Jak poradzić sobie z budżetowaniem firmowym w czasach galopującej inflacji?

Inflacja 20 proc., stagflacja, szalejące stopy procentowe, a co za tym idzie, dynamicznie rosnące raty kredytów, wahania kursu, płaca minimalna, ceny gazu, ceny paliwa, ceny energii elektrycznej, składki zdrowotne itd.

Każdy z nas jest zalewany niepokojącymi informacjami gospodarczymi, które niejednego właściciela biznesu wprowadziły w stan – delikatnie mówiąc – niepewności. 

W każdej firmie budżet jest pierwszym krokiem na drodze do budowania długoterminowych planów strategicznych. Czwarty kwartał każdego roku to czas, kiedy wiele firm zaczyna prace nad budżetem. Większość z nich w dużej mierze opiera swoje przemyślenia na tym, jak kształtowały się dotychczasowe dane finansowe spółki. 

Rok 2023 zapowiada się jednak „trochę” inaczej. Zaryzykuję stwierdzenie, że obecnie każda z organizacji mierzy się z dużo większą liczbą niepewnych czynników, jakie mogą wpłynąć na ich przyszłe funkcjonowanie, wyniki i płynność. 

Poniżej przedstawiam parę wskazówek, które pomogą nam uporać się z procesem budżetowania na 2023 r. 

Krok 1 

Przygotuj plik, w którym będziesz agregować kluczowe dane

W kolejnym kroku znajdziesz wskazówki dotyczące analizy poszczególnych obszarów spółki. 

Z każdego z nich warto zebrać istotne dla nas dane i determinanty w jednym pliku. Istotne jest zbieranie danych w uporządkowany sposób tak, aby móc je wykorzystywać do analiz scenariuszowych. Warto przygotować też miejsce, gdzie będziemy agregować istotne dane gospodarcze, np. wskaźnik inflacji czy kursy walut.

Krok 2 

Dokonaj szczegółowej analizy kluczowych czynników wpływających na działalność

Na jakie pozycje rachunku zysków i strat i bilansu warto zwrócić szczególną uwagę przy budżetowaniu  2023 r? 

1. Przychody – w szczególności zwróć uwagę w analizie na:

• sytuację rynkową i finansową swoich stałych klientów – w szczególności na branżę,  w której funkcjonują (np. czy jest ona zależna od gospodarki rosyjskiej lub w szczególny sposób od cen gazu czy energii elektrycznej). Przygotuj listę klientów o wyższym wskaźniku ryzyka wraz z wartością przychodów od nich

• zapisy umów z klientami, z którymi mamy/nie mamy w umowach zapisów o waloryzacji cen.

2. Koszty – możemy być pewni tylko tego, że będą rosnąć. Warto zwrócić uwagę na:

• koszty płacowe – płaca minimalna wzrośnie i w styczniu 2023 r. wyniesie ona 3490 zł, od lipca 3600 zł. Można spodziewać się też lawiny wniosków o wzrost wynagrodzenia

• koszty delegacji – planowane są kolejne podwyżki diet i ryczałtów. Wstępne zapowiedzi mówią o wzroście kwoty z 38 zł do 45 zł diety krajowej

• koszty energii – jeżeli są one istotne w Twojej organizacji, monitoruj na bieżąco ich poziom lub jeżeli to możliwe, pomyśl o zakontraktowaniu cen na dłuższy okres

• koszty materiałów i surowca – niestety też wzrosną. Warto rozważyć: Czy będą dostępne? Czy musimy zwiększyć stany magazynowe?

• koszty paliwa – wzrost cen paliwa niesie za sobą wzrost kosztów usług transportowych. 

3. Koszty finansowe – czy Rada Polityki Pieniężnej kolejny raz podniesie stopy procentowe? Jeżeli posiadasz kredyt, monitoruj wysokość stóp procentowych. Wykorzystaj okres budżetowania do analizy, czy zmiana sposobu oprocentowania (zmienne vs. stałe) nie będzie dla ciebie korzystna. 

4. Należności i zobowiązania – przeanalizuj, czy zmieniły się terminy płatności. Jeżeli tak, to czy przekłada się to na płynność?

5. Transakcje w walutach obcych – przeanalizuj, w których obszarach występują. Jeżeli są to istotne pozycje, monitoruj je. 

6. Jakie inwestycje są niezbędne w celu utrzymania i rozwoju biznesu. 

Krok 3 

Analiza scenariuszowa

Kiedy udało się określić kluczowe pozycje i determinanty, warto przygotować analizę scenariuszową obejmującą optymistyczne i pesymistyczne warianty rozwoju sytuacji. Jeżeli dany obszar ma większy wpływ na naszą działalność, tym bardziej należy podążać zgodnie z zasadą ostrożności i przyjąć ten mniej optymistyczny wariant. 

Być może analiza wykaże, że powinniśmy pomyśleć o  podniesieniu cen lub zabezpieczyć się kredytem obrotowym, zanim np. dojdzie do utraty płynności.

Zdarza się też, że towarzyszące analizy w procesie budżetowania uwypuklają szanse i stają się impulsem do planowania inwestycji rozwojowych.

Krok 4

Monitorowanie

Aby monitorowanie było możliwe, przede wszystkim musimy wiedzieć, co monitorować. Dlatego szczegółowe spisanie kluczowych założeń, determinantów i pozycji, które rodziły największe ryzyka bądź szanse dla naszej działalności, jest tak istotnym obszarem pracy nad budżetem. Nasze analizy scenariuszowe oparte na przewidywaniach mogą okazać się mniej lub bardziej celne.

Po spisaniu wszystkich założeń dotyczących poszczególnych determinantów należy wdrożyć cykliczny monitoring założeń. Kluczowe jest przypisanie czynności monitorowania do osób odpowiedzialnych. Należy rozważyć też, czy w momencie przekroczenia założonych poziomów kluczowych dla nas determinantów nie będzie konieczne zaktualizowanie budżetu. Zalecam takie działanie w szczególności w sytuacji, kiedy odchylenie od naszych przewidywań jest istotne lub jeżeli zostało nam jeszcze parę miesięcy roku.

Przekazane wskazówki mogą się wydawać oczywiste. Niemniej przystępując do budżetowania, warto usystematyzować swoją wiedzę. W szczególności w obecnych czasach, w których uwydatnia się wiele ryzyk związanych z niepewnością gospodarczą. 

Na budżetowanie 2023 r. warto poświęcić więcej czasu, aby mieć czas na analizę jak największej liczby możliwych scenariuszy tego, co może mieć istotny wpływ na sytuację naszej firmy. Bezpieczeństwo i losy naszego biznesu w dużej mierze zależą od monitoringu sytuacji gospodarczej.

Jeżeli nie dokonamy wcześniej odpowiednich analiz, bez spisania założeń, a następnie ciągłego monitoringu odchyleń od tych założeń, ciężko będzie nam zidentyfikować niekorzystne dla naszej działalności trendy oraz zareagować na czas. Narzędziem, które przybliża nas do zwinnego zarządzania i błyskawicznego reagowania na to, co się dzieje w naszym otoczeniu, jest starannie sporządzony budżet dla naszej organizacji