Efektywność najwyższego rzędu

Formuła 1 to prawdopodobnie najbardziej efektywny sport, jaki istnieje. Silniki używane w bolidach mają ponad 50 proc. sprawność cieplną (dwukrotnie wyższą niż w zwykłych autach spotykanych na drogach), a zespoły walczą o wyciągnięcie dosłownie każdego, pojedynczego konia mechanicznego. Absurdalnie efektywne jest także podejście do wagi pojazdów. Po zakończeniu treningów i przed wyścigiem, mechanicy demontują każdy niepotrzebny czujnik – ich waga to kilka gramów. Gdyby któryś z nich został w pojeździe, w ciągu całego, prawie 1,5-godzinnego wyścigu pojazd byłby wolniejszy o 0,1 sek. To zbyt wiele!

Tymczasem w biznesie takiej efektywności szukać ze świecą. I to w każdym aspekcie. Przykładowo Deloitte w jednym ze swoich raportów dowodził, że połowa organizacji nie analizuje podejmowanych decyzji, a 75 proc. firm w cale nie mierzy ich rezultatów. A to absolutna podstawa.

Przestawienie strategii firmy na rzecz budowy efektywności wymaga jednak gruntownego przebudowania nie tylko procesów, ale także i mapy mentalnej firmowych decydentów. W większości organizacji po prostu nie jest to możliwe. Zacznijmy więc od metody małych kroków i sprawdźmy, co można zrobić „już teraz”, by poprawić efektywność biznesową w organizacjach.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów we wszystkich gałęziach biznesowych stanowi kluczowy element strategii wielu firm, przynosząc zarówno korzyści finansowe, jak i podnosząc jakość świadczonych usług. Duże, zagraniczne firmy, już to robią. Opublikowany w połowie listopada raport KPMG „Global Tech” udowadnia, że w ciągu ostatniego roku efektywność biznesowa firm technologicznych wzrosła wielokrotnie. 69 proc. przedstawicieli tych biznesów deklaruje, że w najbliższym czasie osiągną lepsze wyniki finansowe niższymi kosztami. Jak to jest możliwe?

Przede wszystkim automatyzacja procesów. Nie szukajmy daleko. Wdrożenie zaawansowanych systemów samoobsługowych, takich jak chatboty czy interaktywne systemy głosowe, pozwala na automatyczne udzielanie odpowiedzi na zapytania klientów, eliminując konieczność dużej ilości ręcznej pracy. Dzięki temu firmy mogą obsługiwać większą liczbę zapytań jednocześnie, skracając czas oczekiwania klientów. Warto również podkreślić, że automatyzacja obsługi klienta nie tylko obniża koszty operacyjne, ale także poprawia jakość usług. Szybka reakcja na zapytania klientów, personalizacja doświadczenia zakupowego oraz natychmiastowy dostęp do informacji wpływają pozytywnie na satysfakcję klientów i budowanie lojalności wobec marki. Szczególnie w ramach jednego systemu CRM.

Taka automatyzacja może być wdrożona wszędzie. Wykorzystanie nowych aplikacji (np. wprowadzenie optymalizacji procesów produkcyjnych czy logistycznych… Warto zwrócić uwagę, co robią liderzy – także ci najbardziej znani. Elon Musk, by obniżyć koszty funkcjonowania Twittera (dziś X), zwolnił osoby odpowiedzialne za moderację. Ich zadania częściowo przejęły automatyczne systemy do monitorowania publikowanych treści. Nie nakłaniamy nikogo do redukcji etatów (liczba pracowników zatrudnionych w Twitterze sprawiała, że serwis był mocno nierentowny), ale jeśli i tak brakuje ci pracowników, to po co osoby, które zatrudniasz, muszą wykonywać proste, powtarzalne zadania?

Poszukaj także rozwiązań z zakresu XAAS, czyli: everything-as-a-service. Zgodnie z raportem KPMG 63 proc. firm, które wdrożyły takie narzędzia, zanotowały wzrost zysków (mimo trudnej sytuacji na rynku!).

Obniżenie kosztów finansowych

W dobie stabilizującej się sytuacji gospodarczej, przedsiębiorstwa skupiają się na efektywnym zarządzaniu finansami i produktami finansowymi, dążąc do obniżenia kosztów operacyjnych oraz zachowania płynności finansowej. Istnieje szereg strategii, które mogą przyczynić się do zrównoważonego zarządzania finansami w tym okresie.

Jednym z kluczowych aspektów jest automatyzacja procesów finansowych. Wykorzystanie zaawansowanych systemów księgowych, fakturujących i rozliczeniowych pozwala na usprawnienie codziennych operacji, minimalizację błędów oraz oszczędność czasu pracowników. W rezultacie, firmy mogą skoncentrować swoje zasoby na bardziej strategicznych aspektach działalności.

W produktach finansowych istotnym krokiem może być dostosowanie oferty do zmieniających się potrzeb klientów oraz rynkowych trendów. Firmy mogą przeglądać swoje portfele produktów, eliminując te, które nie przynoszą odpowiednich zysków lub nie spełniają oczekiwań konsumentów. Skoncentrowanie się na najbardziej opłacalnych produktach przyczynia się do skutecznego zarządzania zasobami i optymalizacji kosztów. Kluczem jest analiza marżowości, czyli posiadanie systemu pozwalającego na automatyczne badanie trendów. Często wystarczy zwykły Excel.

Ważnym elementem w strategii obniżania kosztów finansowych jest także inwestycja w technologię. Rozwiązania fintechowe, takie jak narzędzia do analizy danych czy sztuczna inteligencja, mogą wspomagać firmę w szybszym podejmowaniu decyzji oraz efektywnym zarządzaniu ryzykiem. Możemy wprowadzić chociażby automatyczny scoring jakości finansowej kontrahentów.

Operacje biznesowe

Współczesne polskie firmy coraz częściej korzystają z nowoczesnych technologii w celu optymalizacji kosztów oraz identyfikacji segmentu do ulepszenia zarówno w kategorii kosztów stałych, jak i zmiennych. Jedną z dziedzin, która znajduje się w centrum tych działań, jest zarządzanie flotą samochodową, a technologie w tym kontekście stają się kluczowym narzędziem.

Przykładowo automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem flotą umożliwia firmom dokładne monitorowanie pojazdów, co rzutuje na kontrolę nad kosztami zmiennymi, takimi jak paliwo czy koszty serwisowania. Zaawansowane systemy GPS i monitorowania pojazdów pozwalają na ścisłe śledzenie trasy, prędkości, zużycia paliwa, a także na szybką reakcję w przypadku awarii czy nieprzewidzianych zdarzeń.

Analiza danych pozwala z kolei na identyfikację zakresu optymalizacji. Firma może dokładnie analizować efektywność trasy, planować przerwy w podróży dla minimalizacji kosztów paliwa czy planować konserwacje pojazdów w sposób zoptymalizowany. To wszystko wpływa na redukcję kosztów operacyjnych i zwiększenie efektywności floty.

Technologie internetu rzeczy (IoT) są również wykorzystywane w monitorowaniu stanu technicznego pojazdów. Sensory zbierają dane na temat zużycia oleju, stanu opon czy parametrów silnika. Dzięki temu firmy mogą planować konserwacje, zanim pojawią się poważne problemy, eliminując nieplanowane przestoje i naprawy.

Dodatkowo, nowe technologie wspomagają polskie firmy w optymalizacji kosztów stałych poprzez zastosowanie narzędzi do zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemów do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) czy platform do zarządzania projektami. Integracja tych systemów umożliwia lepszą kontrolę procesów biznesowych, usprawnienia działania oraz obniża koszty administracyjne.

Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe

Wprowadzenie sztucznej inteligencji (SI) i uczenia maszynowego (UM) do procesów zarządzania kosztami otwiera przed firmami nowe horyzonty, pozwalając na znaczne usprawnienie operacji i osiągnięcie efektywniejszego modelu biznesowego.

Wracając do opisanego już raportu KPMG, aż 63 proc. badanych dostrzega spore korzyści (rozumiane jako wzrost efektywności) po wprowadzeniu cyfryzacji w firmie. To ogół, a szczegół? Przykładowo, zdolność do bardziej precyzyjnej prognozy kosztów. Sztuczna inteligencja, analizując ogromne ilości danych historycznych oraz bieżących, może identyfikować wzorce i trendy, co umożliwia dokładniejsze prognozowanie przyszłych kosztów. Dzięki temu firmy mogą lepiej planować budżety, minimalizować ryzyko nieoczekiwanych kosztów oraz dostosowywać strategie biznesowe do zmieniających się warunków rynkowych. Takie narzędzia są dostępne już teraz (wystarczy sprawdzać „My Company Polska”).

W kontekście relacji z klientami, zastosowanie SI pozwala na personalizację oferty oraz dostosowanie produktów do indywidualnych preferencji. To nie tylko zwiększa zadowolenie klienta, ale również pozwala na lepsze zarządzanie kosztami marketingu poprzez efektywniejsze kampanie i dostarczanie bardziej ukierunkowanych przekazów.

Bezpieczeństwo cybernetyczne

Jak wynika z raportu PIIT i IDC Polska przygotowanego kilka miesięcy temu rynek rozwiązań bezpieczeństwa (sprzętu, oprogramowania on-premises i wdrażanego w chmurze oraz usług) w Polsce wzrośnie w 2023 r. o 15,2 proc. r/r. Wzrost ten będzie nieznacznie wyższy niż w Europie Zachodniej (13,1 proc.). Wydatki na cyberbezpieczeństwo napędzają głównie zagrożenia wynikające z sytuacji geopolitycznej, rosnące potrzeby będące efektem transformacji cyfrowej, nowe regulacje i stale zwiększające się ryzyko ataków ransomware.

Czy to dobrze? Teoretycznie tak, jednakw praktyce jesteśmy w tym momencie o wiele dalej niż inne kraje Europy. Co trzeba zrobić? Inwestować w zaawansowane systemy ochrony obejmujące firewalle, antywirusy, a także narzędzia do monitorowania i wykrywania incydentów.

Trzeba także pamiętać, że to ludzie są kluczowym elementem ochrony przed zagrożeniami cyfrowymi. Dlatego niezbędne są szkolenia dla pracowników, przy szczególnym zwróceniu uwagi na kwestie związane z cyberbezpieczeństwem.

Kultura organizacyjna

Aby w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii, organizacje muszą przeprowadzić głęboką transformację nie tylko w zakresie infrastruktury technologicznej, lecz także w mentalności pracowników oraz strukturze organizacyjnej. Wprowadzenie nowych technologii wymaga, aby pracownicy posiadali odpowiednie kompetencje cyfrowe. Organizacje powinny inwestować w programy edukacyjne, szkolenia oraz wsparcie rozwoju umiejętności związanych z obsługą nowych narzędzi i technologii. Równocześnie, kultura organizacyjna powinna promować stałą naukę i rozwój kompetencji cyfrowych.

Takie szkolenia nie są drogie. W dodatku dzięki środkom unijnym można pozyskać znaczące ograniczenie kosztów ich organizacji. Co można zrobić? Przykładowo, zorganizować szkolenia związane z nowymi technologiami, w tym korzystania z rozwiązań AI.

Amila Karunarathna, szef strategii w Qatar Primary Materials Company, w jednej ze swoich publikacji zwrócił uwagę na sześć czynników, które generują nieefektywność biznesową. Jeden z nich to brak komunikacji. „Jeśli pracownicy nie są na bieżąco z planowanymi zmianami w firmie, będą podejmowali złe decyzje, a wszystkie procesy będą się opóźniały” – napisał.

Trzeba jednak pamiętać, że wprowadzenie nowoczesnych technologii wymaga przywództwa, które jest zorientowane na innowacje. Zacznij więc od siebie.

Przeszkody i wyzwania

Transformacja cyfrowa, choć obiecuje liczne korzyści, niesie ze sobą również szereg potencjalnych trudności. Jednym z głównych wyzwań jest ograniczony budżet, który może stanowić barierę dla inwestycji w nowoczesne technologie, szkolenia pracowników oraz aktualizacje infrastruktury. Co zrobić? Poszukać środków unijnych, skorzystać z dotacji. Ewentualnie, poszukać tanich alternatyw dla stosowanych narzędzi.

Niedobór pracowników z odpowiednimi umiejętnościami cyfrowymi to kolejne wyzwanie. Transformacja cyfrowa wymaga zespołu zróżnicowanego pod względem kompetencji, a pozyskanie lub rozwój pracowników o wysokich umiejętnościach cyfrowych może być trudne. Firmy powinny inwestować w szkolenia i programy rozwoju pracowników, a także rozważyć współpracę z zewnętrznymi specjalistami czy partnerami edukacyjnymi.

Kolejnym aspektem jest odporność pracowników na zmiany organizacyjne oraz obawa przed nowymi procesami. Kluczowe jest zaangażowanie pracowników, zapewnienie im zrozumienia i wsparcia na każdym etapie transformacji, a także budowanie kultury organizacyjnej, która promuje elastyczność i otwartość na innowacje.

Wreszcie, niezbędne jest przeciwdziałanie oporowi organizacyjnemu, który może wynikać z braku zrozumienia celów transformacji. Komunikacja transparentna, dialog z pracownikami oraz jasne przedstawienie korzyści płynących z transformacji mogą przyczynić się do przezwyciężenia tego wyzwania.

Na koniec zapamiętaj (to zdanie z przewodnika firmy Oracle dla przedsiębiorców): „Przedsiębiorstwo jest efektywne, jeżeli generuje dobre wyniki, najczęściej mierzone jako przychód, w porównaniu z kosztami poniesionymi na swoje operacje. Efektywne firmy najlepiej wykorzystują swoje zasoby, w tym udzielają swoim pracownikom czasu na realizację zadań na wysokim poziomie, co pozwala im zapewnić klientom jak najbardziej satysfakcjonujące doświadczenia podczas dostarczania produktów i usług”.