PPK nie takie groźne, jak je malują

W 2020 roku obowiązek wdrożenia PPK spoczywa na każdej firmie, która zatrudnia ponad 20 pracowników. Do 24 kwietnia br. umowy o zarządzanie programem muszą zawrzeć firmy, w których pracuje 50–249 osób. Od początku lipca do 27 października będą mieć na to czas firmy zatrudniające 20–49 osób. Szybkie i sprawne przeprowadzenie całej procedury jest ważne dla pracodawców i pracowników. Za potencjalne opóźnienia grożą kary.

Dlatego im szybciej, tym lepiej. Mimo że samo wdrożenie PPK nie jest trudne, to jak pokazuje przykład dotychczas zakończonych procesów, przedsiębiorcy i ich działy kadrowe mieli liczne wątpliwości i pytania związane z wprowadzeniem PPK, a to opóźnia całą procedurę. Podstawowym źródłem wiedzy i informacji jest portal MojePPK.pl, na którym zgromadzone są odpowiedzi na wszystkie ważne pytania. Nie jest to jedyne takie miejsce – pomocą służą również instytucje finansowe takie jak Aviva Investors, które wdrażają program.

– Wdrożyliśmy PPK w blisko 400 dużych firmach i zebraliśmy cenne doświadczenia. Teraz mogą z nich skorzystać średnie i mniejsze firmy. Doradzamy im, aby skupiły się na komunikacji z pracownikami, zebraniu aktualnych danych pracowników oraz wyborze sposobu przekazywania informacji z systemu kadrowo-płacowego firmy do systemu instytucji finansowej zarządzającej PPK – komentuje Hubert Szczepanik, ekspert ds. PPK, Aviva Investors TFI. 

Jedno z najczęściej pojawiających się pytań w związku z wprowadzeniem PPK dotyczy tego, jakimi kryteriami wyboru instytucji finansowej należy się kierować. Jak radzą eksperci, ważne jest doświadczenie instytucji w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi z długim horyzontem czasowym, a także dobrze przygotowane wsparcie techniczne. Przykładowo, Aviva posiada platformę przeznaczoną dla pracodawcy, która usprawnia proces wdrażania PPK i umożliwia sprawną wymianę kluczowych informacji związanych z prowadzeniem programu.

Wdrożenie PPK wymaga także zaangażowania pracowników. Z myślą o nich firmy przygotowują specjalne serwisy internetowe, w których nie tylko mogą na bieżąco sprawdzać stan swoich środków, ale także zarządzać nimi – np. występować z wnioskami o wcześniejszą wypłatę pieniędzy. Aviva wykorzystuje w tym celu swój serwis online MojaAviva.

Jeszcze inną kwestią poruszaną przez pracodawców jest sprawa kosztów. Z punktu widzenia firm głównym wydatkiem związanym z PPK są składki pracodawcy. Ważne są jednak też koszty związane z przygotowaniem i bieżącym zarządzaniem programem. Stąd tak ważny jest wybór partnera, który ułatwi proces przygotowania systemu księgowego oraz umożliwi sprawną wymianę informacji. Z drugiej strony, każda instytucja finansowa pobiera opłaty za zarządzanie środkami finansowymi. Dotyczą one jednak tylko środków każdego pracownika, a nie pieniędzy przedsiębiorców. Mimo to, biorąc pod uwagę dobro osób zatrudnionych, warto wybrać tę firmę, która posiada ciekawe rozwiązanie zwiększające oszczędności pracowników na emerytury. Z myślą o nich Aviva do końca 2020 roku nie pobiera żadnych opłat za zarządzanie subfunduszami w ramach PPK. Dzięki temu pracownicy mogą odłożyć więcej pieniędzy na emeryturę, a pracodawcę nie kosztuje to zupełnie nic.

---

Hubert Szczepanik 

ekspert ds. PPK Aviva Investors TFI

W Avivie stawiamy na łatwe i szybkie rozwiązania. Przygotowaliśmy dedykowany portal PPK Serwis do przekazywania wpłat i danych pracowników, co pozwala na szybki eksport, import oraz weryfikację danych. A jeśli w Twojej firmie masz już system dostarczony przez Sage lub Comarch – możliwy będzie bezplikowy transfer danych do naszego systemu. Dzięki temu kadrowcy unikają  błędów i dodatkowej pracy. Każdemu pracownikowi uczestniczącemu w PPK dajemy dostęp do naszego serwisu online MojaAviva. Może tam na bieżąco sprawdzać wpłaty i stan swojego rachunku PPK, ale też korzystać ze zniżek na inne produkty ubezpieczeniowe czy inwestycyjne Avivy.

---

Alicja Zarzycka 

Country Manager Employer Branding, Talent & Competence, Volvo

Dużym wyzwaniem było przekazanie rzetelnych informacji na temat PPK 4 tysiącom naszych pracowników, aby samodzielnie mogli podjąć decyzję o pozostaniu w PPK – lub rezygnacji. Jako pracodawca widzimy w tym programie pewnego rodzaju benefit. Nie taki, którym chcemy obdarować pracowników „na siłę” lub dlatego, że ktoś odgórnie za nas tak zadecydował, ale taki, gdzie pracownik otrzymał od nas pełną wiedzę umożliwiającą podjęcie świadomej decyzji. Chcieliśmy też dostosować sposób komunikacji do potrzeb poszczególnych grup pracowników.

Naszym celem było m.in. dostarczenie pracownikom jak najpełniejszej informacji pozwalającej świadomie podejmować decyzje.

Realizacja takiej strategii komunikacji nie byłaby możliwa bez czynnego udziału Avivy, która przygotowała dobre materiały informacyjne, a jej przedstawiciele uczestniczyli w spotkaniach z pracownikami. Aviva wspierała nas każdym kroku, wykazując się profesjonalizmem w działaniu, dostępnością, elastycznością, a przede wszystkim ogromną wiedzą i umiejętnością jej przekazania. Takie podejście pomogło zwiększyć zaufanie do programu wśród pracowników, dzięki czemu większość zdecydowała się na oszczędzanie w PPK.

 Wsparcie ze strony dedykowanego przedstawiciela Avivy przez cały okres wdrożenia, przemyślana i zaplanowana komunikacja do pracowników oraz ścisła, partnerska współpraca z instytucją finansowe to pierwszy krok dla pozytywnych doświadczeń pracowników z programem PPK.