Raport Księgowi 4.0. Zadbaj o krwiobieg firmy – Technologia w księgowości

Rok bez zmian w prawie i podatkach? Hmmm…. Nie przypominamy sobie. Nieustannie zmieniające się przepisy są stałym elementem krajobrazu biznesowego naszego kraju. Nic dziwnego, że księgowość to fundament każdej sprawnie działającej firmy w Polsce. Nawet jeśli założyciel startupu, właściciel restauracji, szef firmy będzie mieć genialny pomysł na biznes, bez sprawnej i czujnej księgowości wpadnie w tarapaty przy pierwszym prawnym zakręcie.

Księgowi to grupa zawodowa, której zadanie polega nie tylko na bieżącym rozliczaniu przychodów i kosztów oraz skrupulatnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ale także na sygnalizowaniu problemów, zanim jeszcze cokolwiek może się wydarzyć.

– Zakres odpowiedzialności księgowego przez lata się nie zmienia. Zawód jednak drastycznie się zmienia – mówi Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju w firmie Soneta. Dziś nadchodzi świat „księgowego 4.0”. Co to będzie za miejsce? Wymagające, ale bardzo ciekawe.

Czasy się zmieniają, a księgowy…

… nadal odpowiada za podstawę biznesu. Tyle że jego praca wygląda już zupełnie inaczej niż kilkanaście lat temu. W 2004 r., czyli tuż po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej, księgowość była w dużej mierze oparta na papierowych dokumentach i ręcznych obliczeniach. Procesy były czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. Dziś, w erze cyfryzacji, krajobraz ten zmienił się nie do poznania. Technologie informatyczne i oprogramowanie księgowe stały się nieodzownym narzędziem każdego księgowego. Automatyzacja procesów pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na wykonywanie rutynowych zadań, takich jak księgowanie faktur czy rozliczanie podatków.

Kierunek jest jeden – cyfryzacja. Rozwój e-faktur w wersji cyfrowej (a niebawem wprowadzenie całego systemu KSeF), e-deklaracji oraz innych elektronicznych obligatoryjnie wprowadzonych do biznesu przez państwo, pozwala na szybszą i bardziej efektywną wymianę informacji z instytucjami podatkowymi i finansowymi. Ponadto, rosnące znaczenie analizy danych sprawia, że księgowi coraz częściej pełnią funkcję doradców biznesowych, wspierając przedsiębiorstwa w podejmowaniu strategicznych decyzji opartych na danych finansowych.

Dziś, bez nowych technologii, prowadzenie księgowości jest dosłownie niemożliwe. Z ostatniej analizy Grant Thornton wynika, że w 2023 r. uchwalono ponad 34 tys. stron nowego prawa. To o 8 proc. więcej niż w 2022 r. i drugi najwyższy wynik w historii (po 2016 r.). Jeśli chodzi o przepisy dla biznesu, to pojawiło się 553 nowych przepisów, 1051 zmieniło swoje brzmienie, a tylko 41 straciło moc.

Olbrzymia liczba regulacji oraz ciągłe zmiany zasad prowadzenia rachunkowości sprawiają, że księgowi muszą być stale na bieżąco. Jednocześnie, coraz większe zapotrzebowanie na specjalistów z zakresu kontroli finansowej i audytu stawia przed księgowymi wyzwania związane z utrzymaniem wysokich standardów etycznych i profesjonalnych. Technologia to jedyny kierunek, który jest w stanie sprostać tym wyzwaniom.

Jak technologia zmienia pracę

W tym miejscu przechodzimy do sedna problemów współczesnych księgowych. Dawniej zawód ten bazował na skrupulatnym zbieraniu dokumentów i ich dekretacji. Księgowi byli dosłownie przewodnikami dla przedsiębiorców, wyznaczając drogę, którą mogli podążać w porządkowaniu biznesu. Jednocześnie byli w stanie zdjąć z głowy właścicieli firm konieczność martwienia się o prawno-podatkowe aspekty biznesu. Mieli na to czas. Dziś jest inaczej. Szybkość prowadzenia biznesu i zmieniającej się rzeczywistości jest gigantyczna. Weźmy historię wprowadzania Polskiego Ładu, kiedy to interpretacje dotyczące sposobu wyliczania składek na ubezpieczenia społeczne były publikowane w ciągu długiego weekendu styczniowego – na godziny przed koniecznością wypłacania wynagrodzeń. Księgowi dziś muszą analizować i wyciągać wnioski. Liczenie, archiwizację dokumentów i proces zbierania oraz przetwarzania danych mogą pozostawić zewnętrznym narzędziom.

Jakim? Podstawa to oprogramowanie do zarządzania finansami, takie jak popularne systemy ERP (Enterprise Resource Planning) czy wyspecjalizowane moduły oprogramowania do księgowości, takie jak enova365. Dzięki tym rozwiązaniom księgowi mogą efektywniej zarządzać finansami firmy, automatyzując wiele procesów i minimalizując ryzyko popełnienia błędów.

Ich stosowanie w firmach ma wielkie znaczenie, bo automatyzacja procesów księgowych jest jednym z kluczowych korzyści wynikających z wykorzystania nowoczesnych technologii. W przeszłości wiele zadań księgowych wymagało ręcznego wprowadzania danych i przeprowadzania skomplikowanych obliczeń. Obecne systemy księgowe mogą automatycznie księgować transakcje, generować raporty finansowe i przeprowadzać analizy, a standardowe raporty dystrybuować użytkownikom od handlowca po właściciela firmy czy zarząd.

Współczesne systemy ERP muszą nie tylko oferować automatyzację, ale także odpowiadać na potrzeby charakteru pracy hybrydowej lub zdalnej. Weźmy przykład firmy, w której handlowcy krążą po całym kraju. Faktury albo umowy, które zbierają, chcą (a wręcz muszą) przekazywać w formie elektronicznej. Mogą to robić albo ręcznie – e-mailowo, półautomatycznie – umieszczając dokumenty np. na dysku albo automatycznie poprzez dostęp do ERP. Najlepiej, gdy taki system opiera się na chmurze. Dzięki przechowywaniu w niej danych księgowi mogą mieć dostęp do informacji finansowych z dowolnego miejsca i o każdej porze, co zwiększa elastyczność pracy. Ponadto chmura umożliwia łatwiejszą integrację różnych systemów księgowych oraz zapewnia lepszą ich ochronę poprzez regularne aktualizacje i kopie zapasowe. I co bardzo istotne ma system zabezpieczeń danych, a te księgowe to jedne z najbardziej poufnych danych każdej firmy.

Systemy informatyczne stanowią często krwiobieg informacyjny dla firmy, księgowi stoją na straży jakości danych, procedur firmy, by wszystko było zgodne z prawem i profilem firmy. Po ich wdrożeniu proces wystawiania i przetwarzania dokumentów staje się szybszy i bardziej efektywny, a elektroniczne rozliczenia podatkowe w obligatoryjnych terminach wysyłane są na platformę e-urzędów. Ponadto te rozwiązania pomagają zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i uniknąć kary za niedopełnienie obowiązków podatkowych. Niebawem, po wejściu w życie KSeF, elektroniczne faktury staną się jedynym, obowiązującym dokumentem! To nie tylko wyzwanie, ale też szansa, by firmy mogły jeszcze lepiej zagospodarować elektronizację obiegu dokumentów i przejść w model pracy z dokumentami paperless (bez papieru). W tym procesie istotną rolę odegrają księgowi. Będą jednymi z głównych wdrażających tą dziejową zmianę w obrocie gospodarczym,

Im większa firma, tym wyzwań jest więcej. Jednym z zadań księgowych dziś jest zarządzanie ryzykiem finansowym i udział w pracach nad modelowaniem prognoz finansowych firmy. Dlatego narzędzia do analizy danych finansowych stanowią kolejny ważny aspekt wykorzystania technologii w pracy. Dzięki zaawansowanym narzędziom analitycznym, księgowi mogą dokładniej monitorować kondycję finansową firmy, identyfikować trendy i wzorce w danych oraz prognozować przyszłe wyniki finansowe. To umożliwia podejmowanie lepiej poinformowanych decyzji biznesowych i optymalizację strategii finansowej firmy.

To wszystko nie było możliwe bez systemów zintegrowanych, całych wręcz ekosystemów informatycznych. Dzięki integracji, księgowi mogą łatwo wymieniać informacje z działami sprzedaży, zakupów, produkcji itp., co umożliwia lepsze zarządzanie zapasami, kontrolę kosztów i optymalizację zatrudnienia w firmie, podejmowanie nowych inwestycji. A takie integracje przecież nie są oczywistością – „ktoś” musi je zaprojektować, wdrożyć, aktualizować…

Czas doradcy

W tym miejscu należy powiedzieć wprost – zawód księgowego, mimo postępującej automatyzacji, nie zginie. Nawet najlepszy system zintegrowany z dostawcami, z odbiorcami czy z bazami urzędów nie zastąpi wiedzy i doświadczenia, które łączy się z problemami dnia codziennego – w tym ze sławnym „co wpisać w koszty, co zoptymalizować, ile zainwestować”. Dlatego eksperci, z którymi rozmawiamy, podkreślają, że księgowi w dzisiejszych czasach powinni rozwijać się w kierunku pełnienia funkcji doradczej, która opiera się na wiedzy i umiejętnościach z zakresu finansów oraz rachunkowości, a także znajomości zasad ekonomii. Stają się coraz bardziej doradcą biznesowym, a to wymaga nie tylko solidnej wiedzy technicznej, ale również umiejętności komunikacyjnych, strategicznego myślenia i analizy biznesowej dotyczącej konkretnych branż.

Jedną z kluczowych dziedzin, w których księgowi mogą być skutecznymi doradcami, jest analiza danych finansowych. Wykorzystując swoje umiejętności analityczne, księgowi mogą pomóc przedsiębiorstwom w zrozumieniu ich sytuacji finansowej, identyfikowaniu mocnych i słabych stron oraz prognozowaniu przyszłych wyników. Na podstawie tych analiz mogą proponować strategie optymalizacji finansowej, zarządzania kosztami i zwiększania rentowności, a także aktywnie uczestniczyć w tworzeniu strategii rozwoju biznesu dla firm w których pracują.

Księgowi mogą także wspierać firmy w procesie budżetowania i prognozowania finansowego. Opracowując realistyczne budżety i prognozy, pomagają przedsiębiorstwom w planowaniu działań biznesowych i osiąganiu ich celów finansowych. Ponadto śledzenie wykonania budżetu i identyfikacja odchyleń daje księgowym możliwość szybkiego reagowania na zmiany w otoczeniu biznesowym i wprowadzania korekt w strategii finansowej.

W zarządzaniu ryzykiem finansowym księgowi będą odgrywać istotną rolę w identyfikacji, ocenie i zarządzaniu ryzykiem związanym z działalnością finansową firmy. Poprzez analizę ryzyka rynkowego, kredytowego, operacyjnego i innych rodzajów ryzyka, mogą pomóc firmom w minimalizowaniu zagrożeń dla ich stabilności finansowej i zapewnieniu ciągłości działalności.

Tylko jak to zrobić? Trzeba postawić na rozwój nowych umiejętności!

--------------------------------------

dr Michał Hendryk, rzecznik prasowy Stowarzyszenia Księgowych w Polsce

Księgowi to ludzie, których historia przyzwyczaiła do konieczności nieustannego rozwoju. Patrząc z perspektywy zmieniającego się otoczenia, w najbliższych latach spodziewamy się rosnącego zapotrzebowania na szkolenia dla księgowych. Można je podzielić na dwie grupy. Pierwszą grupę stanowią szkolenia stricte merytoryczne, które będą obejmować tematy związane z aktualizacją przepisów w Polsce. W tym miejscu mamy na myśli nie tylko zmiany dotyczące podatków, ale również bilansów, czyli te związane z największą od lat modernizacją ustawy o rachunkowości. Drugim niezwykle ważnym dla księgowych aspektem są szkolenia obejmujące zmieniające się technologie. W tym miejscu mamy na myśli przede wszystkim implementację KSeF i rozwiązań AI. Jako Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jesteśmy przygotowani, by wspierać księgowych w rozwiązywaniu wszystkich problemów, których doświadczają.