Księgowi to magowie liczb

Jak zmieniła się praca księgowego w ciągu ostatnich kilkunastu lat?

Zdecydowanie zmieniła się forma obsługi przedsiębiorstw, bo przecież kwestie odpowiedzialności i zadań praktycznie są te same. Druga kwestia to zmieniające się wymagania względem księgowych. Kiedyś, za czasów księgowości papierowej, księgowy miał więcej czasu na zaksięgowanie dokumentów, działał w bardziej stabilnym środowisku. Dziś świat nabrał ogromnej dynamiki, głównie przez rozwój technologii, ale i ogólnie zwiększenia tempa biznesu To właśnie technologia w świecie księgowych stała się takim języczkiem u wagi. Nie ma innej drogi, jeśli weźmiemy pod uwagę chociażby proces zmian legislacyjnych, to te 10 czy 20 lat temu był o wiele bardziej przewidywalny i cykliczny. Dziś jest inaczej.

Księgowy musi działać nie tylko reaktywnie, ale też aktywnie?

Tak, księgowy musi cały czas działać, trzymać rękę na pulsie. Księgowi z natury swojego zawodu są przede wszystkim uporządkowani. Mówi się, że to nie zawód, a powołanie. Dziś ta szybkość się zmienia, księgowi muszą szukać narzędzi informatycznych, które po prostu umożliwią im normalne funkcjonowanie. Można powiedzieć, że księgowość „padła ofiarą” rewolucji technologicznej, ale oczywiście jest też jej beneficjentem.

W jakim zakresie?

Oprogramowanie do księgowości, zarządzania finansami, monitoringu zmian legislacyjnych i systemy ERP, np. enova365, są coraz bardziej rozwinięte i pomagają w pracy księgowego. Producenci oprogramowania dla biznesu robią wszystko, by księgowy zdążył z rozliczeniem podatków, by mógł szybko odpowiedzieć na potrzeby przedsiębiorstw. I tu też pojawia się ważny aspekt. Dziś księgowy musi na bieżąco informować struktury firmy o tym, co aktualnie się dzieje w jej finansach. Jak sfinansować dany zakup, jakie jest ROI różnych działań, jak pozyskiwać finansowanie unijne, a potem je rozliczyć. Księgowy musi to wszystko łączyć jak w soczewce. Dlatego sprawna firma musi stworzyć taką strukturę, w której księgowy jest mocno zatopiony w procesy biznesowe. I z tego „kotła danych” musi wyciągać informacje, analizować je i doradzać.

Czyli zmienia się też rola księgowego w biznesie?

Dokładnie, dziś księgowi muszą przede wszystkim elastycznie dopasowywać się do sytuacji. Kiedyś standardem było to, że księgowy dosłownie narzucał swój sposób działania na całą firmę. Robili coś od lat i starali się, by robiono tak stale. Dziś to już niemożliwe, ale księgowi to w większości rozumieją. Muszą się otworzyć na innych, dobrze się komunikować i przejawiać chęć na nowinki technologiczne. Chociażby cyfrowy obieg dokumentów i system informowania o tym, co dzieje się w firmie - księgowy musi być również nadawcą, jest takim swego rodzaju „dziennikarzem”, który przekazuje i tłumaczy kluczowe informacje biznesowe, czasem nawet breaking news (wiadomości z ostatniej chwili) dla pracowników firmy, arkana przepisów i obligacji nakładanych na firmę przez ustawodawcę. Jednak potrzebuje do tego narzędzi. Pamiętajmy też, że dziś zwykli pracownicy nie muszą z każdą sprawą biegać do działu księgowego. Powinni mieć system, który pozwoli im pozyskać ważne informacje. Nie muszą to być skomplikowane wyliczenia, ale taki jakby panel informacyjny. Jednak potrzebny jest ktoś, kto te dane opracuje.

Jak w takim razie na pracę księgowego wpływa zmiana pokoleniowa?

W ogromnym stopniu. Nowa generacja pracowników ma zupełnie nowe potrzeby w zakresie otrzymywania danych. Przykładowo, młodzi chcą otrzymywać informacje o wynagrodzeniach na smartfon, nie potrzebują tradycyjnych, drukowanych „pasków”. Wolą e-mail niż rozmowę bezpośrednią. Preferują krótkie konkretne informacje, najlepiej pokazane w postaci wykresów. Takie potrzeby też doprowadzają do zmiany w pracy księgowego, oni stają się również architektami, przygotowującymi dane w zrozumiały sposób. Oczywiście, to nie tylko zadanie dla księgowych, ale też całego przedsiębiorstwa.

Czy dziś księgowi mają na tyle „dużą siłę przebicia”, by przekonać firmy do zrozumienia ich potrzeb i wyzwań? Od przedstawiciela jednej z firm słyszałem historię, w której księgowi w mniejszych miastach chcieliby mieć takie nowoczesne narzędzia i być liderami zmiany, ale problem polega chociażby na tym, że wielu przedsiębiorców woli używać faktur wypisywanych ręcznie czy po prostu nie rozumieją nowej rzeczywistości.

Rzeczywiście dawniej przedsiębiorcy znacznie bardziej cenili pracę księgowych i ich kompetencje. Księgowi byli wręcz przewodnikami w aspektach prowadzenia firmy, zwłaszcza w pierwszych latach po transformacji systemowej. Z czasem ta rola osłabła, przedsiębiorcy myśleli głównie o rozwoju, a świat rozliczeń podatkowych stawał się czymś, co w ich głowie mogło być blokadą do osiągnięcia szybkich wzrostów. Tyle że zmiany w przepisach są olbrzymie – i bez sprawnego księgowego ich wdrażanie nie byłoby możliwe, a dobry księgowy dla firmy to niezmiennie od lat, niezależnie od systemów politycznych i rewolucji technologicznych, jest cenny.

Czy w takim razie nadchodząca rewolucja w postaci KSeF zmieni miejsce księgowego w firmie?

On doprowadzi do zmiany paradygmatu w myśleniu o obrocie danymi w firmach. Na pewno też wpłynie na rolę księgowych, bo to oni będą musieli w firmach nauczyć wszystkich, jak poruszać się w tym nowym świecie. I to pokazuje kierunek zmian – rozwój oprogramowania do zarządzania finansami sprawia, że dziś księgowy nie musi poświęcać tak dużo czasu na samo księgowanie dokumentów. Dziś rośnie rola księgowego jako doradcy biznesowego, prawdziwego partnera dla przedsiębiorców, który potrafi czytać dane, wie, co się dzieje wewnątrz biznesu i potrafi to przekazać na zewnątrz. Oczywiście, to będzie wymagało od księgowych pozyskania zupełnie nowych kompetencji. Przykładowo, analizy wielkich zbiorów danych oraz dużych umiejętności komunikacyjnych. Niezbędne będą także umiejętności techniczne, np. w zakresie analizy danych i komunikacji z AI.

Czyli księgowi przestaną być „księgowymi”?

Będzie zmiana, ale czy tak gruntowna? Trudno powiedzieć. Trochę tak już się dzieje w dużych korporacjach czy nawet w mniejszych firmach, które mają własne zespoły księgowych. Właściciele mikrofirm na taką rewolucję na pewno poczekają. Księgowi na pewno będą musieli uczyć się nowych rzeczy, obsługi nowych narzędzi. Rozpowszechnią się narzędzia z zakresu business intelligence, zamiast tradycyjnego Excela będą bardziej zautomatyzowane systemy przetwarzania danych, ale na pewno oferujące znacznie większe możliwości. Z czasem na pewno rozwiną się systemy bazujące na inteligentnych chatbotach, czyli księgowy zamiast uczyć się języków programowania, będzie mógł przeszukiwać bazy danych, stosując język naturalny. To pokazuje, że bardziej istotne stanie się diagnozowanie problemu i znalezienie odpowiedzi niż takie typowe „księgowe wyliczanie”. Po prostu staną się szafarzami wiedzy o ekonomii w skali małych firm.

Czyli jest jeszcze światełko przed zawodem?

Oczywiście! Księgowi muszą się zmienić, zmieniają się też firmy, ale nie zmienia się jedno. Księgowi to są „magowie liczb” i w przyszłości również nimi będą. Zmieni się po prostu to, w jaki sposób będą pracować z liczbami.