Składka wypadkowa, czyli po co przepłacać

Co roku w Polsce średnio 88 tys. osób ulega w pracy wypadkom, z czego ok. 300 – śmiertelnym. Na szczęście systematycznie maleje liczba wypadków ciężkich: w ostatnich latach zeszła poniżej 500. Jednak mimo to, że statystyki się poprawiają, przedsiębiorstwa latami płacą składki wypadkowe na tym samym poziomie. A mogłyby je bardzo często obniżyć, baczniej przyglądając się historii wypadków w swojej firmie, poprawiając warunki pracy czy po prostu lepiej prowadząc dokumentację. 

Nadpłata do weryfikacji

Jak pokazało badanie „Koszty bezpieczeństwa pracy i prewencja wypadkowa”, które przeprowadziła firma doradcza EY, sytuacja jest nieco dziwna. Aż 62 proc. ankietowanych spółek uważa, że odprowadzana przez nie składka wypadkowa jest zbyt wysoka. 63 proc. chciałoby ją zmniejszyć. Jednocześnie aż 54 proc. w ogóle nie sprawdza, czy wyliczona wielkość jest nadal prawidłowa, zaś 76 proc. chętnie odzyskałoby nadpłatę, gdyby się okazało, że taka była. A jest się nad czym pochylić. 

W zależności od branży, liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia i historii wypadków przy pracy w danej firmie składka wypadkowa na ZUS (ustalana zawsze indywidualnie) waha się od 0,4 do 3,6 proc. podstawy wymiaru. Różnica olbrzymia! Jedynie dla mikrofirm, zatrudniających do dziewięciu pracowników, jest to maksymalnie 1,8 proc. – Z naszych wieloletnich obserwacji wynika, że świadomość, iż można tę składkę weryfikować, a więc i zgodnie z prawem obniżyć, jest stosunkowo niewielka. Tymczasem aż w 70 proc. analizowanej przez nas dokumentacji widzimy, że można ją zmniejszyć – zauważa Grzegorz Piliszek, menedżer projektu w dziale doradztwa podatkowego EY. 

Problem polega też na tym, że procedury związane z nieszczęśliwymi zdarzeniami losowymi zajmują sporo czasu, podobnie jak ich długoterminowa ocena. Odstraszać od aktualizacji może również wieloetapowy i skomplikowany sposób wyliczania składki, oparty na przepisach dotyczących BHP oraz kadr i płac. Dlatego nieraz, gdy wypadek początkowo zakwalifikowany jako ciężki, okazuje się później lekki, nikt już nie zgłasza tej zmiany do ZUS. Przedsiębiorcy traktują poza tym wyliczoną stawkę jak jeszcze jeden podatek, a nie ubezpieczenie pracowników, i z zasady nie ośmielają się jej kwestionować. – Niestety niewielu pracodawców aktualizuje raport o zdarzeniu. Większość pozostawia pierwotną kwalifikację, która decyduje o wysokości składki wypadkowej. Paradoksalnie zatem, choć powszechne jest narzekanie na wysokość składek dla ZUS, to sami pracodawcy w znakomitej większości mają skłonność do oszacowywania danych na swoją niekorzyść, co potwierdza sam ZUS – dodaje Karol Raźniewski, dyrektor w dziale doradztwa podatkowego EY. 

Zwykły wypadek, niezwykłe konsekwencje

Sens aktualizacji dobrze ilustruje zdarzenie, jakie miało miejsce w pewnej firmie zajmującej się produkcją gotowych wyrobów metalowych. Przez ostatnie kilkanaście lat co roku odnotowywano w niej kilka lub kilkanaście wypadków przy pracy, a kilkadziesiąt osób zatrudniano na stanowiskach, gdzie przekroczone były normy hałasu. W 2011 r. jednego z jej pracowników przygniótł wózek widłowy, co skończyło się złamaniem kości udowej, a wypadek zakwalifikowano jako ciężki. Na podstawie tych danych ZUS ustalił dla przedsiębiorstwa składkę na okres od kwietnia 2012 r. do marca 2013 r. na poziomie 3 proc. 

Jednak weryfikacja wypadku przez zewnętrznych specjalistów dała podstawy do zmiany kwalifikacji wypadku na zwykły. Spółka złożyła więc odpowiednią korektę w ZUS, ten ponownie przeliczył wysokość stawki i obniżył ją do 2,2 proc. – W tym konkretnym przypadku odzyskano 600 tys. zł, a warto podkreślić, że nie miało to żadnego wpływu na świadczenia, które poszkodowany uzyskał do tej pory lub mógłby uzyskać w przyszłości – mówi Grzegorz Piliszek. 

Dekada do zwrotu

Opisana wyżej firma była duża (zatrudniała znacznie ponad 1 tys. osób), lecz skorygowane wyliczenie dotyczyło niedługiego, rocznego okresu. Odwróćmy tę sytuację: przedsiębiorstwo jest niewielkie, ale za to w grę wchodzi kilka lat. Do tego waga pojedynczego zdarzenia jest w mniejszej firmie większa. To oczywiste, że i w tym przypadku warto poświęcić czas na pilnowanie sprawy. Tym bardziej teraz, gdy wkrótce minie termin, do którego można się ubiegać o zwrot ewentualnej nadpłaty aż po składki z 2006 r. Będzie to możliwe jedynie do końca tego roku. Od 1 stycznia 2017 r. weryfikacja wstecz pozostanie, ale jedynie w stosunku do ostatnich pięciu lat. 

ZUS, z oczywistych względów, nie jest zainteresowany wszczynaniem kontroli, a potem formułowaniem zaleceń pokontrolnych, na których, w około dwóch trzecich przypadków, tylko by stracił. Jego celem jest raczej ustalenie, czy gdzieś składki nie są zaniżone. Trzeba więc samemu zadbać o aktualizację. 

Korzyść będzie tym większa, że jednocześnie można zmniejszyć swoją składkę wypadkową na kolejne lata, ale to nie jedyny zysk, nawet wtedy, gdy nasza weryfikacja wykaże, iż tak naprawdę płacić powinniśmy więcej: – Niekiedy zdarza się, że nie ma podstaw do obniżenia składki albo nawet wisi nad nami ryzyko jej podwyższenia, jednak zawsze lepiej to sobie uświadomić zawczasu i szybciej mu przeciwdziałać, niż narażać się na dodatkowe koszty i odsetki z tym związane – przestrzega Karol Raźniewski. 

O jakie przeciwdziałanie chodzi? Nie tylko o to związane stricte z przepisami BHP, ale także np. ze zwykłym ładem i porządkiem (aby zminimalizować ryzyko, że ktoś się o coś potknie czy uderzy) oraz zaszczepieniem odpowiedniej rutyny pracownikom. Nagrodą będzie również spadek kosztów pozapłacowych związanych ze zwolnieniami lekarskimi czy organizowaniem zastępstw. 

Lekceważenie i niespójne ogniwa

Za nadmierną wysokość składek wypadkowych płaconych przez firmy odpowiada kilka czynników. Zwykle menedżerowie i przedsiębiorcy nie wiedzą, jak powiązać zdarzenia losowe z deklaracją ZUS IWA, będącą podstawą do wyliczenia składki, zaś jej stosunkowo niewielki wymiar sprawia, że nie zaprzątają sobie nią głowy. W większych firmach w określaniu wysokości składki bierze udział trzech graczy: specjalista ds. BHP, który kwalifikuje zdarzenia, specjalista w dziale kadr gromadzący informacje na ten temat i przekazujący je do ZUS oraz oczywiście sam ZUS, który wydaje decyzję na podstawie przepisów (w mniejszych firmach może to wyglądać trochę inaczej). Na styku tych ogniw pojawia się wiele nieścisłości, których rezultatem jest zawyżanie składki.