Świadectwo pracy. Co musi zawierać i na jakie błędy uważać

Mimo popularnego i błędnego przekonania, że pracodawca ma na to 7 dni, od 7 września 2019 roku prawo nakazuje wydanie świadectwa w ostatnim dniu obowiązywania umowy. Dokument ten stanowi jedynie oświadczenie wiedzy, a nie woli pracodawcy.

Świadectwo pracy. Co powinno się w nim znaleźć?

Zgodnie z przepisami świadectwo pracy powinno zawierać kluczowe informacje dotyczące: okresu zatrudnienia, wymiaru etatu, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy (ze wskazaniem podstawy prawnej). Ponadto musi obejmować dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych, takie jak:

• Wykorzystanie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin,
• Liczba dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• Wykorzystanie dodatkowego urlopu lub innych uprawnień przewidzianych przepisami prawa pracy,
• Okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• Wykorzystanie urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego z podaniem podstawy prawnej,
• Informacje o wykonywaniu pracy tymczasowej z określeniem okresu i podmiotu zatrudniającego,
• Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie oraz dni bez wynagrodzenia zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy w danym roku kalendarzowym,
• Wykorzystanie zwolnienia od pracy zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• Okres przysługującego odszkodowania za skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,
• Informacje o wykonywanej pracy zdalnej zgodnie z art. 6733 Kodeksu pracy,
• Okres odbycia czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• Okres pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze,
• Wykorzystanie dodatkowych urlopów lub innych uprawnień,
• Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• Dodatkowe dane na żądanie pracownika.

Na żądanie pracownika, pracodawca ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy również informacje o zarobkach.

Termin wystawienia świadectwa pracy

Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania umowy. Może je przekazać bezpośrednio pracownikowi lub osobie pisemnie przez niego upoważnionej. Jeśli nie jest to możliwe, powinien dostarczyć dokument niezwłocznie — nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy.

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bez potrzeby wniosku pracownika. Pracownik może w dowolnym momencie zażądać wydania świadectwa pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu każdej umowy o pracę. Może także żądać świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów przed zgłoszeniem żądania. Pracodawca ma wtedy obowiązek wydać dokument w ciągu 7 dni od złożenia pisemnego wniosku.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się z pracodawcą.

Błędy w świadectwie pracy

Zdarza się, że pracodawca wyda świadectwo pracy z błędami, np. dotyczącymi urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego. Pracownik ma 14 dni od otrzymania dokumentu na wystąpienie z wnioskiem o sprostowanie.

Jeśli pracodawca odmówi wprowadzenia poprawek, pracownik może w ciągu kolejnych 14 dni skierować sprawę do sądu pracy. Nawet po upływie tych terminów, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą sprostować świadectwo pracy. Nie ma ostatecznego terminu na korektę świadectwa — może to nastąpić nawet po kilku miesiącach czy latach. W przypadku korekty, pracodawca wydaje nowe świadectwo z aktualną datą, dołączając pismo wyjaśniające, które punkty zostały skorygowane i prośbę o zwrot pierwotnego dokumentu.

Kodeks pracy pomocny przy świadectwie

Kodeks pracy odgrywa ważną rolę w kontekście świadectwa pracy, dostarczając precyzyjnych wytycznych i regulacji dotyczących jego wystawiania, zawartości i terminów. Przede wszystkim kodeks określa obowiązki pracodawcy związane z wydaniem świadectwa pracy, takie jak konieczność wręczenia dokumentu niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę. Zapewnia również, że pracownik ma prawo do otrzymania świadectwa pracy bez potrzeby składania wniosku oraz że jego wydanie nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się z pracodawcą.

Kodeks pracy precyzuje, jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy, co gwarantuje, że dokument zawiera wszystkie niezbędne dane dotyczące okresu zatrudnienia, wymiaru czasu pracy, stanowisk oraz powodów zakończenia stosunku pracy. Dzięki tym regulacjom pracownicy mogą być pewni, że świadectwo pracy będzie zawierać kompletne i zgodne z prawem informacje, które są niezbędne do ustalenia ich uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych.

Kodeks pracy również określa procedury związane z korektą świadectwa pracy. Pracownik ma prawo do złożenia wniosku o sprostowanie świadectwa w przypadku błędów, a pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć na ten wniosek w określonym czasie. Jeśli pracodawca odmówi sprostowania, kodeks pracy przewiduje możliwość skierowania sprawy do sądu pracy, co daje pracownikowi dodatkową ochronę prawną.