Biuro warte wyprawki

Może się nawet okazać, że zamiast poszukiwać oszczędności gdzie indziej, zmuszając się do kompromisów, lepiej przyjrzeć się firmowej informatyce, drukarkom czy obiegowi dokumentów i tu poszukać rozwiązań, które pomogą zoptymalizować wydatki. 

Komputery, aplikacje i chmury

Wyasygnowanie sporej sumy na zakup komputera to nie koniec związanych z nim wydatków, bo eksploatacja takiego urządzenia to również koszt. Należy uwzględnić rachunki za prąd, ale też za ewentualne naprawy oraz konsultacje informatyków, gdy pojawią się problemy z oprogramowaniem. To ostatnie także zresztą trzeba kupić. 

Zacznijmy od sprzętu. Po pierwsze, przeanalizujmy potrzeby pracowników na poszczególnych stanowiskach. Krótko mówiąc, zbyt mocny sprzęt przestaje być inwestycją i staje się zbędnym luksusem. Tym bardziej że w świecie desktopów obowiązuje zasada: im większa wydajność, tym większy pobór prądu. Nawet wtedy, gdy nie wykorzystujemy w pełni mocy obliczeniowej komputera. 

W dodatku mamy interesującą alternatywę w postaci tzw. chmury. To właściwie outsourcing IT, dzięki któremu można poprzestać na tańszym sprzęcie i mniej wydawać na oprogramowanie. Prosty przykład: kilka osób w firmie sporadycznie pracuje na dużych zbiorach danych, co wiąże się z wykonywaniem skomplikowanych obliczeń. Każda z nich potrzebuje do tego mocnego komputera, ale na co dzień wykorzystuje tylko niewielki ułamek jego możliwości. Dzięki chmurze można obliczenia „oddelegować” do zewnętrznego, wydajnego serwera i płacić jedynie za jego realne wykorzystanie (np. od godziny), a samemu nabyć niedrogie komputery, które muszą sobie jedynie radzić ze sprawną obsługą przeglądarki internetowej. 

W podobny sposób można delegować na zewnątrz przechowywanie danych. Nie trzeba od razu inwestować we własne serwery lub duże dyski „biurkowych” komputerów. Zamiast tego można wykupić odpowiednią przestrzeń w chmurze. 

Zalety tego rozwiązania to niskie koszty (np. Google oferuje określoną przestrzeń na dysku za darmo, a Microsoft – razem z każdą kopią systemu Windows), łatwa wymiana dokumentów z osobami, które nie znajdują się w tym samym biurze, możliwość wspólnej pracy nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym i wreszcie – bezpieczeństwo danych. Praca ma więc szansę stać się tańsza i bardziej produktywna. Wadą tego rozwiązania jest możliwa utrata kontroli nad firmowymi dokumentami, na co zwracają uwagę niektórzy menedżerowie (wystarczy, że w ważnym dla naszego biznesu momencie zawiedzie internet albo dostawca usługi, czy też ten ostatni nie zadba o bezpieczeństwo naszych danych). Dlatego, wybierając dostawcę, warto starannie sprawdzić jego wiarygodność i doświadczenie. Jest to ważniejsze niż znalezienie najtańszej oferty. 

Dzięki aplikacjom dostępnym w chmurze nie trzeba również od ręki wydawać dużych sum na potrzebne oprogramowanie. Na przykład pakiet Microsoft Office Professional 2016 kosztuje 2299 zł i można go zainstalować na więcej niż jednym komputerze, ale dostęp do tych samych aplikacji można mieć także w ramach usługi „chmurowej”, czyli Office 365, która w przypadku jednego komputera kosztuje 299,99 zł rocznie, a dla pięciu maszyn – 429,99 zł. Na podobnych zasadach Adobe sprzedaje dostęp do swoich aplikacji, jak choćby Premiere (obróbka wideo), Indesign (skład komputerowy) czy Audion (edycja dźwięku). Microsoft i Adobe dają też do dyspozycji przestrzeń na wirtualnym dysku, co ułatwia wspólną edycję dokumentów. 

Tańsze drukowanie

Podobnie jak w przypadku mocy obliczeniowej komputerów i przestrzeni na dysku, dzielić się można również dostępem do urządzeń drukujących. Pierwszy krok to jednak zakup odpowiedniej drukarki. Niektórzy wychodzą z założenia, że tu najlepszym kryterium jest cena. To duży błąd, bo w świecie drukarek też obowiązuje pewna zasada: im tańsze urządzenie, tym droższa eksploatacja. Producenci, sprzedając niedrogi sprzęt, rekompensują to sobie, wysoko wyceniając materiały eksploatacyjne, jak tusze lub tonery. Szacuje się, że cena zakupu sprzętu potrafi stanowić zaledwie 15 proc. wszystkich kosztów jego eksploatacji. 

Planując zakup drukarek, przeanalizujmy też potrzeby poszczególnych pracowników. Weźmy księgowość. Tu wystarczą czarno-białe dokumenty, ale czasem wygodnie by było skorzystać z papieru A3, by wydrukować dużą tabelę. Graficy potrzebują koloru i wydruków dobrej jakości. Z kolei marketingowcy i sprzedawcy docenią urządzenie szybkie i drukujące w kolorze, ale „zdjęciowa” jakość ich nie interesuje. Każdej z tych grup przyda się inna drukarka. Księgowym – laserowa z podajnikiem papieru w formacie A3, grafikom – profesjonalna „atramentówka”, a marketingowi – nowoczesna, laserowa, drukująca w kolorze. 

Teraz, chcąc zarządzać kosztami drukowania, wystarczy tylko każdą z tych drukarek objąć monitoringiem, aby za pomocą jednej aplikacji przyznawać pracownikom dostęp do określonych urządzeń i funkcjonalności. Należy też wyraźnie zakomunikować, że liczba drukowanych stron jest liczona. Jak pokazują badania firmy Gartner, sama świadomość kontroli sprzyja poważnym oszczędnościom: liczba drukowanych stron może zmaleć nawet o 20–30 proc. Nie zawsze przecież trzeba mieć e-mail na papierze albo kolorowy wydruk. 

Dokumenty na dysku

Doskonałym sposobem na oszczędzanie na drukowaniu jest... rezygnacja z niego. Większość spraw da się przecież załatwić bez przerzucania setek kartek między biurkami. Lepiej zaprząc do pracy technologie IT. Jest mnóstwo narzędzi zarządzających obiegiem informacji w firmie, a także między nią i jej kontrahentami oraz klientami: integrujących aplikacje dla księgowości, systemy ERP, CRM itd. Są użyteczne w każdym przedsiębiorstwie bez względu na jego wielkość. Jest to też zazwyczaj sposób na koszty związane z niską efektywnością, np. na zbędny wysiłek i powielanie działań kilku osób. 

Pod warunkiem wszakże, że wprowadzone rozwiązania upraszczają i usprawniają procedury w danej firmie. Niestety, wiele przedsiębiorstw poprzestaje jedynie na przerzuceniu większości obiegu dokumentów do poczty elektronicznej. Jeśli nie pójdzie za tym analiza sposobu załatwiania spraw od strony organizacyjnej, czy wręcz wprowadzenie odpowiednich narzędzi IT tak, by wszyscy działali bardziej efektywnie, można uzyskać efekt odwrotny do zamierzonego. Zaoszczędzimy na drukowaniu, ale pracownicy będą tracić masę czasu na rozsyłanie e-dokumentów i pisanie często nieistotnych, ale „pilnych” e-maili. 

W małych przedsiębiorstwach nie warto skądinąd instalować rozbudowanych i drogich pakietów wspomagających obieg dokumentów. Wystarczą proste  narzędzia do wygodnego przechowywania i przesyłania różnego typu plików (tekstowych, prezentacji, PDF-ów). Pomoże w tym np. nieskomplikowana aplikacja pracująca w chmurze lub na tanim lokalnym serwerze zbudowanym choćby z wykorzystaniem pamięci masowej podłączonej do sieci. W średnich i dużych firmach warto jednak skorzystać z gotowych, kompleksowych rozwiązań bazujących na intranecie.  Ich wdrożenie powinien poprzedzić audyt druku i obiegu dokumentów. Inaczej, zamiast do usprawnienia pracy, można doprowadzić do chaosu, a tego byśmy nie chcieli. 

Sposobów na oszczędzanie na biurowej infrastrukturze jest oczywiście więcej. W niektórych przypadkach doskonałym rozwiązaniem może być zezwolenie pracownikom na pracę zdalną, w innych – skorzystanie z outsourcingu IT czy druku. Wprowadzając każde z nich, warto jednak zastanowić się nad rachunkiem zysków i strat.