Druga para oczu kosztuje mniej, niż jeden błąd. Dlaczego rośnie znaczenie zewnętrznego nadzoru księgowego?

Poniedziałek, 9:17

Dyrektor sprzedaży wysyła na firmowym komunikatorze cztery słowa: „Mamy ich. Niemcy podpisali". Sypią się emotikony z szampanem. Prezes gratuluje zespołowi. To największy kontrakt roku.

Kilka tygodni później umowa i pierwsza faktura trafiają do księgowości. Dział księgowy technicznie robi swoją pracę najlepiej, jak potrafi — ale nikt z zewnątrz nie sprawdził wcześniej, czy dokumentacja, którą dostał, jest kompletna i czy zdarzenie zostało ujęte prawidłowo. Błąd wchodzi do ksiąg, razem z resztą miesiąca.

Co dokładnie było w tej umowie?

Przy weryfikacji dokumentów wychodzi na jaw, że kontrakt różni się od wszystkiego, co firma rozliczała schematem do tej pory: transze powiązane z etapami wdrożenia, usługi świadczone na miejscu w Niemczech, rozliczenie w euro i zapis o karach umownych zmieniający moment rozpoznania przychodu.

Właśnie w takich sytuacjach zewnętrzny nadzór zabezpiecza firmę na przyszłość — chroni przed konsekwencjami, które ujawniłyby się dopiero za kilka miesięcy, przy audycie, kontroli albo rozliczeniu podatkowym.

Czym jest druga para oczu w księgowości?

Nadzór księgowy polega na tym, że wewnątrz organizacji nadal działa własny dział księgowy — to on na co dzień prowadzi księgi, dekretuje dokumenty i zamyka miesiąc. JWW obejmuje taki dział niezależnym nadzorem z zewnątrz: analizujemy dokumentację, którą dział księgowy otrzymuje i na podstawie której księguje, oraz weryfikujemypoprawność samych zapisów księgowych — czy zdarzenie zostało ujęte zgodnie z jego rzeczywistą treścią i we właściwym okresie.

Pierwsza para oczu — wewnętrzny dział księgowy — odpowiada za to, żeby dokument został ujęty poprawnie i na czas. Druga para oczu — nadzór — sprawdza tę pracę, zanim błąd zdąży się utrwalić: zanim miesiąc zostanie zamknięty, zanim deklaracja zostanie złożona, zanim rozjazd trzeba będzie tłumaczyć podczas audytu. To wciąż kontrola tego, co już wpłynęło do księgowości i co już zostało lub ma zostać zaksięgowane — nie zgadywanie z wyprzedzeniem, jakie decyzje podejmie biznes.

Co sprawdza nadzór, weryfikując dokumenty i zapisy?

• Czy dokumentacja jest kompletna? Nie tylko umowa, ale też aneksy, harmonogram, ustalenia mailowe i to, co uzgodniono ustnie, a nie trafiło na papier.

• Jak dokładnie ma być to fakturowane? Kto jest nabywcą, w jakiej walucie, w jakim cyklu, na podstawie jakiego dokumentu odbioru.

• Kiedy powstaje przychód i kiedy obowiązek podatkowy? Data podpisania, wykonania usługi i płatności to zwykle trzy różne daty — i tylko jedna z nich jest właściwa dla tego zapisu.

• Czy zapis odzwierciedla rzeczywistą treść zdarzenia? Czy np. zastosowany kurs, moment ujęcia czy podział na etapy są zgodne z tym, co faktycznie wynika z dokumentów.

• Co się zmienia, bo kontrahent jest z zagranicy? Rejestracja VAT-UE, miejsce świadczenia usług, ryzyko powstania stałego miejsca prowadzenia działalności, podatek u źródła, obowiązki dokumentacyjne.

Jeśli w toku tej weryfikacji okaże się, że problem sięga głębiej — że model rozliczeń wymaga zmiany w umowie albo w systemie — nadzór sygnalizuje to zarządowi lub dyrektorowi finansowemu. Wtedy z pracy nadzorczej wynika głos doradczy, nie odwrotnie.

Skąd druga para oczu ma wiedzieć, jak to działa w Niemczech?

Tu przebiega granica między nadzorem, który sprawdza polskie księgi, a nadzorem, który realnie zabezpiecza firmę wychodzącą za granicę. JWW należy do Alliott Global Alliance — międzynarodowego sojuszu niezależnych firm księgowych, doradczych i prawnych, obecnychw ponad 100 krajach. Dzieki temu mamy wgląd w praktyki księgowe na całym świecie.

Dla firmy, która właśnie podpisała pierwszy kontrakt zagraniczny, to różnica między tygodniem szukania doradcy a jednym telefonem.Ile kosztuje brak nadzoru księgowego?

Odpowiedź jest prosta – w nagodzinach i kosztach:

• pracy zespołu poświęcone na korekty,

• odsetki i ewentualne sankcje podatkowe,

• koszt przesuniętego audytu albo powtórzonego zamknięcia,

• doradztwo zamawiane awaryjnie, w trybie pilnym i po stawkach pilnych.

Druga kategoria – to wyniki finansowe:

• decyzja inwestycyjna podjęta na podstawie danych, które później się zmieniły - to zła decyzja,

• raport, z którego zarząd dowiaduje się o czymś, na co powinien był zareagować miesiąc wcześniej - kosztuje spółkę odsetek zysku,

• wiarygodność firmy w oczach inwestora, który zauważył rozjazd w liczbach przed nią samą - spada.

Pierwszą listę da się wpisać do budżetu. Druga decyduje o tym, jak firma wygląda w momencie, w którym ktoś ją naprawdę ogląda.

Funkcja nadzoru, kiedy zespół jest zwolnieniu

Nadzór księgowy chroni organizację nie tylko przed błędami w dokumentach i zapisach, ale też przed skutkami zmian kadrowych. Gdy główna księgowa zachoruje albo odejdzie z dnia na dzień, pozostały zespół często nie jest w stanie samodzielnie zamknąć miesiąca — bo to ona trzymała w głowie całość procesu, znała wyjątki i decyzje sprzed lat.

Firma objęta zewnętrznym nadzorem ma już kogoś, kto na bieżąco zna księgi, dokumentację i historię zapisów — i w takiej sytuacji może realnie przejąć proces zamknięcia albo wesprzeć zespół, zamiast zaczynać od zera. To jedna z tych korzyści nadzoru, których nie widać w budżecie, dopóki nie stanie się problemem.

Przykłady z życia wzięte

Uruchom nadzór księgowy, gdy w kalendarzu firmy pojawia się którykolwiek z tych punktów:

• pierwszy kontrakt zagraniczny albo pierwszy klient rozliczany w innej walucie,

• zmiana modelu rozliczeń: transze, abonament, success fee, rozliczenie etapami,

• wdrożenie lub wymiana systemu ERP,

• utworzenie nowej spółki, oddziału albo transakcje wewnątrz grupy,

• wejście inwestora, kredyt inwestycyjny, dotacja,

• decentralizacja zakupów — gdy budżety trafiają do działów,

• odejście lub dłuższa nieobecność osoby, która „wie wszystko".

Reguła praktyczna: im więcej osób w firmie może samodzielnie wywołać skutek finansowy, tym bardziej potrzebnny jest zewnętrzny nadzór księgowy.

W JWW pracujemy z firmami o różnej skali od niemal 30 lat. Widzimy w nich jedną wspólną prawidłowość: wraz ze wzrostem biznesu nie rosną tylko liczby. Rośnie liczba miejsc, w których powstaje informacja mająca później wpływ na finanse. Dlatego nadzór księgowy coraz mniej przypomina sprawdzanie tego, co wydarzyło się wczoraj, a coraz bardziej — przygotowanie firmy na to, co wydarzy się jutro.

Najczęstsze pytania o nadzór księgowy

Czym różni się nadzór księgowy od outsourcingu księgowości? Outsourcing oznacza, że księgi prowadzi biuro rachunkowe. Nadzór księgowy jest dla firm, które księgują u siebie i chcą, żeby ktoś z zewnątrz kontrolował jakość tej pracy oraz wspierał zespół merytorycznie. Wewnętrzny dział zostaje na miejscu — zyskuje drugą parę oczu.

Czy nadzór księgowy oznacza brak zaufania do własnego zespołu? Nie. Oznacza uznanie, że nikt nie powinien być jedynym kontrolerem własnej pracy — dotyczy to również najlepszych głównych księgowych. Nadzór najczęściej odciąża zespół, bo przejmuje pytania, na które nie ma on czasu ani dostępu do specjalistów.

Co konkretnie obejmuje nadzór księgowy w JWW? Kontrolę poprawności ujęcia zdarzeń gospodarczych, weryfikację jakości danych finansowych, opiniowanie umów i decyzji przed ich podpisaniem, przygotowanie firmy do audytu, kontroli i procesów inwestycyjnych oraz — dzięki członkostwu w Alliott Global Alliance — dostęp do doradców w ponad 100 krajach.

Zanim podpiszesz następną umowę...

Jeśli w Twojej firmie księgowość dowiaduje się o ważnych decyzjach na etapie faktury, porozmawiajmy. Zespół JWW wprowadza nadzór księgowy w firmach z własnym działemksięgowym, porządkuje przepływ informacji między działami i przygotowuje spółki do audytów, kontroli oraz procesów inwestycyjnych.

Ewa Piotrowska, Dyrektor Sprzedaży | +48 501 777 781 | [email protected] | www.jww.pl