Polska spółka stworzyła aplikację do sygnalizowania nieprawidłowości w firmach
Wchodząca w życie 17 grudnia 2021 roku Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów nakłada na firmy prywatne i państwowe oraz instytucje publiczne szereg wymagań, m.in. obowiązek stworzenia wewnętrznych bezpiecznych kanałów komunikacji zapewniających ochronę poufności tożsamości osób zgłaszających nieprawidłowości, a także podejmowanie działań następczych, jeśli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych. Jednak jak wynika z badania przeprowadzonego w kwietniu br. przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech, podmioty w Polsce nie są gotowe na dostosowanie swoich struktur i procesów do nowych regulacji prawnych. Mniej niż połowa firm i instytucji posiada kanały dla sygnalistów, ale w 9/10 przypadków nie zapewniają one anonimowości osób zgłaszających, czego oczekuje 70 proc. pracowników! W efekcie aż 69 proc. respondentów obawia się konsekwencji służbowych, takich jak zwolnienie czy pominięcie przy awansach oraz ostracyzmu współpracowników. Ponadto 44 proc. z nich nie sygnalizuje problemów w miejscu pracy, bo uważa, że ich zgłoszenie nie przyniesie efektów.
Odpowiedzią na potrzeby zarówno pracowników, jak i pracodawców ma być system whiblo, stworzony przez braf.tech. Ta nowoczesna i intuicyjna aplikacja przeglądarkowa oraz mobilna pozwala na odbieranie i obsługę zgłoszeń dotyczących przypadków łamania prawa i złych praktyk w organizacji. Dzięki zastosowanym technologiom (szyfrowanie danych i połączeń, zewnętrzne i niezależne serwery z certyfikatem ISO 27001, usuwanie metadanych, podwójna autentykacja kont osób obsługujących system w organizacji), whiblo gwarantuje komfort anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, jakiego nie zapewniają tradycyjnie stosowane do tego celu kanały komunikacji: skrzynki na listy, firmowe konta mailowe, formularze internetowe czy linie telefoniczne.
Sam proces zgłaszania problemów jest bardzo prosty. Po utworzeniu indywidualnego konta klienta w domenie whiblo wystarczy wejść do panelu sygnalisty, a następnie wprowadzić informacje o niepożądanej sytuacji. W każdym momencie sygnalista ma możliwość ponownego zalogowania się do systemu z użyciem indywidualnych i poufnych danych, aby uzupełnić swój wpis, sprawdzić status zgłoszenia lub prowadzić w pełni anonimowy dialog z koordynatorem aplikacji po stronie organizacji. Z kolej koordynator, poza obsługą zgłoszeń, ma również możliwość prowadzenia ich rejestru, generowania raportów, archiwizacji zgłoszeń i dokumentów, czy eksportu danych do zewnętrznych zasobów. Jak podkreślają twórcy aplikacji, whiblo pozwala zachować zgodność z nowymi regulacjami, jak również wspiera budowę otwartej i odpowiedzialnej kultury organizacyjnej oraz rozwijanie dobrych praktyk w firmie czy instytucji.
- Nasza aplikacja spełnia wymagania Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (AML), ustawy o ofercie publicznej i RODO. System został stworzony w środowisku chmury obliczeniowej, więc proces jego wdrożenia i utrzymania w późniejszym okresie nie wymaga praktycznie zaangażowania wewnętrznych zasobów IT. Jednak największą korzyścią z użytkowania whiblo jest możliwość identyfikacji i eliminowania słabości organizacji na wczesnym etapie, co pomoże zapobiegać większym problemom, jak np. zburzenie dobrych relacji wewnątrz firmy, utrata reputacji czy kary finansowe od organów państwowych – tłumaczy Rafał Barański, prezes braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo.
- Dużo mówi się o zabezpieczeniu potrzeb sygnalisty, natomiast aplikacja whiblo wspiera także osoby wyznaczone do odbierania i obsługi zgłoszeń po stronie organizacji. Wpłynięcie zgłoszenia często oznacza dodatkowe obowiązki, a czasem zmianę priorytetów. Trzeba uruchomić procedurę przyjęcia i wyjaśnienia zgłoszonej sytuacji, co może trwać nawet kilka miesięcy. Projektując aplikację, koncentrowaliśmy się na tym, by była ona możliwie najbardziej intuicyjna dla każdego użytkownika oraz ułatwiała zarządzanie sprawami przez organizację – dodaje Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech, ekspert ds. compliance, współtwórczyni aplikacji whiblo.
