Superkonferencja

Porozmawiać z kimś można wszędzie: popijając kawę w firmowej kuchni albo paląc papierosa przed drzwiami biura. Takie nieformalne kontakty mają swoją wagę. Nie zastąpią jednak zorganizowanych spotkań. W odpowiednich warunkach. Takich, by móc skoncentrować się na tym, co trzeba omówić, i nie zaprzątać sobie głowy innymi sprawami. 

Atmosferze twórczej pracy sprzyjają doskonale urządzone sale konferencyjne, które warto stworzyć nawet w niewielkich firmach. Dobrze jest przecież usiąść ze swoim zespołem na wygodnych krzesłach, przy stole, na którym można swobodnie rozłożyć potrzebne dokumenty, mając przed oczami ekran, który w mgnieniu oka pokaże potrzebne zdjęcia lub wykresy. Jak zorganizować taką funkcjonalną salę konferencyjną?

Rozmach niewskazany

W dużych koncernach sale konferencyjne robią wielkie wrażenie. Skórzane fotele, efektowny błyszczący stół, ogromny ekran, mikrofony, elektrycznie sterowane rolety, idealnie cicha klimatyzacja... To nie opis planu zdjęciowego do jednego z filmów o rekinach biznesu. Takie miejsca naprawdę istnieją, ale na ich stworzenie stać nieliczne przedsiębiorstwa. Powód jest prosty: to wszystko kosztuje. I to niemałe pieniądze. Mniejsze firmy nie muszą działać z tak wielkim rozmachem. Co oczywiście nie oznacza, że wystarczy kupić sześć plastikowych krzeseł, rozklekotany stół i najtańszy projektor. 

Głównym elementem odpowiednio wyposażonego pomieszczenia jest duży ekran, na którym można wyświetlać potrzebne informacje (np. z laptopa lub smartfona). Jeszcze kilka lat temu uważano, że funkcję tę może pełnić wyłącznie projektor. W efekcie w każdej szanującej się firmie montowano wielką białą płachtę, a na suficie wieszano ciężkie urządzenie z mocną, oślepiającą żarówką. 

Od tego czasu sporo się zmieniło, a rolę projektora (nadal wykorzystywanego, o czym za chwilę) zaczął przejmować tańszy i bardziej niezawodny ekran płaskiego monitora. W małym pomieszczeniu może to być zwykły telewizor o przekątnej od 42 do 60 cali. Koszt jego zakupu jest stosunkowo niewielki: 60-calowy odbiornik Samsunga kosztuje niespełna 7 tys. zł, a idealne do mniejszych pomieszczeń telewizory o przekątnej 48 cali można mieć już za nieco ponad 2 tys. zł. 

W większym pomieszczeniu można skorzystać z wielkoformatowych monitorów, które mają nawet 70 cali. Tak duże ekrany, np. firmy Iiyama z serii ProLite, kosztują jednak niemal 20 tys. zł. W zamian otrzymujemy matrycę Full HD wysokiej jakości oraz – co ważne – powłokę antyrefleksyjną. Taki sprzęt właściwie nie wymaga podłączenia do niego komputera. By wyświetlać na nim najbardziej powszechne rodzaje dokumentów, wystarczy nośnik USB, na którym są zapisane. Oprogramowanie monitora poradzi sobie z podstawowymi formatami graficznymi, wideo i tekstowymi. 

Różnica w jakości obrazu między zwykłymi telewizorami a wysokiej klasy monitorami jest nie do wychwycenia przez większość użytkowników. Nie warto zatem przepłacać. Tym bardziej że każdy nowoczesny telewizor ma komplet gniazd różnych typów, a sprawę łatwego wyświetlania treści może załatwić podłączenie laptopa albo zminiaturyzowanego komputera za pomocą złącza HDMI. Takich urządzeń jest na rynku mnóstwo – mogą łatwo przekształcić każdy telewizor w multimedialne urządzenie z systemem Android. 

Obraz na ścianie

Są jednak sytuacje, w których projektor okazuje się dobrą alternatywą dla telewizora, np. wtedy, gdy potrzebujemy bardzo dużego obrazu. Cena projektora będzie bowiem niższa niż telewizora o podobnym formacie. Decydując się na „biznesowy” projektor, trzeba jednak pamiętać, że to zupełnie inne urządzenie niż to przeznaczone do kina domowego. Przede wszystkim pozwala uzyskać dość wyraźny obraz przy włączonym świetle. 

Obecnie najlepsze są tzw. projektory UST, czyli z bardzo krótką ogniskową (szerokokątne). Dzięki systemowi luster nie zniekształcają obrazu tak mocno jak projektory ST (krótkoogniskowe), a mogą być ustawione niespełna pół metra, a nawet – w niektórych przypadkach – ok. 30 cm od ekranu. Dzięki temu nie musimy przejmować się światłem oślepiającym prelegenta ani cieniami rzucanymi na ekran. Przykładem takiego urządzenia jest projektor BenQ MW853UST+, który jednak kosztuje ponad 7 tys. zł. Czyli dużo. 

Tradycyjne projektory można kupić nawet trzykrotnie taniej, ale ich minusem będzie konieczność ustawienia dalej od ekranu. Niektórzy uważają, że dobrym rozwiązaniem jest podwieszenie projektora pod sufitem, ale tak naprawdę może  to być dość kłopotliwe. Co bowiem zrobimy, jeśli zawiedzie pilot (np. wyczerpią się baterie, a nie ma pod ręką zapasowych) albo gdy trzeba będzie przestawić jedną z tych opcji, które da się wybrać tylko za pomocą przycisku na projektorze? Staniemy na stole podczas spotkania?

Osobna kategoria to projektory mobilne – łatwe do przenoszenia, małe i lekkie, ale o dużych możliwościach. Choćby takie jak Philips Pico PPX3414, który wyświetla obraz w rozdzielczości 845 x 480 pikseli, co wystarczy do przedstawienia prezentacji, zdjęć lub tekstów. Taki projektor kosztuje ok. 1,2 tys. zł. Inne ciekawe urządzenie to BenQ GP3 LED pracujący w rozdzielczości 1280 x 800 pikseli, co jest bardzo dobrym wynikiem jak na urządzenie przenośne. Imponująca jest też maksymalna przekątna obrazu – 160 cali. Najciekawszą cechą miniprojektora BenQ jest jednak bezprzewodowa łączność Wi-Fi, dzięki której można przesłać obraz z różnych źródeł. Użytkownicy iPhone’ów Apple’a mogą zaś skorzystać ze stacji dokującej dla smartfona – pozwala ona pokazywać na ekranie treści prosto z jego pamięci. Niestety taki przenośny projektor to już całkiem spore koszty – rzędu 2 tys. zł. 

Pewną alternatywą mogą być telefony lub tablety z wbudowanym prostym projektorem, np. zapowiedziany już smartfon Lenovo Smart Cast, wyposażony w laserowy projektor, który pozwala prezentować zawartość ekranu na ścianie. Oczywiście tylko z niewielkiej odległości. 

Mnóstwo gadżetów

Na rynku dostępnych jest też wiele innych ciekawych rozwiązań, które pozwalają poprawić komfort pracy. Weźmy choćby tablice interaktywne. To białe panele o przekątnej ok. 80 cali, które wykrywają dotyk. W duecie z komputerem i projektorem działają jak tradycyjna tablica: można po nich pisać albo specjalnymi pisakami, albo jakimkolwiek wskaźnikiem (choćby palcem). Oprogramowanie obsługujące tablicę pozwala pokazywać na niej dowolne obrazy z komputera, nanosić na nie notatki i ścierać je jak gąbką. Przygotowane obrazy można drukować lub przesyłać do innych użytkowników. Możliwości tablicy interaktywnej ogranicza właściwie jedynie wyobraźnia. Pamiętajmy tylko, by wykorzystywać z nią projektory o krótkiej lub bardzo krótkiej ogniskowej, najlepiej ustawione nad tablicą. Tak, by osoba prowadząca prezentację nie rzucała cieni na ekran ani nie była oślepiana przez wiązkę światła projektora. Tablice interaktywne kosztują od 2,5 do nawet 10 tys. zł, w zależności od ich funkcji i zastosowanych technologii (decydują m.in. wielkość i możliwość rozpoznawania wielu punktów dotyku). 

Inne ciekawe urządzenie wspomagające prezentacje to wizualizer. Jego zadaniem jest zastąpienie tradycyjnego rzutnika. Właściwie to połączenie kamery, źródła światła i poręcznego statywu. Całość można podłączyć do komputera lub bezpośrednio do projektora lub monitora. Wizualizer może pokazywać na ekranie dokumenty, ale również obiekty trójwymiarowe, także w ruchu. Przykład zastosowania? Choćby prezentacja kilku propozycji opakowań nowego produktu. Malkontenci powiedzą, i będą mieli dużo racji, że w małych salach konferencyjnych urządzenie to niespecjalnie się sprawdzi – dokumenty lub wspomniane próbki opakowań można przecież równie dobrze obejrzeć, podając je sobie z ręki do ręki. Tym bardziej że dobrej klasy wizualizery kosztują ok. 3 tys. zł, a to niemała suma. 

W dużych salach można też zainwestować w pulpity z mikrofonami, a w razie potrzeby – także w system do przeprowadzania głosowań. Najnowszym trendem są natomiast systemy do tzw. komunikacji zintegrowanej. Dzięki nim można prowadzić wideokonferencje z dowolnym miejscem na świecie w taki sposób, by jej uczestnicy odnosili wrażenie, że znajdują się w jednej sali. Służy do tego wizualizacja naturalnych rozmiarów. Systemy takie, kosztujące setki tysięcy złotych, oferują m.in. firmy Cisco i Huawei. To jednak rozwiązania dla bogatych korporacji. 

Kreatywny monitor

Ciekawostką, którą można potraktować jako konferencyjny gadżet, są monitory w rodzaju nowego, 80-calowego Sharpa Big Pad wyposażonego w ekran dotykowy, na którym mogą pisać nawet cztery osoby jednocześnie, np. zaznaczając wybrane fragmenty wykresu. W tym celu można też wykorzystać specjalne, bezprzewodowe pióra. Monitor ten potrafi łączyć się z laptopami i innymi przenośnymi urządzeniami, przedstawiając obrazy, które wybierze w danym momencie użytkownik, albo wysyłając do nich zawartość ekranu – np. wykres z dopisanymi komentarzami. Zdaniem Sharpa taki ekran sprzyja kreatywności podczas biurowych spotkań. Pierwsze egzemplarze trafiły już do firm w Polsce. 

Wybieramy projektor

Kupując biurowy projektor, sprawdźmy przede wszystkim, jaką ma jasność, co sprowadza się do tego, czy trzeba będzie zasłaniać okna podczas wyświetlania prezentacji. Wartość 3000 ANSI oznacza, że pomieszczenie może pozostać widne, a na ekranie da się odczytać treść prezentacji. Istotna jest także żywotność lampy. Absolutne minimum to 2 tys. godz. Warto też wiedzieć, jaką rozdzielczość ma rzucany na ekran obraz. Zwykle jest to tryb WXGA (1280 x 800 pikseli), co wystarczy w większości biurowych zastosowań. Przyzwoity projektor o takiej rozdzielczości kosztuje ok. 2 tys. zł. Jeżeli zaś niezbędne jest urządzenie Full HD (1920 x 1080 pikseli),  trzeba się liczyć z wydatkiem nawet dwu­krotnie większym.   Bardzo ważna jest też liczba dostępnych gniazd, do których można podłączyć różne źródła obrazu. Zwróćmy uwagę, czy wybrany projektor ma wejścia HDMI, D-Sub (cyfrowy obraz komputerowy), wyjścia do podłączania tradycyjnych odtwarzaczy wideo (S-Video) oraz zespolonego sygnału wizyjnego. Przydadzą się też moduł Wi-Fi do podłączania komputera bez kabli oraz port USB, dzięki któremu niektóre treści można odtwarzać bezpośrednio z przenośnej pamięci.