JPK powinien stać się impulsem do unowocześnienia procesu rozliczeń VAT w firmie

Mówimy o półmetku wdrożenia po stronie podatników, niestety nie po stronie organów – pomimo wysłania danych, organy podatkowe nie wróciły do podatników z żadną informacją. W szczególności nie wskazano, na ile te rozliczenia były nieprawidłowe (skądinąd nie ma podstaw do twierdzenia, że są prawidłowe z tego tylko powodu, że dane przeszły przez bramkę) bądź wymagają dodatkowych wyjaśnień. Piszę „niestety”, gdyż istnieje – moim zdaniem – uzasadniona obawa, że gdy ćwiczenie takie zostanie wykonane przez władze skarbowe w stosunku do przesłanych danych, pytań, wątpliwości, a może i korekt do zrobienia będzie wiele. Tym więcej, im więcej okresów sprawozdawczych minie, od kiedy zaistnieje obowiązek sprawozdawczy. 

E-raportowanie – chwilowe tornado czy nowa rzeczywistość?

Wierzę jednak, że nawet w takim przypadku, po wytężonej pracy służb finansowo-księgowych, przy zareagowaniu na wątpliwości czy też nieprawidłowości wynikające z automatycznej analizy wymaganych danych, proces raportowania „uspokoi się”, a podatnicy wyeliminują identyfikowalne przez narzędzia analityczne kwestie. Czy zatem JPK, w zakresie danych raportowanych cyklicznie, to tylko krótkotrwałe, choć być może dotkliwe, tornado? Wydaje mi się, że nie, a obowiązek ten, także z uwagi na swoją powszechność, jest przełomem pomiędzy tradycyjną kontrolą a kontrolą w cyfrowej rzeczywistości. Spójrzmy na inne planowane lub wdrażane rozwiązania: elektroniczny rejestr faktur, elektroniczne paragony, e-faktury i ich obowiązkowe zastosowanie dla instytucji publicznych, limit płatności gotówkowych z perspektywy podatkowej, pozostałe struktury JPK czy też nowo zapowiadane. Możemy te obowiązki zestawić z rozszerzaną odpowiedzialnością solidarną, nowymi sankcjami finansowymi oraz karnymi i przyłożyć to do coraz bardziej konkurencyjnych warunków rynkowych, szybkości rozwoju, zaangażowania technologii czy też rozproszenia geograficznego i organizacyjnego. Okaże się, że nasze rozliczenia podatkowe, w szczególności w zakresie VAT, staną się wielkim wyzwaniem dla biznesu. 

Nowoczesny proces VAT jako odpowiedź na zmiany

Czy możemy zarządzić tym procesem i przygotować się na nowe podejście? Uważam, że tak, a rozwiązanie tkwi w zmianie podejścia do rozliczeń VAT w firmie. Odpowiedzią jest ich standaryzacja i automatyzacja. Standaryzacja oznacza zbudowanie modelu (mapy procesu rozliczeń i podatkowej mapy transakcji), który będzie na tyle elastyczny, aby dostosowywać się do naszego biznesu i jego zmian. Jednocześnie model będzie dotyczył różnych aspektów działania przedsiębiorstwa, wszędzie gdzie określone decyzje i działania będą rodziły skutki podatkowe. W ten sposób cały proces nie będzie się zaczynał dopiero u księgowego i kończył na złożeniu deklaracji podatkowej, ale w wymaganym zakresie będzie wyznaczał standardy postępowania dla innych działów, np. handlowego, logistycznego czy zakupowego, wyznaczając im odpowiednie role. 

Aby zapewnić automatyzację, w procesie trzeba będzie wykorzystywać narzędzia IT, w których zaszyte są właściwe dla danego biznesu punkty kontrolne oraz metody uzgodnień. Gdy w wyniku ich pracy ustalone zostaną niezgodności bądź nowe zdarzenia, merytoryczny ekspert będzie musiał ustalić ich przyczyny, właściwą kwalifikację, a nowe zdarzenia zdefiniować tak, aby włączyć je jako zasady zaszyte w systemie. Jednak by było to możliwe, niezwykle ważne jest, aby dobrze zrozumieć swój biznes i jego konsekwencje podatkowe. W przeciwnym wypadku albo nie będziemy mogli właściwie zweryfikować wyników analiz i wyszukać ryzyk, albo nie będziemy mogli tworzyć zasad, a tym samym ręcznie zaczniemy łatać system i zaprzepaścimy możliwość jego automatyzacji. 

Pójść za ciosem

Wdrożenie nowoczesnego procesu rozliczeń VAT nie jest proste i wymaga zarówno większego zaangażowania na etapie wdrożenia, jak i zmiany podejścia w trakcie jego prowadzenia. Dodatkowo zakłada wykorzystanie nowych systemów i rozwiązań informatycznych. Jest to projekt kompleksowy, na styku pracy księgowego, specjalisty od podatków, informatyka i analityka. Każdy, kto wdrożył raportowanie JPK, analizując przy tym pod kątem księgowo-podatkowym także proces rozliczeń VAT, źródła danych i ich pochodzenie, a nie potraktował tego ćwiczenia tylko jako „wgrania” dodatkowej aktualizacji systemu, mógł się przekonać, o jaką kompleksowość na różnych obszarach chodzi. 

Jest to dobry moment, aby pójść za ciosem i wykorzystać czas wdrażania jako punkt wyjścia do unowocześnienia procesu rozliczeń VAT. Państwo idzie naprzód, jeśli chodzi o podejście i narzędzia wykorzystywane w kontroli. Pytanie, czy podatnicy nie pozostaną w tyle.