Technologiczne wyzwanie. PPK w średnich firmach

Uruchomienie PPK oznacza konieczność zmian w posiadanym systemie księgowym. – Z perspektywy technicznej wdrożenie PPK nie jest problemem. Każda firma ma jakiś program do rozliczeń z ZUS i podatków. Niektórzy producenci za darmo udostępniają moduł wspierający użytkowników, ale w niektórych przypadkach trzeba za niego płacić – komentuje Paweł Galas, dział produkcji systemów Asseco Wapro ERP w Asseco Business Solutions. Taki rozbudowany system może być jednak traktowany jako inwestycja, bo automatyzuje procesy związane z zarządzaniem PPK. Nie jest to jednak jedyne wyzwanie związane z przygotowaniem technicznym do wprowadzenia PPK. 

Trzy zadania

Jak tłumaczy Renata Jończy, starszy specjalista IT ds. automatyzacji procesów w onPoint.pl, dobierając narzędzia do obsługi PPK, należy wziąć pod uwagę trzy obszary: ewidencję i rozliczenie składkowo- -podatkowe na liście płac, komunikację z instytucją finansową i komunikację z pracownikiem oraz obsługą wniosków.

– System kadrowo-płacowy powinien umożliwić ewidencję danych dotyczących PPK dla pracowników oraz rozliczenie płacowe należnych składek. Niezbędne jest także narzędzie pozwalające na wymianę danych z instytucją finansową w standardzie rekomendowanym przez Grupę Projektową PPK, a także gotowość na spełnienie obowiązków informacyjnych i przyjmowanie wniosków w formie pisemnej – tłumaczy. 

– Większość systemów kadrowo-płacowych została dostosowana do wymogów ustawy, zapewniając obsługę pierwszego z wymienionych obszarów. W obszarze drugim funkcjonują różne rozwiązania, część systemów ERP ma wbudowaną możliwość generowania plików, inne wymagają zakupu dodatkowego oprogramowania lub modułów – ważne, aby system stosował formaty wymiany rekomendowane przez Grupę Projektową PPK – dodaje.

Najtrudniejszym obszarem wydaje się być komunikacja z pracownikiem. Jak komentuje ekspertka onPoint.pl, przedsiębiorca musi zastanowić się nad zbudowaniem efektywnego kanału komunikacji, ale również uwzględnić fakt, że wnioski będą składane przez pracowników w formie pisemnej. 

– Wprowadzenie narzędzia, które będzie stanowiło swoistą bazę wiedzy, pokryje obowiązki informacyjne oraz ułatwi administrację dokumentacją pracowniczą może być niewątpliwie pomocne w sprawnym wdrożeniu PPK w firmie – mówi. 

Jak pokazują przykłady dużych firm, podmioty zatrudniające niejednokrotnie kilka i kilkanaście tysięcy pracowników postawiły na jak najbardziej zautomatyzowane systemy zarządzania programem. Przykładowo, sieć CCC kupiła specjalny moduł do oprogramowania księgowego umożliwiający automatyzację procesu zbierania wniosków i obsługi list pracowników.

Komunikacja z instytucjami

Na początku poszukiwania partnera, który stworzy dla nas PPK, trzeba zastanowić się przede wszystkim nad kwestią bezproblemowego dostosowania systemu księgowego do tego oferowanego przez instytucję finansową. – Już na etapie wyboru instytucji warto zwrócić uwagę na rozwiązania dostarczane przez nią w zakresie obsługi PPK i na to, czy w swoim rozwiązaniu umożliwiają automatyczną wymianę plików – jeśli tak to z jakimi systemami  – oraz  na wymianę informacji i wniosków pomiędzy uczestnikiem PPK (pracownikiem), a pracodawcą – radzi Renata Jończy.

Dlatego przygotowanie do wdrożenia PPK powinno wiązać się ze sprawdzeniem posiadanych już systemów oraz to, w jakim stopniu zapewniają obsługę wskazanych na wstępie obszarów. – W kolejnym kroku należy dobrać narzędzia dodatkowe, które ułatwią lub uzupełnią bieżącą obsługę. Koszty wdrożenia w dużej mierze zależeć będą od wyboru konkretnych rozwiązań i dostawców usług oprogramowania – wyjaśnia.

Oprogramowanie ułatwia nie tylko życie

Posiadanie odpowiednio skonfigurowanego systemu może znacząco ułatwić nie tylko sam proces wdrażania PPK, ale także inne kwestie związane z obsługą pracowników. – Wraz z wejściem w życie PPK każdy pracownik powinien mieć możliwość złożenia stosownych deklaracji za pomocą odpowiedniego wniosku w systemie informatycznym firmy. Do pracodawcy należy decyzja, czy rozbuduje tę funkcjonalność o kolejne elementy. Stan konta, wartość poszczególnych składek, możliwość ich zwiększenia w przyszłości – to tylko niektóre z funkcjonalności, jakie możemy ująć w rozwiązaniu informatycznym dedykowanym PPK – informuje Piotr Kawecki, dyrektor zarządzający w ITBoom.

Takie rozwiązanie może być korzystne, a jego przygotowanie nie jest specjalnie trudne. – Możliwości w ramach funkcjonowania odpowiednich wniosków czy też wsparcia IT w tym obszarze jest naprawdę dużo. Urlopy, ewaluacje, integracje, rejestracja czasu pracy, nadgodziny, premie i systemy motywacyjne – to naprawdę tylko czubek góry lodowej. Wdrożenie takich rozwiązań dzisiaj zajmuje naprawdę niewiele czasu. Dostosowanie systemów do obsługi PPK nie powinno zająć firmom dużo czasu, ani też nie pochłonie znacznych środków na inwestycje w tym obszarze – uważa Piotr Kawecki.

Jak zaznacza, dzisiejsze rozwiązania są oparte o chmurę obliczeniową i eliminują daleko idące inwestycje w sprzęt i ludzi do jego obsługi.  – Wystarczą chęci. I wybór odpowiedniego partnera do współpracy. Zmapowanie procesów i tak naprawdę określenie czego oczekują pracownicy, a ile z siebie chce im dać pracodawca. Reszta to kwestia pracy firmy IT, która dostaje zadanie sprawnego przeprowadzenia procesu wdrożenia w firmie – twierdzi. 

Instytucje wspierają wdrożenia

Ważnym elementem wdrażania PPK jest zsynchronizowanie posiadanego oprogramowania z tym, którym posługują się instytucje wdrażające PPK. Przykładowo PFR TFI stworzyło platformę do podpisywania umów online. System jest zintegrowany z KRS, dlatego wystarczy wpisać swoje dane i NIP, a wykona on za nas kolejne kroki. Dzięki temu podpisanie umowy zajmuje kilkanaście minut, a pracodawca niemal natychmiast otrzymuje wszystkie niezbędne dokumenty. 

Pracodawcy, którzy podpiszą umowę z PFR TFI mogą także korzystać z systemu iPPK. Za jego pomocą można zgłosić nowych pracowników do programu, obsłużyć bieżące dyspozycje i rozliczać wpłaty, a także archiwizować dokumenty. Z kolei pracownikom udostępniono system iAT, dzięki któremu każdy uczestnik może sprawdzić stan swojego rachunku i historię wpłat, zlecić dyspozycje, np. ustanowienia osób uprawnionych, zamiany czy wypłaty. Oprócz tego w systemie każdy uczestnik może zaktualizować swoje dane osobowe oraz zapoznać się z aktualnymi informacjami i komunikatami dotyczącymi PPK. 

– Zdajemy sobie sprawę z tego, że dla wielu pracodawców wdrożenie i obsługa PPK mogą stanowić duże wyzwanie, dlatego naszą ofertę przygotowaliśmy w taki sposób, by zapewnić kompleksowe wsparcie i narzędzia, które ułatwią urochomienie i prowadzenie programu. Z naszych obserwacji związanych z pierwszą fazą wdrażania PPK wynika, że bardzo ważnym elementem usprawniającym cały proces jest integracja systemu do obsługi PPK, udostępnionego przez instytucję finansową z oprogramowaniem kadrowo-płacowym – zauważa Katarzyna Chmielak, dyrektor Departamentu Rozwoju i Operacji PPK w PFR TFI. – System iPPK udostępniony przez PFR TFImożna zintegrować z większością dostępnych na rynku systemów kadrowo-płacowych. Dzięki temu czynności takie, jak rejestracja nowych pracowników i aktualizowanie listy uczestników, przekazanie pliku z wpłatami czy przyjęcie dyspozycji można wykonać za pośrednictwem jednego systemu, a wszystkie dane zostaną zaktualizowane automatycznie bez konieczności manualnej wymiany plików – wyjaśnia.

---

Ponad połowa badanych przez KPMG firm (52 proc.) rozpoczęła współpracę z zewnętrznymi dostawcami kompleksowo wspierającymi w obszarze zmian w dokumentach, a także firmowych systemach księgowych i HR. Integracja odpowiednich systemów IT, które wspomogą wymianę informacji na linii pracownik–pracodawca oraz pracodawca–fundusz zarządzający stanowi dodatkową inwestycję w programy finansowe np. ERP lub dedykowane oprogramowanie, których koszt może sięgać nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Posiadanie właściwego mechanizmu informatycznego wspomoże w przyszłości prowadzenie poprawnej ewidencji uczestników PPK oraz składanych przez pracowników deklaracji, rejestracji wykazu pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek czy obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej. Również gromadzenie i archiwizowanie informacji dotyczących PPK jest ważne w kontekście regulacji prawno-karnych.

-

Monika Andrzejczyk 

menedżer ds. PPK w PFR

Z badań przeprowadzonych przez Polski Fundusz Rozwoju wynika, że w początkowej fazie wdrażania PPK duża część pracodawców oceniała program jako trudny do wprowadzenia w firmie. Jednak z czasem coraz więcej pracodawców przekonało się, że program nie jest tak trudny, jak pierwotnie sądzili. Naszym zdaniem zmiana nastawienia pracodawców do procesu implementacji PPK była możliwa dzięki pracy, jaką wykonały instytucje zarządzające programem. Z własnego doświadczenia, jako osoby, która w PFR TFI odpowiada m.in. za kontakt z pracodawcami oraz szkolenia dla przedstawicieli działów kadrowo-płacowych, księgowych i finansowych u naszych klientów, mogę powiedzieć, że przystępne, intuicyjne narzędzia wsparcia bardzo ułatwiają pracodawcom cały proces wdrażania programu. Najczęściej w trakcie szkoleń, podczas których przybliżamy pracodawcom praktyczne aspekty funkcjonowania PPK, zapoznajemy ich z narzędziami, które im oferujemy, większość osób przyznaje, że pierwotne obawy względem PPK były niepotrzebne.