Bądź świadomy, za co płacisz. Rosną koszty funkcjonowania w biurowcach

Nie ma w tym nic dziwnego, skoro w niektórych budynkach opłaty eksploatacyjne dochodzą do średnio 35 proc. wszystkich obciążeń finansowych wynikających z tytułu najmu. Dlatego renegocjując kontrakt, firmy najmujące powierzchnię biurową coraz częściej decydują się na przeprowadzenie audytu kosztów, który może być punktem wyjścia do dalszych rozmów z właścicielem budynku.

Czy wiem, za co płacę?

Na główne obciążenia najemcy wynikające z umowy najmu w biurowcu składają się czynsz, refaktury mediów oraz opłaty eksploatacyjne, takie jak zarządzanie nieruchomością, obsługa techniczna, ochrona, wystrój i prowadzenie recepcji, sprzątanie, utrzymanie zieleni, ubezpieczenia oraz podatki i opłaty lokalne.

Wysokość kosztów eksploatacyjnych jest zróżnicowana w zależności od wieku i standardu budynku oraz lokalizacji (wysokość podatków). Przykładowo w centrum stolicy średnio będzie to 20 – 29 zł za mkw., a w warszawskiej dzielnicy Służewiec Przemysłowy: 19 – 23 zł za mkw. 

Czy mogę płacić mniej?

- Wcześniej najemcy nie przywiązywali tak dużej wagi do kosztów eksploatacyjnych, po prostu płacili rachunki. Jednak po kolejnych podwyżkach – przede wszystkim mediów oraz wynagrodzeń związanych ze wzrostem płacy minimalnej – utrzymanie biura stało się sporym obciążeniem dla firm. Pojawiają się kolejne pytania: czy te opłaty mogą być niższe. Po przeprowadzeniu audytu, często okazuje się, że owszem, mogą – mówi Artur Sutor, Partner i Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. 

Jeśli po otrzymaniu rocznego rozliczenia od zarządcy budynku (co zwykle następuje do końca pierwszego kwartału kolejnego roku), najemca ma jakieś wątpliwości, może samodzielnie albo z doświadczonym doradcą zweryfikować swoje rozliczenie, prosząc o wgląd do faktur, rachunków i umów z podwykonawcami. W bardziej skomplikowanych przypadkach dobrym rozwiązaniem jest profesjonalny audyt kosztów, przeprowadzony przez firmę doradczą z rynku nieruchomości. 

Twarde argumenty, czyli gotowi na renegocjacje

Idealnym momentem na przeprowadzenie audytu są również renegocjacje związane z przedłużeniem umowy najmu. - Przede wszystkim sprawdzamy, czy katalog kosztów w rocznym rozliczeniu jest zgodny z zakresem ustalonym w umowie, pamiętając też o generalnej zasadzie, że najemca ponosi opłaty związane z utrzymaniem budynku, a nie z inwestycjami w biurowiec. W praktyce oznacza to, że nie powinien płacić za takie pozycje, jak naprawa elementów konstrukcji czy elewacji, ani ponosić kosztów przekształcenia użytkowania wieczystego działki, na której znajduje się biurowiec, we własność – wyjaśnia Łukasz Dreger, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska. – Jako doświadczeni specjaliści jesteśmy w stanie zweryfikować też czy stawki za opłaty eksploatacyjne są zgodne ze standardami na rynku, a sposób rozliczenia klarowny.

Gdzie szukać oszczędności?

Jeżeli podczas audytu okaże się, że wysokość niektórych kosztów znacznie odbiega od realiów rynkowych – np. opłaty za sprzątanie czy ochronę są zbyt wysokie – podczas renegocjacji najemca albo jego doradcy mogą poprosić o negocjowanie oferty albo zmianę dostawcy, szczególnie ma to znaczenie w odniesieniu do najemców zajmujących większą powierzchnię. – Trudno jest z góry przewidzieć, gdzie pojawią się nadwyżki kosztów, dlatego każdy punkt rozliczenia wymaga dokładnej analizy. Najemca nie zawsze zwróci uwagę na pewne pozycje, ale doświadczony audytor już tak – podpowiada Artur Sutor.

Raport z audytu kosztów to doskonała baza do dalszych rozmów z właścicielem budynku. Jak to teraz wykorzystać i co zrobić, żeby w przyszłości uniknąć przykrych niespodzianek?

- Przede wszystkim trzeba pamiętać, że opłaty eksploatacyjne to nie jest worek bez dna. Dlatego negocjując albo renegocjując kontrakt w imieniu klienta zawsze staramy się doprowadzić do domknięcia katalogu kosztów wspólnych. Z doświadczenia wiemy, że pozostawienie w umowie tej kwestii otwartej, może prowadzić do wielu nadużyć. Kolejny krok to zapewnienie sobie kontroli nad zrównoważonym wzrostem opłat, np. przez wprowadzenie limitu podwyżek w zbiorze pozycji zależnych od właściciela nieruchomości – wyjaśnia Łukasz Dreger. 

- Podpisując aneks albo nową umowę najmu, powinniśmy pamiętać o zawarciu tam odpowiednich zapisów zabezpieczających interesy najemcy. Ważne też, żeby wszyscy mieli świadomość, iż ustalenie koszyka kosztów wspólnych oraz sposobu ich rozliczenia nie leży wyłącznie w gestii wynajmującego – przeciwnie, prawie zawsze podlega negocjacjom, szczególnie, jeśli chodzi o firmę zajmującą znaczącą powierzchnię budynku – sumuje Artur Sutor.