Gdy mikrofirma obrasta w piórka

Jednoosobowa spółka kapitałowa to po prostu sp. z o.o., której wszystkie udziały są własnością tylko jednego wspólnika. Podlega zapisom Kodeksu spółek handlowych, choć warto wiedzieć, że w samej ustawie niewiele jest przepisów odnoszących się wyłącznie do niej. 

Wśród prawników, którzy na co dzień zajmują się doradztwem gospodarczym, nie brakuje jej zwolenników, ale spotkać można i takich, którzy zwracają uwagę głównie na jej mankamenty. 

Różnica między jednoosobową działalnością gospodarczą a jednoosobową spółką kapitałową, która najbardziej rzuca się w oczy, to zakres odpowiedzialności właściciela. W pierwszym przypadku za zobowiązania biznesowe odpowiada on całym swoim majątkiem, w drugim – ryzyko jest ograniczone do tego, co, jako jedyny wspólnik, wniósł do spółki, ewentualnie co jej pożyczył lub darował. – W tym wypadku spółka i jej udziałowiec to dwa osobne byty prawne, o czym niekiedy drobni przedsiębiorcy wydają się nie pamiętać – mówi Anna Borkowska, szefowa warszawskiej kancelarii prawnej Borkowska & Partners. – A zatem za jej zobowiązania tylko sama odpowiada, a nie jej wspólnik, nawet gdy w pełni kontroluje firmę czy też jej zarząd. 

Najniższy dopuszczalny obecnie ustawowo kapitał zakładowy sp. z o.o. to raptem 5 tys. zł. – Często rekomenduję swoim klientom, aby, ze względu na wiarygodność spółki, ustalali kapitał zakładowy na wyższym poziomie niż to minimum – dodaje Borkowska. 

Jej klienci decydują się na przekształcenie dotychczasowej działalności jednoosobowej w spółkę kapitałową wtedy, gdy ich biznes się rozrasta, zwiększa się skala prowadzonych działań i jednocześnie – zwiększa się związane z firmą ryzyko. W dzisiejszych czasach jedna nieudana transakcja może sprawić, że biznesmen popadnie w poważne problemy finansowe, z których nie będzie w stanie wyplątać się przez wiele lat. 

Niektórzy przedsiębiorcy zaczynają myśleć o spółce kapitałowej po pół roku prowadzenia jednoosobowej działalności, inni po pięciu latach. Najczęściej dzieje się tak, gdy trafia się na pierwszy wątpliwy kontrakt lub gdy jakaś umowa jest zaskarżona do sądu. 

Michał Pankiewicz, radca prawny  z krakowskiej kancelarii Pankiewicz & Współpracownicy, zwraca jednak uwagę, że bywają wyjątki od powyższej zasady odpowiedzialności. – Dotyczą one lekkomyślnych członków zarządów. Jeśli taka osoba zbyt późno zgłosi wniosek o ogłoszenie upadłości spółki, to za zaległości podatkowe czy dotyczące składek ZUS, a także za zobowiązania finansowe dotyczące osób fizycznych, może odpowiadać całym swoim majątkiem – tłumaczy prawnik. Po niedawnej zmianie przepisów to samo dotyczy także prokurentów. 

Zdaniem Borkowskiej chodzi tu jednak o tzw. odpowiedzialność wtórną wobec spółki (w przypadku bezskuteczności egzekucji wobec samej spółki i jednoczesnego zaniechania obowiązku ogłoszenia upadłości przez zarząd) – w praktyce coś takiego zdarza się niesłychanie rzadko. 

Koszty – niby większe, ale...

Michał Pankiewicz dostrzega jeszcze więcej minusów jednoosobowej spółki kapitałowej, a na pierwszy plan wysuwają się tu kwestie finansowe. – Odradzałbym zakładanie jej w sytuacji, gdy skala jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest na tyle duża, aby opłacało się ponosić koszty związane z obsługą nowego bytu prawnego. Te koszty, w przypadku spółki kapitałowej, są istotnie wyższe – ostrzega. 

Spółka taka musi bowiem sprostać szeregowi obowiązków formalnych. Chodzi nie tylko o to, że każdą zmianę należy odnotowywać odpłatnie w rejestrze przedsiębiorców, ale także o to, że musi się ją ogłaszać w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W przypadku niektórych czynności, choćby zmiany wysokości kapitału zakładowego, obowiązkowa jest także forma aktu notarialnego. Do tego dochodzą kwestie związane ze sprawozdawczością: sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności spółki kapitałowej, a także konieczność zwoływania i odbywania zgromadzeń wspólników. – W sumie więc strona formalna jest bardziej skomplikowana i droższa, niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – mówi Pankiewicz. 

Anna Borkowska wskazuje, że przynajmniej same koszty rejestracyjne sp. z o.o. nie muszą dziś być szczególnie duże. Chodzi o sumę nie wyższą niż 900 zł. Jeśli w grę wchodzi najniższy dopuszczalny prawem kapitał, to sama rejestracja kosztować będzie 160 zł plus VAT, do tego dojdzie wypis z aktu notarialnego, za który płaci się po 6 zł plus VAT za stronę maszynopisu, podatek od czynności cywilno-prawnych (25 zł) oraz 600 zł kosztów rejestracji w KRS. – Nie są to zatem koszty, które przewyższają możliwości kogoś, kto już od jakiegoś czasu prowadzi swój biznes – uważa Borkowska. 

Spółka kapitałowa nie może być – w myśl polskiego prawa – reprezentowana bezpośrednio przez wspólnika, konieczne jest więc powołanie zarządu. – To czynność, która się dokonuje na etapie zawiązywania takiego podmiotu, czyli rejestracji umowy spółki u notariusza. Nie jest to więc związane z dodatkowymi kosztami – mówi Borkowska, mając na myśli powoływanie pierwszego zarządu w historii nowego podmiotu. 

– Bardzo poważnym mankamentem, który powstrzymuje sporą część moich klientów przed przekształceniem działalności w spółkę kapitałową, są sprawy księgowe – zauważa Pankiewicz. – Już sp. z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, a przedsiębiorcy bardzo często nie znają jej dobrze i dlatego mają obawy. Uproszczona księgowość jest dla nich prawdziwym błogosławieństwem – przekonuje. 

Jednak Anna Borkowska zbija i ten argument. Szacuje, że koszt obsługi księgowej w przypadku jednoosobowej czy innej spółki kapitałowej może być jedynie o 200–300 zł miesięcznie wyższy niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki cywilnej. 

Więcej możliwości

Borkowska przyznaje zarazem, że kłopotem mogą być obciążenia podatkowe. Finanse spółki to nie to samo, co finanse jej wspólnika. Ten może dokonać wypłaty z zysków swojej firmy w formie dywidendy, ale tylko dwa razy w roku (przy czym jeden raz musi to być zaliczka na poczet spodziewanej dywidendy, i tylko wtedy, gdy firma odnotowuje zyski). W dodatku od dywidendy płaci się daninę fiskusowi, co powoduje dwukrotne opodatkowanie dochodów (raz spółki, raz wspólnika). 

Ale ten minus może zblednąć wobec wielu możliwości, jakich nie ma w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. – Można np. tworzyć kapitały zapasowe, kapitały rezerwowe, korzystać z różnych form dofinansowania, wynająć spółce własną nieruchomość, sprzedać część udziałów, pozyskując inwestora itd. W sumie rozwój jest dużo prostszy i szybszy – podkreśla Borkowska, która dodaje, że możliwe jest także tworzenie bardziej skomplikowanych struktur prawnych czy też pozostawienie sobie również jednoosobowej działalności gospodarczej i dokonywanie operacji pomiędzy podmiotami, dzięki czemu obciążenia podatkowe nie będą wcale aż tak wysokie. 

A Michał Pankiewicz na koniec zwraca uwagę na jeszcze jedno: jednoosobowa spółka kapitałowa jest dobrym pomysłem dla inwestorów, którzy planują osiągnięcie znacznych obrotów, a przy tym posiadają odpowiednie doświadczenie lub zdają się na profesjonalnych doradców. 

Kiedy warto przemyśleć przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w jednoosobową sp. z o. o.

– Firma przestaje być dla swego właściciela jedynie źródłem bieżących dochodów, zaczyna przeprowadzać poważniejsze transakcje, jej koszty idą w górę, biznes się rozrasta i rośnie ryzyko utraty płynności związane z większymi zobowiązaniami. 

– Firma planuje istotny  rozwój, inwestycje,  zamierza pozyskać inwestora, sięgnąć po dofinansowanie zewnętrzne. 

– Przedsiębiorca planuje osiąganie znacznych obrotów.