AEO – tylko hasło czy potrzeba i korzyść?

Trudno znaleźć prostą odpowiedź na pytanie, czym jest AEO. Samo stwierdzenie, że to pozwolenie udzielane przez organ administracji celnej kraju UE, niczego nie wyjaśnia, rodzi wręcz kolejne pytania. Sytuacja jeszcze się komplikuje, gdy dodamy, że są dwa rodzaje AEO (AEOC i AEOS), które mogą też występować łącznie. 

Najczęściej, gdy rozmowa schodzi na kwestie starania się o AEO, można usłyszeć: „A po co mi to? To nic nie daje”. Mimo takiego nastawienia jest coraz więcej firm, które otrzymują możliwość posługiwania się logo upoważnionego przedsiębiorcy. Dlaczego tak się dzieje? Można wyróżnić kilka rodzajów firm będących AEO. Po pierwsze, są firmy, które same podjęły taką decyzję i wiedzą, po co chcą mieć pozwolenie. Inne zmuszają do tego realia, bowiem jako dostawcy dużych korporacji muszą mieć AEO. Wreszcie są np. agencje celne, które utrzymują się z pośrednictwa w obrocie towarowym i muszą oferować usługi na najwyższym poziomie, a znak AEO w ich przypadku jest tego doskonałym potwierdzeniem. 

Mimo że liczba firm dysponujących w Polsce znakiem AEO rośnie, wciąż nie jest adekwatna do możliwości. Do tej pory wydano 807 certyfikatów, a do maja 2019 r. wszystkie muszą zostać ponownie zweryfikowane i nie ma pewności, że ich liczba się utrzyma. Co może przemawiać za staraniem się o AEO? Najważniejszym przywilejem jest możliwość rozliczania VAT z tytułu importu czy też zmniejszenie kwoty zabezpieczenia generalnego do 30 proc. Czasami porównuje się też AEO do normy ISO 28000. Nie miejsce tu, by to szczegółowo wyjaśniać, ale oba certyfikaty są oparte na koncepcji łańcucha dostaw, a ich stosowanie zmierza do zwiększenia bezpieczeństwa handlu międzynarodowego. Uzyskanie statusu upoważnionego przedsiębiorcy jest jednak bezpłatne, a równie uniwersalne jak ISO, i dzięki temu może być zastosowane w każdej firmie. Zwłaszcza w odniesieniu do MSP, gdzie w miarę rozwoju działalności i wzrostu obrotów pojawia się konieczność zmiany zarządzania firmą i jej struktury, także poprzez inwestycje np. w nowe aplikacje IT. 

Pojawia się wobec tego pytanie, czy firma należąca do grupy MSP (często rodzinna), która handluje np. z Chinami, powinna zainteresować się AEO i ma szanse na jego uzyskanie. Oczywiście, że tak, ale obowiązkowo trzeba trzymać się zasady, że im więcej uczestników transakcji jest sprawdzonych i wiarygodnych, tym większe jest bezpieczeństwo całego łańcucha dostaw. Powszechna jest opinia, że AEO w niczym nie pomoże, a tylko zaszkodzi, bo urzędnicy sprawdzą całą firmę, znajdą, co chcą znaleźć, i będą kłopoty. Owszem, jest to ryzyko, ale może zaistnieć tylko wtedy, jeśli z wnioskiem o AEO wystąpi firma bez przygotowania, gdyż właśnie etap wstępnej weryfikacji spełniania kryteriów określonych dla AEO jest najważniejszy. 

Także KE w swych wytycznych zwraca szczególną uwagę na ten aspekt. W praktyce jest to trudne, bowiem firma musi wcześniej poświęcić dużo czasu na analizę swojej działalności pod kątem poprawności i efektywności poszczególnych działań. Z drugiej strony – i to jest najczęściej pomijane – ten etap, przeprowadzany często z pomocą zewnętrznej firmy audytorskiej, jest wartością dodaną, która będzie procentować w przyszłości. Innymi słowy, jest to inwestycja obejmująca m.in. poprawienie efektywności komunikacji, wprowadzenie rozwiązań usprawniających zarządzanie czy wprowadzenie podejścia opartego na analizie ryzyka. Dzięki temu łatwiejsze jest spełnienie także innych wymogów, dotyczących np. ochrony danych osobowych (RODO). Jeśli do tego dodać wszystkie przywileje związane z posiadaniem AEO, wówczas okazuje się, że zwiększa się wartość przedsiębiorstwa, a to sprzyja rozwojowi i m.in. zwiększeniu obrotów. 

Odpowiadając zatem na pytanie tytułowe: AEO to nie tylko puste hasło, ale najczęściej konieczność i jedna z efektywnych możliwości rozwoju firm.