Jak skutecznie przeciwdziałać problemowi przekraczania terminów obsługi spraw?

Rzecz o tym, dlaczego łatanie dziur nie podnosi efektywności procesów biznesowych.

Przeciekanie dachu to problem, z którym właściciel budynku może sobie w stosunkowo prosty sposób poradzić. Ważna jest jednak umiejętność rozpoznania i naprawienia powstałych usterek, choć samo zlokalizowanie przecieku może okazać się niewystarczające. W takiej sytuacji natychmiast pojawia się wątpliwość, jaką metodę wybrać, aby naprawić nieszczelność i z jakich narzędzi i rozwiązań skorzystać. 

Przeciekanie dachu jest podobne do sytuacji, które spotykamy w procesach biznesowych. Wystarczy się rozejrzeć: bezcelowe spotkania, wielowątkowość zadań i procesów, brak spójności, podwójne wprowadzenie tych samych danych, nieodnalezione informacje. W efekcie: przekroczone terminy spraw. To tylko krople zbierające się w wiadrze o nazwie „marnotrawstwo”.

Rozwiązaniem nierzadko może być konieczność przeprowadzenia remontu generalnego. Warto wówczas wykonać kompleksową analizę problemu, podejmując decyzję o centralizacji informacji w postaci elektronicznych archiwów, dla których wsadem będą zdigitalizowane dokumenty papierowe mające wpływ na obsługę przyszłych spraw.

Jeśli nie jesteśmy specjalistami dekarstwa, wybór metody uszczelnienia pokrycia dachowego warto skonsultować z fachowcem. Doradzi on, w jaki sposób organizować informacje, rejestrując wszystkie zdarzenia, skanując korespondencję, grupując sprawy i przydzielając potokom danych ścisłe terminy wykonania. Standaryzacja procesów i dystrybucja dokumentów w ramach zespołów, projektów czy departamentów pozwala tworzyć wartościową informację, przy jednoczesnym zachowaniu terminów wykonania.

Jeśli doskwiera nam coraz większy zalew nieustrukturyzowanych informacji i danych, co przekłada się na przekraczanie kolejnych terminów, postawmy pierwszy krok na drodze do poprawy standardu pracy. Wszyscy ponosimy koszty nieoptymalnych procesów, niezależnie od sumy kropel zebranych w wiadrze, które z dnia na dzień zapełnia się coraz szybciej. Upewnijmy się zatem, co jest lepsze: łatanie dziur czy wykonanie nowego pokrycia.

Autor jest Ekspertem ds. Zarządzania Informacją www.rhenus-data.pl