PPK. Kto pyta, nie zbłądzi

Jak wynika z raportu firmy KPMG opublikowanego w październiku 2019 r., jednym z najważniejszych wyzwań związanych z wprowadzeniem PPK, oprócz kwestii organizacyjnych, jest osiągnięcie wystarczającego poziomu kompetencji przez przedsiębiorców i ich działy HR, niezbędne do jego uruchomienia. Samo wdrożenie PPK nie jest szczególnie trudne, ale jak pokazały przykłady wdrożeń programu w dużych firmach, podczas uruchamiania programu można się zetknąć z wieloma wątpliwościami natury prawnej dotyczącymi różnych aspektów programu. 

Najlepszym sposobem na to, by sobie z nimi poradzić, jest po prostu skontaktowanie się z przedstawicielami instytucji wprowadzających PPK. Te, po pierwszym etapie wdrożenia, mają już niezbędne kompetencje do udzielania wskazówek i rad dla przedsiębiorców. 

Kryteria wyboru instytucji

Na rynku istnieje obecnie 20 firm, które oferują Pracownicze Plany Kapitałowe. Każdy przedsiębiorca musi wybrać jedną z nich. Co do zasady, ich oferta musi spełniać określone wymagania ustawowe, dlatego między najważniejszymi aspektami oferty (kosztami prowadzenia PPK) nie ma zbyt wielkich różnic. Ponadto pracodawcy w zasadzie nie mogą od tych firm skorzystać z żadnych, dodatkowych ofert finansowych. 

Czym więc się kierować? – Co prawda kryteria wyboru instytucji zarządzającej są określone ustawą, ale przystępując do wyboru instytucji finansowej, warto się zastanowić, co może kryć się pod lakonicznymi sformułowaniami ustawy i co jest dla nas istotne – komentuje Adam Kraszewski, managing associate, radca prawny w kancelarii Gessel.

Dlatego wybór powinien dotyczyć głównie interesów osób zatrudnionych w firmie. – Dla części osób będzie to wygodny interface instytucji finansowej, dla innych łatwość kontaktu – dodaje. 

Jak zaznacza Anna Skuza, radca prawny, lider Praktyki Prawa Pracy, Deloitte Legal, proponowane warunki zarządzania to m.in. wynagrodzenie pobierane przez instytucję finansową. – Warto zweryfikować, czy dana instytucja, poza opłatą za zarządzanie, zdecydowała się pobierać także wynagrodzenie za wynik. Należy przy tym pamiętać, że w związku z wysokością wynagrodzenia obowiązują ustawowe ograniczenia. Z kolei doświadczenie w zarządzaniu to nie tylko lata obecności danej instytucji finansowej na polskim rynku, ale przede wszystkim doświadczenie zatrudnionego w niej zespołu – mówi.

Najważniejsze pytania 

Jak radzi Aleksandra Faderewska-Waszkiewicz, adwokat i doradca podatkowy, partner zarządzający kancelarii Łaszczuk i Wspólnicy, w rozmowach z instytucjami finansowymi warto pytać o to, jakie wsparcie oferują podmiotom zatrudniającym przy wdrożeniu PPK, czy np. przeprowadzą szkolenia dla osób zatrudnionych, przekażą broszury informacyjne dla osób zatrudnionych itp. – Istotne jest również to, jak w praktyce będzie wyglądać obsługa przez daną instytucję finansową osób zatrudnionych, czy np. instytucja oferuje aplikację, dzięki której osoby zatrudnione będą miały łatwy dostęp do swojego konta PPK, jakie będą możliwe formy kontaktu osób zatrudnionych z daną instytucją – tłumaczy.

Nie oznacza to, że wszystkie zagadnienia związane z prowadzeniem PPK można „przerzucić” na instytucję finansową. Wręcz przeciwnie – przedsiębiorcy muszą 

m.in. nie tylko przygotować własne działy zajmujące się kadrami, ale także dostosować systemy informatyczne (więcej w kolejnym tekście). – Poziom wsparcia ze strony instytucji może być różny i warto na to zwrócić uwagę – radzi Aleksandra Faderewska-Waszkiewicz.

Ważnym tematem powinna być również kompatybilność systemów informatycznych instytucji finansowej z tymi posiadanymi przez pracodawcę. – Nie można też zapomnieć o prawnych warunkach współpracy z instytucją finansową wynikających przed wszystkim z umowy o zarządzanie PPK, w tym warunkach i terminie, w jakich ta współpraca może być zakończona przez każdą ze stron – zauważa Anna Skuza.

Rozmowy z pracownikami

Zgodnie z ustawą w procesie wyboru PPK powinni wziąć udział sami pracownicy.  W przepisach nie zawarto jednak zbyt wielu szczegółów, jak powinna wyglądać ich partycypacja. Należy pamiętać, że choć przedsiębiorca musi zasięgnąć opinii przedstawicieli związkowców albo wybranych przedstawicieli załogi (jeśli związki zawodowe w firmie nie działają), to ostateczny wybór należy do niego. 

– Udział przedstawicieli osób zatrudnionych w wyborze instytucji finansowej jest pożądany i nie powinien zamieniać się w ogólnozakładowy plebiscyt. Musimy pamiętać, że dokonując wyboru partnera, bazujemy na kryteriach merytorycznych a nie na emocjach – wyjaśnia Adam Kraszewski.

Jak wynika z doświadczeń we wdrażaniu PPK w dużych firmach, szczególnie interesujące są wewnętrzne szkolenia dotyczące PPK, w tym dlaczego programy zostały stworzone. – Tylko mając wiedzę, pracownik będzie w stanie podjąć świadomą decyzję. Pod kątem budżetowania działalności podmiotu zatrudniającego rozważyć można wcześniejszą niewiążącą anonimową ankietę dotyczącą zainteresowania PPK. Pozwoli to na zorientowanie się, jaki może być spodziewany poziom partycypacji – podpowiada radca prawny.

Aleksandra Faderewska-Waszkiewicz dodaje, że w dużych podmiotach wybór instytucji finansowej bardzo często polegał na prezentacji kilku wybranych instytucji przed pracodawcą oraz reprezentacją pracowników. W niektórych firmach organizowane były wręcz konkursy, w których pracownicy mieli czynny udział. – Zaangażowanie pracowników w wybór instytucji finansowej niewątpliwie wpływa także na poziom partycypacji, który w mojej ocenie jest większy w firmach, w których pracownicy brali aktywny udział w jej wyborze – twierdzi. 

Czy przedsiębiorcy powinno zależeć na wysokiej partycypacji? Z jednej strony, to dodatkowe koszty, ale z drugiej, okazja do przedstawienia pracownikom własnego zaangażowania w budowę kapitału na emeryturę. Podczas konferencji podsumowującej pierwszy etap wdrożenia PPK, PFR nagrodził również wyjątkowo aktywne pod względem promocji PPK firmy.

Oferta nie tylko związana z PPK

Przedsiębiorcy nie powinni liczyć na możliwość wynegocjowania dodatkowych benefitów związanych z prowadzeniem firmy. Jest to surowo zakazane. – Obowiązujący zakaz oferowania lub udzielania podmiotom zatrudniającym jakichkolwiek dodatkowych korzyści materialnych z tytułu zawarcia umów o zarządzanie i prowadzenie PPK skierowany jest do instytucji finansowych, a więc ryzyko związane z naruszeniem tego zakazu ponoszą instytucje finansowe – tłumaczy przedstawicielka kancelarii Łaszczuk i Wspólnicy.

Tym zakazem nie są jednak objęte dodatkowe benefity adresowane do podmiotów innych niż pracodawca. – W ofercie mogą się zatem pojawić dodatkowe udogodnienia dla uczestników PPK. I tak niektóre instytucje finansowe oferują rabaty na inne produkty finansowe oferowane przez nie lub przez podmioty z nimi powiązane – zaznacza Anna Skuza z Deloitte.

Oczywiście, pracodawcy mogą przy wyborze instytucji finansowej dopytać się, w jaki sposób instytucja może wspomóc przy wdrożeniu oraz funkcjonowaniu PPK u danego pracodawcy, jednakże należy pamiętać o tym, że wybór instytucji finansowej musi nastąpić według kryteriów wskazanych w ustawie, w szczególności biorąc pod uwagę najlepszy interes osób zatrudnionych.  

Benefity dla pracowników 

Eksperci wskazują również, że kwestie ewentualnych dodatkowych benefitów dla pracowników należy powiązać ze strukturą zatrudnienia załogi. – Przykładowo, w firmach, w których zespoły składają się głównie z osób młodych, większy nacisk kładziony może być na dostępność do rachunku PPK przez internet, aplikację mobilną itp. Z kolei, tam gdzie zespół składa się głównie ze starszych pracowników, większe znaczenie może mieć liczba placówek terenowych, w których możliwe będzie dokonanie wszelkich dyspozycji związanych z rachunkiem PPK – informuje Anna Skuza.

Jak zaznacza, oferty opublikowane na portalu www.mojeppk.pl zawierają dodatkowe zachęty mające skusić firmy do wyboru danej instytucji. – Niektóre z tych zachęt adresowane są do firm, np. wsparcie konsultantów w toku administrowania PPK. Inne z kolei skierowane są do uczestników, np. różnego rodzaju rabaty na produkty finansowe oferowane przez daną instytucję lub spółki z jej grupy kapitałowej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca w zapytaniu ofertowym wskazał dodatkowe, pozaustawowe czynniki, które mogą być istotne z jego perspektywy przy ocenie ofert – podsumowuje.

---

Adam Kraszewski 

managing associate, radca prawny w kancelarii Gessel

Obsługa jest najważniejsza

PPK są produktem wystandaryzowanym. Istotne jest natomiast, aby służby kadrowe pracodawcy dysponowały ze strony instytucji finansowej wsparciem. W tym zakresie nie chodzi tylko o ogólne materiały informacyjne, ale sprawne stałe wsparcie, które będzie reagować w przypadku problemów z wgraniem danych czy korektą.

-

Anna Skuza 

radca prawny, Lider Praktyki Prawa Pracy, Deloitte Legal

Kryteria wyboru PPK

Dokonując wyboru instytucji finansowej, należy kierować się przede wszystkim kryteriami wskazanymi w ustawie o PPK, a mianowicie: oceną proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK; efektywnością instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami; posiadanym doświadczeniem w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi; a także  najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych. W zapytaniu ofertowym firma może doprecyzować te kryteria poprzez wskazanie czynników, na podstawie których będzie dokonywała oceny.