Jak rozwinąć firmę w niestabilnych czasach

Wyobraź sobie, że jesteś szefem biznesu działającego na rynku, który z roku na rok coraz bardziej się kurczy. Twoi pracownicy niezbyt przykładają się do wykonywania swoich obowiązków i więcej energii wkładają w kłótnie czy żarty, niż w np. aktywną sprzedaż produktów. Ty zaś starasz się to zmienić, próbując tworzyć wspaniałą, rodzinną atmosferę…

Jeśli przyszło ci to z łatwością, to albo nazywasz się Steve Carell i wspominasz swoją rolę w serialu „The Office”, albo… prowadzisz przeciętną, polską firmę. Szokujące? 

Trudna prawda

Aż 63 proc. polskich przedsiębiorców uważa, że warunki do prowadzenia biznesu w ciągu ostatniego półrocza się pogorszyły. Jednocześnie prawie 60 proc. przedsiębiorców ma negatywne nastawienie do rozwoju firmy w bieżącej sytuacji. Takie dane zaprezentowała w ostatnim Indeksie Biznesu Konfederacja Lewiatan. Nic dziwnego, jako przedsiębiorca na co dzień myślisz o rosnących kosztach, o problemach z powiększaniem sprzedaży, a przecież jest jeszcze konkurencja… Co możesz zrobić?

Przestań popełniać jeden, podstawowy błąd. Większość przedsiębiorców koncentruje się na otoczeniu, np. wciąż obwiniając za swoje porażki rosnące koszty prowadzenia biznesu czy zmieniające się prawo, a nie zwracają uwagi na to, co tak naprawdę ogranicza rozwój  biznesu. To problemy wewnątrz samej firmy.

– Wydaje się to bardzo dziwne, ale niemal w każdej firmie, która zwraca się do nas z prośbą o pomoc, podstawowym problemem jest komunikacja – tłumaczy Przemysław Oszczapiński, dyrektor zarządzający firmy KREATOR. 

Robisz za mało

Przedsiębiorcy bardzo często nie widzą tego, że w ich firmach jest olbrzymi potencjał, który można w łatwy sposób wydobyć, niekoniecznie inwestując olbrzymie pieniądze. – Problem z komunikacją jest powszechny, nieważne, czy mówimy o pojedynczych osobach, dużych zespołach, małych firmach, czy zatrudniających setki pracowników. Przez niewłaściwą komunikację mogą tracić miliony zarówno, jeśli chodzi o obniżenie potencjalnych przychodów, jak i niepotrzebny wzrost kosztów – dodaje. 

Brak komunikacji generuje dodatkowe koszty związane z np. równoległymi zamówieniami czy też niewłaściwym wyrażaniem swoich potrzeb. Co więcej wydłuża procesy w firmach czy torpeduje sprawne działanie całych działów. 

– Prowadzimy aktywne doradztwo biznesowe. W jednej z firm centrala, dział sprzedaży i magazyn były w zupełnie różnych miejscach. Nikt tak naprawdę nie wiedział, jakie potrzeby ma inny dział. Rosła frustracja, firma traciła pieniądze i czas, pojawiał się konflikt. Trzeba było coś z tym zrobić – wspomina Oszczapiński. 

Jak temu zaradzić

Wracając do przykładu z „The Office”, możesz np. zaproponować rejs statkiem (tylko pamiętaj, tam szefem jest kapitan) czy urządzić „Cafe Disco” w nieużywanym pomieszczeniu. Czy to zadziała? Być może. Mam jednak pewność, że zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję, musisz najpierw zdiagnozować problemy, najlepiej oczami kogoś, kto nie jest wewnątrz organizacji. Bo mimo że niemal każdy biznes w tym kraju boryka się z podobnymi problemami, to kluczowa jest lokalna specyfika. Sztuką jest jej poznanie. 

– Współpracujemy z ekspertami z najlepszych polskich uczelni, którzy wchodzą do firmy i zupełnie obiektywnym okiem sprawdzają, co się w niej dzieje. Widzą np. problemy z zarządzaniem przedsiębiorstwem, z przywództwem czy wspomnianą już komunikacją, ale nie tylko potrafią je zdiagnozować, ale także porównać z innymi biznesami i wskazać konkretne konsekwencje. Ważna jest też współpraca z praktykami. Dostarczamy wysoko wykwalifikowanych menedżerów z topowych firm, którzy chętnie włączają się w projekty rozwojowe, tzw. interim management – komentuje Przemysław Oszczapiński. 

Jak zaznacza, komunikacja to nie wszystko. – W jednej z firm okazało się, że specjaliści, w tym przypadku spawacze, od wielu lat nie mieli żadnych szkoleń. Byli dobrzy w tym, co robili, ale okazało się, że specjalistyczny kurs znacząco poprawił standard ich pracy. Wydaje się, że to coś absolutnie normalnego, tyle że w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorcy o tym nie myślą. Budżety na szkolenia, jeśli już są, to w trudnych czasach są przekazywane na inne potrzeby. A przecież „trudny czas” może być zawsze – przekonuje Oszczapiński. 

Szkolenia pozwalają pracownikom na ciągłe podnoszenie swoich kwalifikacji. Na przykład, jeśli dana osoba pracuje w dziale marketingu, dziś powinna jak najszybciej zdobyć kompetencje z zakresu wykorzystania narzędzi AI, by znacząco zwiększyć swoją efektywność. To z kolei może wpływać na zwiększoną skuteczność w promocji produktów lub usług firmy, a czasem też po prostu wygenerować oszczędności, bo np. niepotrzebne okaże się korzystanie z pracy zewnętrznych grafików. 

Takich możliwości jest więcej, ale rozwój kompetencji wiąże się też z dodatkowym atutem. Inwestycja w kapitał ludzki pozwala zbudować lojalność wobec pracodawcy. To szczególnie ważne, kiedy mamy trudności ze znalezieniem pracowników. 

– Działamy obecnie z dużym przedsiębiorstwem, które czuje potrzebę zmian. Wielu pracowników to osoby starsze, dość odporne na innowacje. Problem polega na tym, że nie ma zbyt wielu osób młodych, które chciałyby wykonywać taką pracę. W efekcie powstaje błędne koło, firma się nie rozwija, bo brakuje otwartości na zmiany, a osoby, które mogłyby taką otwartość wprowadzić w firmie, nie chcą do niej przyjść. Tu kluczową rolą staje się zarządzanie wiedzą i jej przekazywaniem – opowiada przedstawiciel firmy KREATOR. 

Przemysław Oszczapiński zwraca uwagę na zmianę podejścia do dbania o rozwój firmy. – Same szkolenia to nie wszystko. Oczywiście są ważne, ale potrzebne jest bardziej kompleksowe podejście, które nazywamy usługami rozwojowymi – tłumaczy. Ważna jest m.in. diagnoza potrzeb rozwojowych, analiza firmy i jej otoczenia, w tym np. analiza finansowa lub marketingowa, bieżący konsulting lub wynajem ekspertów, tzw. interim management, dopiero potem dopasowane do zdiagnozowanych problemów szkolenia lub doradztwo. 

– Usługi rozwojowe to wszystkie działania usługowe, które wpływają na rozwój firm – tłumaczy. 

Skąd brać pieniądze

Na koniec najważniejszy i wbrew pozorom nie najtrudniejszy temat. Bariera dla podjęcia działania jest bowiem tylko w twojej głowie, a nie w pieniądzach. – Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z tego, że mogą pozyskać olbrzymie środki np. z funduszy unijnych. W przypadku małych i średnich firm ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) na usługi szkoleniowe można uzyskać nawet do 100 proc. W ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) i Bazy Usług Rozwojowych Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (BUR-PARP) na usługi doradcze oraz usługi szkoleniowe dla małych i średnich firm można dostać 80 proc. refundacji kosztów, zdarzają się też coraz częściej środki dla dużych firm – wyjaśnia.

 Środki unijne są dostępne i można z nich skorzystać, a kolejne projekty i programy przewidziano na 2024 r. Problemem jest brak wiedzy o ich istnieniu oraz obawa przed ich pozyskaniem. Istnieje jednak szereg instytucji, które w tym pomagają, np. rady sektorowe tworzone przez PARP, diagnozujące braki kompetencyjne i przygotowujące konkretne programy wsparcia dla przedsiębiorców, którzy chcą z nich skorzystać i rozwinąć swoje przedsiębiorstwa. Problemem jest także brak umiejętności wnioskowania po środki i zawiła procedura, która dla osoby realizującej ją pierwszy raz może być prawdziwą męką. Staramy się więc wspierać w tym procesie przedsiębiorców, którzy podejmują z nami współpracę. – Możliwości są ogromne, trzeba się tylko na nie otworzyć. Dlatego wspieramy przedsiębiorstwa w budowaniu strategii, badamy rynek oraz identyfikujemy obszary wymagające rozwoju i transformacji – przekonuje Przemysław Oszczapiński.

Komentarze firm:

Zarząd APIS

 Naturalną barierą ograniczającą rozwój jest oczywiście niedobór kompetencji. Przy czym nie chodzi o samą wiedzę, informację czy odpowiednie narzędzia, a bardziej o świadomość potrzeby i nieuchronności zmian, jako jedynej drogi do rozwoju kadry kierowniczej, pracowników i całej organizacji.

APIS w swojej ponad trzydziestoletniej historii przeprowadzał wielokrotnie mniejsze i te całkiem spore zmiany, dzięki czemu dziś, to uznana na rynku marka, centrala z ogromnym zapleczem logistycznym oraz wiele oddziałów w kilku województwach.

Ostatnie kilka lat, to okres wyjątkowo trudny dla wielu firm. To także okres, który wymagał i nadal wymaga weryfikacji strategii i szczególnego dopasowania do wyjątkowych warunków zewnętrznych. Dlatego rozwój jest w tej chwili ważniejszy niż kiedykolwiek. Poza brakami kompetencyjnymi, największą barierę stanowi wciąż lęk przed zmianą. Koncentracja pracowników wyłącznie na bieżących i zawsze ważnych zadaniach sprawia, że nigdy nie ma czasu na chwilę refleksji i zaplanowanie potrzebnych zmian. Do tego dochodzi bardzo słaby przepływ informacji, będący efektem słabości kultury organizacyjnej, szczególnie w obszarze wzajemnej komunikacji.

W pierwszej kolejności postawiliśmy na szkolenia, których zadaniem było zarówno pozyskanie kompetencji, jak również zaangażowanie szerszej grupy pracowników w proces zmian. To szerokie uczestnictwo, wspólne rozwiązywanie wspólnych wyzwań w naturalny sposób poprawiło wzajemną komunikację. Widać to w codziennych relacjach, w poziomie toczonych dyskusji czy sporów. Kultura organizacyjna firmy przeniosła się na inny poziom, z którego łatwiej dzisiaj wszystkim dostrzec potrzebę zmian i ciągłego dostosowywania do zmiennych warunków. Może jeszcze nie widać mierzalnych w wyniku finansowych owoców tych zmian, ale wyraźnie widać je w nastawieniu i wzajemnych relacjach wszystkich pracowników.

W ostatnich tygodniach szeroki zespół kierowniczy, wspólnie z zarządem spółki opracował Strategię Rozwoju firmy na lata 2023 – 2028. Podczas kilkudniowych sesji udało się nam wypracować Wizję, Misję oraz Wartości, ustalić Cele Kierunkowe Rozwoju APIS, a następnie oraz niezbędne Cele Funkcjonalne, które pozwolą zrealizować Cele Kierunkowe. Powstały harmonogramy działania, przydzielone zostały zadania, utworzone zespoły projektowe oraz wyznaczone osoby odpowiedzialne. A wszystko stworzone przez pracowników, z pracownikami, zgodnie z zasadami SMART.

Oczywiście jeszcze długa droga przed nami, ale widzimy, że kierunek jest właściwy. Planujemy, spotykamy się, rozmawiamy otwarcie nawet o trudnych sprawach, wprowadzamy niezbędne korekty i działamy dalej. Zamierzamy nadal rozwijać kompetencje, zarówno te oparte na wiedzy, jak i te wynikające z doświadczenia i wspólnego działania.

--

Adam Olszewski, prezes Grupy Arnica

Dziś to nie tyle pracownik poszukuje pracy, ile to pracodawcy walczą o pracownika. Mamy niemal zerowe bezrobocie; ci, którzy chcą pracować, nie mają problemów ze znalezieniem miejsca do pracy. To stawia duże wyzwania przed przedsiębiorcami. Musimy sprawić, by pracownik, który u nas jest, czuł się zmotywowany. Jeśli chcemy to osiągnąć, musimy przede wszystkim zadbać o jego rozwój wewnętrzny. Świat poszedł do przodu, potrzeby pracowników zdecydowanie różnią się od tego, co było 20 lat temu. Dziś zadaniem stojącym przed przedsiębiorcą jest nie tylko stworzenie dobrego miejsca pracy, ale i klimatu, w którym pracownik będzie czuł się dobrze także i po pracy. Jest to możliwe wspierając rozwój pracowników, m.in. przez podnoszenie ich kompetencji.

Wielu przedsiębiorców obawia się, że inwestując w rozwój pracownika sprawi, że poszuka on sobie innej pracy. To błędne podejście. Pracownik, który jest wyedukowany, zna stawiane przed nim cele i rozumie, jak je spełnić, jest o wiele bardziej zmotywowany i o wiele efektywniej wykonuje swoją pracę. To przynosi ogromne korzyści także i firmie. Poza tym inwestując w rozwój pracownika czuję, że jest między nami porozumienie, że lepiej rozumiemy nasze cele i potrafimy być bliżej. W efekcie pracownicy są znacznie bardziej lojalni. Dziś stawiamy np. na szkolenia z komunikacji interpersonalnej. Działamy w branży usług medycznych, która jest szczególnie delikatna, jeśli chodzi o kontakt z klientem. Osoby, które do nas przychodzą - do apteki czy ośrodka zdrowia, chcą zadbać o swoje zdrowie. My musimy spełnić te potrzeby w jak najlepszy sposób. Dlatego tak ważne jest posiadanie przez pracowników kompetencji do tego, by dobrze poprowadzić takiego klienta, dobrze o niego zadbać - tak, by wszyscy byli zadowoleni. W tym kierunku zmierzamy.