Dlaczego compliance jest potrzebny przedsiębiorcom?

Angielskie słowo compliance tłumaczone jest jako „zgodność, przestrzeganie, zastosowanie się”. W kontekście działalności gospodarczej określenie to rozumiane jest jako system dotyczący zasad postępowania w przedsiębiorstwie, którego celem jest zapewnienie zgodności podejmowanych działań z prawem, regulacjami wewnętrznymi oraz przyjętymi standardami postępowania. W Polsce zamiennie ze słowem compliance często stosuje się słowo „zgodność”. Dlatego w wewnętrznych dokumentach i procedurach, jak również w wypowiedziach na temat compliance, możemy spotkać określenia typu „zapewnienie zgodności” czy „zarządzanie zgodnością”. 

Wartość i znaczenie compliance najbardziej uwidacznia fakt, że dzięki efektywnemu jego wdrożeniu przedsiębiorcy mogą uniknąć lub istotnie ograniczyć wiele ryzyk, wśród których najistotniejsze są: nadużycia gospodarcze, przestępstwa finansowe, nieuczciwe działania pracowników i kadry zarządzającej, niewłaściwe prowadzenie dokumentacji firmy, nieuczciwa konkurencja i naruszenie prawa antymonopolowego, konflikt interesów, odpowiedzialność karna i karna skarbowa przedstawicieli i pracowników przedsiębiorcy, dyskryminacja i mobbing, naruszenie zasad ochrony danych, utrata danych, cyberprzestępczość oraz korupcja. Każde z wymienionych ryzyk może negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe firmy, zwłaszcza że w przypadku niektórych naruszeń na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone bardzo dotkliwe sankcje finansowe, np. za naruszenia z zakresu prawa konkurencji. Zapobieganie takim zdarzeniom chroni również reputację przedsiębiorcy. Warto o tym pamiętać, bowiem straty wizerunkowe często prowadzą do realnego spadku przychodów. Z powyższych względów systematycznie wzrasta znaczenie i popularność systemów compliance. Są one wdrażane nie tylko w spółkach-córkach należących do międzynarodowych grup kapitałowych. Coraz częściej rodzimi polscy przedsiębiorcy dostrzegają korzyści płynące z tego tytułu i decydują się na wprowadzenie compliance, a nawet tworzą wyspecjalizowane działy w strukturach swoich przedsiębiorstw. 

Rolą działu compliance jest w pierwszej kolejności prewencja, czyli zapobieganie zachowaniom sprzecznym z prawem lub przyjętymi regułami wewnętrznymi przedsiębiorcy. W sytuacji, gdy do naruszenia już doszło, dział powinien doprowadzić do jego wykrycia, zbadania i wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji wobec osób odpowiedzialnych. Ostatecznie osoby odpowiedzialne za ten obszar powinny podjąć lub zainicjować podjęcie działań naprawczych, zapobiegających powstaniu takich samych lub podobnych naruszeń w przyszłości. Niektóre spośród działań w tym zakresie są realizowane (wdrażane) przez inne jednostki, np. przez audyt wewnętrzny, dział personalny, dział prawny czy przez tzw. właściciela biznesowego danego zagadnienia; dział compliance zaś inicjuje takie zadania, występuje w charakterze doradcy lub recenzenta. 

Sprawnie działający compliance opiera się na odpowiedniej organizacji w przedsiębiorstwie oraz na właściwym doborze osób odpowiedzialnych za jego przestrzeganie. Odpowiednia organizacja compliance to bardzo szerokie pojęcie. Musi ona uwzględniać zarówno ogólne reguły funkcjonowania compliance, jak i specyfikę danego przedsiębiorcy, przedmiot jego działalności, ewentualne wymagania regulatora rynku itd. Szczególnie istotne są tu właściwe: umiejscowienie działu compliance w strukturze organizacyjnej firmy (zwłaszcza jego podporządkowanie, a jeśli dotyczy to większych grup kapitałowych – odpowiednie powiązanie centralnej i lokalnych struktur compliance), uprawnienia działu compliance i obowiązki nałożone na pracowników (np. odbycia szkoleń, współpracy z tym działem), zapewnienie współdziałania ze strony innych jednostek organizacyjnych danej firmy, zapewnienie narzędzi umożliwiających pracownikom informowanie o naruszeniach, narzędzi umożliwiających działowi compliance szybką weryfikację takich zgłoszeń itd. Duże znaczenie ma również wprowadzenie niezbędnych regulacji wewnętrznych oraz audyty już istniejących procedur, zwłaszcza pod kątem oceny ich skuteczności w zapobieganiu i wykrywaniu nieprawidłowości oraz tego, czy są one elementami całościowego systemu compliance, czy też tylko pojedynczymi, fragmentarycznymi regulacjami, które nie będą w stanie zapewnić przedsiębiorcy oczekiwanej ochrony.