikacji Elektronicznej przeniósł się do biurowca przy ulicy Kasprzaka.

Coraz więcej urzędów w nowych biurowcach

Do znaczących kontraktów  podpisanych w ciągu ostatnich pięciu lat należała również umowa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która w kompleksie Poleczki Park przedłużyła wynajem powierzchni 17,5 tys. mkw., wynajem przez PKP 17 tys. mkw. biur w West Station, czy umowa na powierzchnię 14,8 tys. mkw. podpisana przez KNF w biurowcu Piękna 2.0. Ponadto siedzibę przeniosła też spółka PKP Cargo, która w katowickim kompleksie A4 Business Park wynajęła 8 tys. mkw. biur.  

Do najemców instytucjonalnych, którzy wybrali nowoczesne budynki biurowe należy również Agencja Rynku Rolnego, która w Karolkowa Business Park zajęła 10 tys. mkw., Gaz-System, który w kompleksie Cristal Park rozlokował się na powierzchni 9,2 tys. mkw., Urząd Komunikacji Elektronicznej, który w budynku G9 zajął 8,1 tys. mkw., czy Zarząd Transportu Miejskiego, który w 2017 roku przedłużył umowę najmu na siedzibę w JM Tower na powierzchnię 7,3 tys. mkw.

W 2018 roku Fundacja Polskiego Funduszu Rozwoju w warszawskim Cedecie wynajęła z kolei 10,3 tys. mkw. A w lipcu bieżącego roku Bank Gospodarstwa Krajowego wynajął 12,4 tys. mkw. w położonym w sąsiedztwie warszawskiego Dworca Centralnego kompleksie Varso Place.