Biurowa rewolucja. Firmy przestawiają się na biura elastyczne

W 2019 roku firma IWG zajmująca się tworzeniem biur elastycznych podjęła decyzję o przyspieszeniu tempa rozwoju. W tym celu uruchomiła ofertę franczyzową, która polega na możliwości uruchomienia własnego biura pod szyldem jednej z marek IWG przez lokalnych przedsiębiorców. Skalę wzrostów pokazuje wzrost powierzchni biur elastycznych – w ciągu ostatniej dekadywyniósł on aż 1000 proc. 

IWG chce jeszcze bardziej przyspieszyć ten wzrost. W efekcie przez dwa lata firma na całym świecie uruchomiła za pośrednictwem około 50 franczyzobiorców 500 jednostek nowych biznesów. Teraz ma ambicję na więcej, bo okoliczności rynkowe zaczęły jej sprzyjać.

Pandemia zmieniła reguły gry

W ciągu ostatniego roku rynek biurowy mocno się zmienił. Najpierw garść statystyk. Przez pandemię w Polsce (i nie tylko, podobne trendy widać także na dojrzałych rynkach zachodnich) deweloperzy mocno wyhamowali z budową nowych biur. W Warszawie, jak wynika z raportu Walter Herz, w budowie jest najmniejsza ilość powierzchni biurowej od dziewięciu lat. Dlaczego? Firmy zmieniły myślenie o własnych biurach w kontekście masowej pracy zdalnej. Nie chodzi już o zapewnienie odpowiedniej powierzchni w przeliczeniu na pracownika. Chodzi o stworzenie miejsca, które ma spełniać określone funkcje. Miejsce do pracy można przecież podnająć… 

Eksperci zaczęli dostrzegać zmiany już na początku pandemicznego kryzysu. Na przykład Mark Dixon, założyciel i CEO firmy IWG, w połowie maja zapowiedział olbrzymią zmianę w podejściu do biur.

Ten kryzys będzie największym katalizatorem zmian w gospodarce od czasu pojawienia się digitalizacji. On fundamentalnie zmieni sposób, w jaki sposób pracują firmy i w jaki sposób ludzie chcą dla tych firm pracować

– powiedział Mark Dixon.

Dziś aktywność deweloperów powierzchni biurowych zaczyna jednak wzrastać, choć eksperci zaznaczają, że na boom z minionych lat liczyć póki co nie można. Spadek popytu jest widoczny. Jeśli jednak dokładnie przyjrzymy się statystykom to okaże się, że w dużej mierze za niższy popyt na powierzchnie biurowe odpowiada wstrzymanie tzw. ekspansji firm. Chodzi o zwiększanie zajmowanego miejsca, a nie wynajem zupełnie nowej powierzchni. Znów wróćmy do liczb. W I kwartale 2020 roku nowe umowy najmu odpowiadały w Warszawie za 55 proc. popytu, przedłużenia umów za 31 proc. a ekspansje za 14 proc. W I kwartale 2021 roku było to odpowiednio: 66, 32 i 2 proc. To dobry przykład na zmianę struktury rynku biurowego w Polsce.

Fala elastyczności

To dane dla wynajmu „tradycyjnych biur”. Czy firmy przestały się rozwijać? Dane z gospodarki pokazują, że częściowo wciąż czekają z decyzjami co do realizacji nowych projektów ze względu na dużą niepewność co do skutków pandemii. Część z nich zaczęła jednak już działać. Nie chcą jednak zwiększać powierzchni zajmowanego biura (bo te, które posiadają, i tak są w większości puste). Jakie mają wyjście? Biura elastyczne i tzw. coworkingowego, które w ostatnim czasie zaczęły cieszyć się olbrzymią popularnością. Pod koniec 2019 roku tego typu miejsc było oficjalnie w Polsce 100. Brakuje najnowszych danych, ale eksperci szacują, że może być ich nawet 150. Dominują duże miasta, takie jak Warszawa czy Kraków, ale specyficzną formę powierzchni  elastycznych mają także lokalizacje średniej wielkości – np. w parkach technologicznych.

Tyle, że zdaniem ekspertów to dopiero początek. Przykładowo, jak wynika z raportu CBRE podsumowujący rok 2020 jednym z kluczowych wniosków dla wynajmujących powierzchnie biurowe jest „rozważenie dostępności powierzchni elastycznej w budynku”. Dlaczego?

Wyobraźmy sobie przeciętną firmę wynajmującą biuro i zatrudniającą 100 osób. W czasie pandemii niemal wszyscy (np. oprócz pojedynczych osób) pracowali z domu. Wszystkie raporty pokazują jednak, że tego typu praca większości po prostu nie pasuje. Małe mieszkania, konieczność łączenia pracy z opieką nad dziećmi, brak kontaktu ze współpracownikami… CBRE przebadało więc pracowników. Tylko 25 proc. chce utrzymać pracę z domu. 65 proc. – pracować z biura ale z elementami pracy zdalnej. Efekt? Kształtuje się specyficzny, hybrydowy model pracy. A w nim bardzo ważną rolę odgrywać będą właśnie biura elastyczne. W dodatku coraz więcej pracodawców zaczyna myśleć o biurach elastycznych jako o beneficie. Skoro większość pracowników pracuje hybrydowo, to co stoi na przeszkodzie, by np. zatrudnić specjalistów z innych miast Polski? Jeśli oni też potrzebują pracować z biura to wykupienie dla nich dostępu do powierzchni elastycznej staje się idealnym rozwiązaniem.

Czas na ekspansję

W ostatnich miesiącach wiele naprawdę dużych firm poszukiwało powierzchni elastycznych dla swoich zespołów

– tłumaczy Michał Dorszewski, dyrektor rozwoju franczyzy na region Europy Środkowej i Wschodniej w IWG.

W Polsce proces ten raczkuje (chociaż mamy już pierwsze przykłady), ale w skali globalnej… Michał Dorszewski podaje przykład dwóch gigantów: firm NTT i Standard Chartered, które w I kwartale podpisały z grupą IWG umowy na bazie których ich pracownicy będą mogli korzystać z powierzchni elastycznych. Łącznie obejmują one prawie 400 tys. osób na całym świecie. A to dopiero początek.

– Taki model staje się niesamowicie popularny. Wynika to z kilku kwestii. Po pierwsze zmieniają się powierzchnie biurowe, które mają być przede wszystkim miejscem spotkań i burz mózgów. Typowa praca biurowa może się odbywać z domu. Tyle, że jeśli ktoś nie ma warunków lokalowych, pojawia się problem. Wtedy otwiera się szansa w postaci powierzchni elastycznych. Po drugie firmy coraz częściej działają w modelach projektowych. Budują zespół, który pracuje nad jakimś zagadnieniem przez pół roku. Zamiast dawać im biuro „u siebie”, podnajmują powierzchnię u operatora. Jeśli projekt wypala, często przenoszą takich pracowników do centrali. Jeśli nie, rozwiązują zespół – tłumaczy Dorszewski. 

Trzecim argumentem jest obecność sal konferencyjnych. Mniejsze firmy mogą mieć problem z ponoszeniem kosztów wynajmu tego typu powierzchni w ramach własnego biura. W biurach elastycznych jest ich mnóstwo – a wynajem obejmuje konkretne godziny. Koszty utrzymania są więc mniejsze.

W efekcie ekspansja biur elastycznych oznacza poprawę sytuacji dla ludzi, biznesu i środowiska. Bo pracownicy będą mogli łatwiej wybierać to, gdzie i kiedy chcą pracować oszczędzająć czas na dojazdach, biznes ograniczy koszty i jednocześnie bardziej efektywnie wykorzystamy zasoby środowiskowe.

Przedstawiciel IWG odwołuje się także do raportu brytyjskiego oddziału JLL, który zadeklarował, że do 2030 roku w rozwiniętych państwach powierzchnie elastyczne będą obejmowały aż 30 proc. wszystkich biur. Przenosząc to na Polskę – dziś w kraju mamy około 12 mln mkw. powierzchni. Pod koniec 2019 roku biura elastyczne zajmowały „tylko” 200 tys. mkw. Czy rynek może więc wzrosnąć do 4-5 mln mkw.? Zdaniem Dorszewskiego – tak. 

Nowe inwestycje w elastyczność

Potwierdzają to działania firm deweloperskich i operatorów biur elastycznych. Dziś niemal w każdym nowym biurowcu znajdują się powierzchnie elastyczne (w tym np. sale konferencyjne do podnajmu). O przekształceniu części powierzchni na tego typu działalność myślą właściciele i zarządcy już istniejących obiektów, a IWG im to umożliwia oferując franczyzę lub kontrakt o zarządzanie.. Taka fala elastycznej rewolucji obejmuje także Polskę.

- W 2021 roku rozpoczęliśmy taką ekspansję także w Polsce – deklaruje Michał Dorszewski. Obecnie grupa IWG ma w Polsce kilkadziesiąt własnych lokalizacji biur elastycznych czy coworkingowych. Działają one pod globalnymi markami Regus i Spaces. W większości zlokalizowane są one w dużych aglomeracjach, ale ekspansja franczyzowa ma objąć także średniej wielkości miasta, regiony i przedmieścia bo tam naturalnie przesuwa się popyt.

- Widzimy olbrzymi potencjał w rozwoju tego typu biur. Z naszych globalnych doświadczeń wynika, że najlepiej w takiej działalności radzą sobie lokalni przedsiębiorcy, którzy doskonale znają regionalną specyfikę, ale także mają doskonałe kontakty z miejscowymi firmami – tłumaczy Dorszewski i zachęca do kontaktu. – Jako operator tego typu biur przekazujemy gotowe rozwiązania: zarówno projekt wyposażania, jak i całe zaplecze techniczne oraz dopracowane i sprawdzone narzędzie wsparcia marketingowego, operacyjnego i sprzedażowego bazujące na zaawansowanej technolgii. Franczyzobiorca koncentruje się wyłącznie na pozyskaniu najemców oraz bieżącym zarządzaniu biurem – dodaje. 

Franczyza biurowa to nowość na polskim rynku. O tym, jak prowadzi się taką działalność, jakie są korzyści ale i wymagania stawiane franczyzobiorcom, napiszemy w kolejnym odcinku cyklu 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wygląda biurowa franczyza w Polsce, zapraszamy do specjalnego webinaru, który odbędzie się 20 maja o godz. 16. Link do wydarzenia