Karty rozdane. PPK w największych firmach

– Do głównych problemów podmiotów zatrudniających przy wdrażaniu PPK należy przede wszystkim brak precyzyjnych regulacji prawnych oraz niejednoznaczność objaśnień i wytycznych. Przedsiębiorcy świadomi nowego obowiązku, który został na nich nałożony, poruszają się na grząskim gruncie pomiędzy obowiązkami informacyjnymi, zmianami w programach kadrowo-płacowych, konsultacjach ze związkami zawodowymi czy zapewnianiem środków na dokonywane wpłaty – ocenia Antoni Kołek, prezes Instytutu Emerytalnego.

Duże firmy borykały się m.in. z problemem interpretacji niektórych przepisów. – Tak znacząca złożoność wdrożenia PPK sprawia, że w wielu firmach projekty wdrożenia nowej formy oszczędzania trwały nawet kilka miesięcy – dodaje.

Najwięksi podsumowują

Najwięksi pracodawcy w Polsce najczęściej nie chcą komentować procesu wdrażania. Przedstawiciele firm, którzy zdecydowali się na rozmowę z nami podkreślają, że pomimo wielu wyzwań program udało się wprowadzić zgodnie z terminami, choć przygotowania do wdrożenia rozpoczęto jeszcze przed oficjalnym startem programu w lipcu 2019 r. 

Przykładowo, polska firma modowa LPP, właściciel m.in. sieci Reserved musiała wdrożyć program PPK aż w 1000 punktach handlowych w całej Polsce. – Wdrożenie PPK dla kilkunastu tysięcy pracowników wiąże się z dużymi nakładami pracy wewnątrz organizacji oraz zakupem odpowiedniego oprogramowania. Biorąc pod uwagę, że pracownicy Grupy LPP działają w rozproszonym środowisku, samo zorganizowanie procesu oraz narzędzi gwarantujących sprawną i terminową realizację programu PPK było dużym wyzwaniem, wymagającym zarówno czasu, jak i środków finansowych – komentuje Paweł Serowik, dyrektor ds. personalnych LPP.

Oprócz tego LPP zwraca uwagę na krótki czas na wdrożenie programu i  brak precyzyjnych wytycznych dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, co w praktyce do ostatniej chwili generowało konieczność sprawdzania poprawności działania schematów kwalifikacji pracowników i poprawnego naliczania składek. – Przy tak dużej skali działania kluczowe zatem było prawidłowe przygotowanie zautomatyzowanych narzędzi odciążających zarówno dział kadrowo-płacowy jak i samych pracowników – mówi Paweł Serowik.

LPP przy wyborze instytucji finansowej kierowało się przede wszystkim wsparciem informacyjnym. Ostatecznie wybór padł na firmę Axa. LPP ujawniła także poziom partycypacji – wyniósł zaledwie 25 proc.

Firma CCC zajmująca się sprzedażą obuwia podkreśla, że proces wdrożenia PPK przebiegł dość sprawnie. – Informowaliśmy pracowników za pomocą wewnętrznego systemu intranet oraz drogą e-mailową. Przygotowane zostały także specjalne materiały dotyczące pracowniczych planów kapitałowych tak, aby każdy pracownik miał pełną wiedzę niezbędną do podjęcia decyzji o uczestnictwie. Przeprowadziliśmy spotkania z pracownikami mające na celu usystematyzowanie wiedzy o PPK oraz wyjaśnienie wszelkich niejasności pojawiających się w kwestii procesu wdrożenia. Co bardzo istotne wszystkie czynności związane z wyłonieniem usługodawcy jak również z właściwym wprowadzeniem PPK dokonywane były przy wsparciu renomowanej kancelarii prawnej – wyjaśnia Daria Sulgostowska, rzecznik prasowy i kierownik ds. komunikacji w CCC.

CCC zainwestowało także w narzędzia informatyczne. – Wiodący producenci programów kadrowo-płacowych wspólnie przygotowali moduł PPK pozwalający na ustandardyzowanie procesu. Zakupiliśmy taki dodatkowy moduł do naszego systemu – dodaje.

Sam proces wyboru dostawcy przebiegał trzyetapowo. – Najpierw na podstawie ogólnie dostępnych wyników finansowych wybraliśmy 13 potencjalnych oferentów. W następnym etapie odbyły się spotkania indywidualne z wybranymi firmami, w trzecim etapie oceniliśmy oferty i wybraliśmy partnera finalnego. Proces wdrożenia PPK i wybór partnera wspierała kancelaria prawna. Poziom partycypacji dla całej Grupy CCC wynosi obecnie ok. 30 proc. – podsumowuje przedstawicielka firmy.

Kulisy związane z wdrożeniem PPK redakcji „My Company Polska” odsłoniła Poczta Polska, czyli największy pracodawca w Polsce zatrudniający ponad 80 tys. osób. Jak komentują przedstawiciele firmy, proces wdrożenia programu rozpoczął się już… w sierpniu 2018 roku! Zespoły projektowe na bieżąco monitorowały zmiany wprowadzane w projekcie ustawy i dostosowywały do wymagań biznesowych oraz projektu rozwiązania informatycznego. Największymi wyzwaniami, z jakimi musiała się zmierzyć firma to przygotowanie obsługi procesu PPK od strony HR oraz dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i finansowych do obsługi PPK.

Ostatecznie program w Poczcie Polskiej wdrożył Pocztylion Arka PTE. Umowa została podpisana w listopadzie. Poczta nie zdradza jednak poziomu partycypacji.

W kontekście dużych firm warto zwrócić uwagę także na dość duże grono podmiotów, które nie musiały wdrażać programu ze względu na istnienie Pracowniczych Programów Emerytalnych. Takie rozwiązanie ma m.in.: ArcelorMittal Poland, Grupa Azoty czy Orange Polska. 

Partycypacja

Jedną z najważniejszych informacji związanych z wdrożeniem PPK w największych firmach jest poziom partycypacji pracowników. Przypomnijmy, do programu każdy pracownik zapisywany jest automatycznie – na własne życzenie może się jednak wypisać.

Zgodnie z założeniami do projektu ustawy poziom partycypacji miał wynieść aż 75 proc. Z biegiem czasu przedstawiciele strony rządowej rewidowali swoje oczekiwania – do poziomu 50 proc. Czy tak się stanie musimy poczekać do 2021 r., czyli do momentu, kiedy PPK wprowadzą wszystkie firmy zatrudniające co najmniej jednego pracownika. Oficjalnych danych (stan na początek grudnia 2019 r.) brakuje także dla największych firm, które już formalnie zakończyły proces wdrażania PPK.

Odrobinę światła na sprawę rzuca raport opublikowany pod koniec listopada przez Instytut Emerytalny. Jak wynika z badania przeprowadzonego wśród kilkudziesięciu firm, średni rzeczywisty poziom partycypacji w PPK na podstawie badanej grupy mieści się w przedziale między 39 a 42 proc. W firmach, w których działają związki zawodowe średni poziom partycypacji jest nieco wyższy i wynosi 45 proc. Oczywiście są to tylko badania na małej próbie i rzeczywisty obraz sytuacji może być inny, ale i tak osiągnięcie 50 proc. poziomu partycypacji byłoby dużym zaskoczeniem.

– Z zapowiedzi projektodawców regulacji prawnych, a także organizatorów systemu wynikało, że PPK będą miały charakter powszechny a docelowo oszczędzać będzie w nich 11,5 mln osób. Dzisiaj trzeba te prognozy zweryfikować, a także wyciągnąć wnioski z działań komunikacyjnych władz publicznych. Z całą pewnością zaufaniu do długoterminowego oszczędzania w ramach PPK nie sprzyjają ciągle nowe pomysły reform, proponowane zmiany zasad funkcjonowania systemu emerytalnego czy planowana likwidacja OFE – uważa Antoni Kołek.

Co na to pracownicy

Interesujące badania w zakresie PPK przeprowadził ośrodek Grape dokonując ewaluacji ex ante programu. W badaniu wdrożono model ekonomiczny, w którym teoretyczni decydenci podejmują teoretyczne decyzje w warunkach współczesnej sytuacji ekonomicznej i społecznej w Polsce. W modelu poziom partycypacji wyniósł… 100 proc.!

– Pomimo negatywnych krótkookresowych skutków makroekonomicznych, uczestniczenie w PPK było optymalne dla wszystkich modelowych decydentów. Wynik 100-procentowego uczestnictwa wynikał z dwóch poczynionych w tym badaniu założeń – komentuje Artur Rutkowski z Grape. – Po pierwsze, to brak innych form oszczędzania, takich jak IKE, PPE czy IKZE. Po drugie,  to brak czynnika związanego z zaufaniem do propozycji rządowych.  Modelowi decydenci byli pewni, że w systemie emerytalnym już nigdy nic się nie zmieni. 

Względnie niski poziom partycypacji w największych firmach oznacza, że głównym problemem Polaków jest brak zaufania do PPK jako narzędzia do oszczędzania pieniędzy na emerytury, a także obecność potencjalnie innych, ciekawszych programów. – Zaufanie do systemu emerytalnego jest niskie. W Polsce panuje powszechny brak zrozumienia działania systemu emerytalnego, a rządzący nie robią nic, żeby ten stan rzeczy zmienić. Ciągłe zmiany systemu emerytalnego i jego „reformy” tylko pogłębiają niepewność z nim związaną. A brak wyjaśnienia społeczeństwu co te zmiany oznaczają, tylko potęguje brak zaufania ludzi do, coraz to nowych, pomysłów rządzących, które mają „uzdrowić” nasz system emerytalny – komentuje Rutkowski.

Koszty i tak wzrosną

Dylematy związane z PPK od stycznia staną przed średnimi firmami i ich pracownikami (firmy, które zatrudniają ponad 50 osób). Od dawna na łamach „My Company Polska” apelujemy o to, by przedsiębiorcy rozpoczęli przygotowania do wdrożenia programu jak najszybciej. Jednym z kroków, który powinno się wykonać jak najwcześniej, jest policzenie, jak zwiększą się koszty zatrudnienia pracowników w 2020 r. Pamiętajmy, że oprócz PPK ważnym czynnikiem będzie wzrost pensji minimalnej (o 350 zł brutto!).

Jak wynika z analizy, którą przygotowała jedna z firm doradczych, przy założeniu średniego wynagrodzenia brutto w firmie na poziomie 4,9 tys. zł (wynik dla III kwartału 2019 r.), to przy deklaracji minimalnych wpłat do PPK miesięczne wpłaty do programu wyniosą odpowiednio 74 zł ze strony pracodawcy i niemal 99 zł ze strony pracownika. 

Nawet przy założeniu, że poziom partycypacji wyniesie ok. 40 proc., to miesięczny koszt pracy dla firmy zatrudniającej 100 pracowników rośnie o ok. 3 tys. zł. Tyle że to nie jedyny koszt – należy również dostosować systemy informatyczne, a także poświęcić czas działu zajmującego się kadrami na obsługę programu. Pamiętajmy, że o ile proces wdrożenia PPK trwa zaledwie kilka miesięcy, to jego prowadzenie jest obligatoryjne! Na bieżąco trzeba aktualizować np. listę pracowników. Dlatego koszt funduszu wynagrodzeń wyłącznie przez PPK może wzrosnąć o 3 proc. w skali roku. Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę, że przeciętne wynagrodzenie brutto według GUS może wzrosnąć w 2020 r. do 5227 zł (na 2019 r. szacowano 4765 zł) – czyli miesięczna wpłata na PPK ze strony pracodawcy wzrosłaby już do ok. 80 zł na pracownika. Dla opisanego powyżej przykładu miesięczny wzrost kosztów wynosi już 3,2 tys. zł.

Co powinni zrobić średni przedsiębiorcy?

Przede wszystkim jak najszybciej rozpocząć proces wdrażania PPK. Więcej o tym pisaliśmy w grudniowym numerze „My Company Polska”. Cały raport dostępny jest także na stronie internetowej www.mycompanypolska.pl. Niepodpisanie umowy z jednym z 20 podmiotów grozi gigantycznymi karami!

Jeśli chodzi o sam wybór instytucji zarządzającej programami, warto kierować się przede wszystkim doświadczeniem w zarządzaniu funduszami emerytalnymi (niemal wszystkie podmioty zarządzały takimi instrumentami). – Próbując ocenić efektywność w zarządzaniu funduszami przez daną instytucję, należy pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze, taka ocena odbywa się na podstawie danych historycznych – przyszłość może kształtować się dowolnie zaskakująco. Po drugie, należy oczywiście wziąć pod uwagę zwrot z inwestycji, ale nie można pominąć ryzyka, na jakie dany zarządzający wystawił zarządzane środki. Istnieje wiele wskaźników, które te dwa wymiary (zwrot i ryzyko) kwantyfikują, np. Information Ratio, albo wskaźnik Sharpe’a. Po dokładniejszą radę jak wybrać zarządzającego PPK radzę udać się do profesjonalnego doradcy inwestycyjnego – kończy Artur Rutkowski.

Pracodawcy powinni także zwrócić uwagę na system wsparcia podmiotów dla pracodawców, a także ofertę dodatkowych benefitów dla pracowników.

---

Antoni Kołek prezes Instytutu Emerytalnego

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu PPK

W kolejnych grupach podmiotów, które będą wprowadzały PPK należy zwrócić uwagę na prawidłowe udokumentowanie procesu wyboru instytucji finansowej, a także efektywne przeprowadzenie działań komunikacyjnych. Przepisy ustawy o PPK nakładają na podmioty zatrudniające określone obowiązki informacyjne, które pracodawcy często uzupełniają o dodatkowe argumenty pozwalające na uznanie PPK za benefit pracowniczy. Dla wielu firm obowiązek wdrożenia PPK to szansa na ustanowienie dla pracowników dodatkowych świadczeń, które wpisują się zarówno w społeczną odpowiedzialność biznesu, jak i budowę lojalności pracowników wobec pracodawcy.

Hubert Szczepanik ekspert ds. PPK w Aviva Investors TFI

Potrzebny plan wdrożenia, interfejs i komunikacja

PPK można wdrożyć sprawnie bez większych błędów. Przekonałem się o tym przez ostatnie miesiące, gdy z zespołem pomagałem wdrożyć PPK w blisko 400 firmach zatrudniających 250+ osób. 

Już od stycznia 2020 r. PPK będą tworzyć firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników. Jeśli zarządzasz taką firmą lub odpowiadasz w niej za HR czy finanse, nie zwlekaj. Już teraz zrób plan i sprawdź oferty instytucji finansowych. Nie odkładaj tego do kwietnia - wtedy możesz nie podołać nowym obowiązkom. 

Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim czy system kadrowo-płacowy umożliwi bezpośredni transfer danych do systemu instytucji prowadzącej PPK i czy jest on zintegrowany z systemami instytucji oferujących PPK? Poza tym trzeba sprawdzić, czy instytucja finansowa zapewni pracownikom dostęp do ich rachunków przez internet i fachowe wsparcie.

Odpowiadając na potrzeby pracodawców, postawiliśmy na automatyzację procesów oraz serwis MojaAviva i wsparcie komunikacyjne dla pracowników. Przygotowaliśmy portal PPK Serwis do przekazywania wpłat i danych, co pozwala na szybką wymianę i weryfikację informacji. Jeśli masz system Sage lub Comarch, dane można przesyłać bezplikowo. Dzięki temu unikamy błędów i oszczędzamy czas. Zapewniamy też opiekuna, szkolenia dla kadr i wsparcie we wdrożeniu PPK.

Artur Rutkowski ekspert Grape

Konsekwencje PPK

Zwiększanie kosztów pracy może poskutkować ograniczeniem konkurencyjności polskiej gospodarki. Ale czy tak faktycznie się stanie – nie mam pojęcia. Brakuje na ten temat badań. Jedyne czym można się posiłkować w tej kwestii to opinia NBP, że zwiększenie kosztów pracy może przynieść gospodarce negatywne efekty. Nie jest to jednak głównym problemem. Problemem jest to, że ustawodawca, po raz kolejny, zdecydował się na wprowadzenie ustawy, której skutków postanowił nie przemyśleć dokładnie. A jeżeli przemyślał, to wyniki swoich badań i analiz starannie ukrył.