4 sposoby na skuteczną pracę asynchroniczną

Praca stacjonarna w dużej mierze zależy od komunikacji w czasie rzeczywistym. Jej kopiowanie w środowisku wirtualnym spowodowało szereg wyzwań, takich jak zmęczenie Zoomem i Teamsami, nadmiar spotkań wirtualnych i ciągłe rozpraszanie uwagi, które utrudniają wykonywanie pracy.

Badania jednak ciągle pokazują, że większość pracowników woli pracować zdalnie i jest bardziej wydajna, gdy to robi. Bardziej nowoczesne organizacje starają się być mniej zależne od tradycyjnych metod komunikacji w czasie rzeczywistym i zamiast tego przyjmują komunikację asynchroniczną.

Praca asynchroniczna - co to takiego? 

Praca asynchroniczna to sposób organizacji pracy, w którym komunikacja i współpraca między członkami zespołu odbywają się niezależnie od czasu i bez konieczności komunikacji w czasie rzeczywistym. Dla porównania, praca synchroniczna polega na interakcjach w czasie rzeczywistym, takich jak spotkania na żywo, rozmowy telefoniczne czy wideokonferencje.

W pracy asynchronicznej członkowie zespołu mają większą elastyczność w zarządzaniu swoim czasem, co pozwala im skupić się na zadaniach wymagających głębokiej koncentracji i wysiłku. 

Komunikacja odbywa się za pomocą narzędzi, które nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, takich jak e-maile, wiadomości tekstowe, komentarze w dokumentach czy wiadomości wideo.

Praca asynchroniczna ma wiele zalet:

• Zwiększenie produktywności
• Poprawa jakości pracy
• Lepsze zarządzanie czasem
• Redukcja stresu związanego z ciągłymi przerwaniami
• Umożliwienie pracy zdalnej dla zespołów rozproszonych geograficznie czy pracujących w różnych strefach czasowych

Ale podobnie jak praca zdalna, nie można po prostu nacisnąć przycisku ani ogłosić, że "nasza organizacja jest asynchroniczna" i od tego momentu oczekiwać, że wszystko samo się ułoży. 

Skuteczne przejście wymaga starannego planowania, ciągłego dialogu z personelem, aktualizacji długotrwałych procesów i wdrażania nowych narzędzi.

Jak wprowadzić pracę asynchroniczną

Oto kilka wskazówek na wprowadzenie pracy asynchronicznej w firmie:

1. Kultura przejrzystości i dokumentacji

Nieprzypadkowo jedna z najbardziej udanych organizacji asynchronicznych na świecie, GitLab, wymienia przejrzystość jako jedną ze swoich głównych wartości. Chodzi o to, aby informacje były łatwo dostępne w formie, która nie ma "strażników".

Sprawdź: Widełki płacowe będą obowiązkowe

Firma uważa, że poprzez udostępnianie informacji może obniżyć próg współpracy i ułatwić ją. Oferuje ogromne, publiczne repozytorium informacji o sobie i swoim funkcjonowaniu, oraz publicznie dostępny podręcznik firmy, który jest regularnie aktualizowany. Oba narzędzia mają na celu odpowiedzieć na wszelkie pytania klientów czy pracowników bez odwracania ich uwagi czy przeszkadzaniu w bieżącej pracy.

- Wszystko, co robimy, jest domyślnie publiczne - wyjaśnili współzałożyciel i dyrektor generalny Sid Sijbrandij oraz szefowa HR Stella Treas w tych właśnie dokumentach. - Zachęcaj innych do domyślnego korzystania z dokumentacji, zamiast wywierać presję na innych, aby byli dostępni online poza godzinami pracy.

2. Włączanie zespołu

Zanim rozpoczniesz swoją podróż i przejście na pracę asynchroniczną, ważne jest, aby przeprowadzić szczere rozmowy z zespołem na temat tego, jak przejście będzie wyglądać w praktyce.

Przed przeprowadzeniem eksperymentu asynchronicznego, dostawca cyfrowych usług HR Oyster sugeruje prowadzenie ciągłego dialogu z personelem na temat rzeczywistości zmiany.

- Sugerujemy nadmierną komunikację na początku, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni co do oczekiwań i podejścia - napisał Rhys Black, szef projektowania miejsca pracy w firmie. - Przyznajcie, że uczycie się i rozwijacie proces razem - wasze opinie naprawdę kształtują przyszłe doświadczenia.

Dzięki tym rozmowom liderzy mogą lepiej zrozumieć, czy praca asynchroniczna jest odpowiednia dla ich organizacji, i zdobyć poparcie personelu przed wprowadzeniem zmian.

3. Jasne wytyczne dotyczące tego, co faktycznie jest "spotkaniem koniecznym"

Celem pracy asynchronicznej jest zmniejszenie naszej zależności od komunikacji w czasie rzeczywistym, ale każda firma ma momenty, kiedy nie można tego uniknąć. 

Problem polega na tym, że próg tego, co stanowi "konieczne spotkanie" stał się zbyt niski. To właśnie zainspirowało Shopify do anulowania spotkań. W ubiegłym roku kanadyjski gigant e-commerce ogłosił, że rezygnuje z 322 000 godzin spotkań, eliminując wszystkie cykliczne spotkania z udziałem trzech lub więcej osób.

- Niezakłócony czas to najcenniejszy zasób specjalisty, a my dajemy naszym ludziom "bezobsługową strefę", aby mogli odejmować, odrzucać spotkania i skupić się na tym, co najcenniejsze - powiedział Kaz Nejatian, wiceprezes ds. produktu i dyrektor operacyjny Shopify w oświadczeniu firmy. - Ludzie mówią "nie" na spotkania ze mną, a ja jestem dyrektorem operacyjnym firmy. I to jest wspaniałe - dodał.

Poważne podejście do pracy asynchronicznej wymaga od nas odzwyczajenia się od uzależnienia, jakim są spotkania. Trzeba je - na miarę możliwości - zastępować komunikacją asynchroniczną, taką jak wiadomości dźwiękowe, tekstowe czy wideo.

4. Normy chroniące okresy "pracy w spokoju"

Jeśli chcesz, aby członkowie twojego zespołu dobrze wykonywali swoje zadania, musisz dać im czas i przestrzeń. 

Przejście z pracy wymagającej spokoju i koncentracji do odpowiadania na kilka e-maili lub wiadomości na Slacku może nas skutecznie zdekoncentrować. 

Zobacz: Bogaci ludzie

Wiele osób najlepiej pracuje wtedy, gdy może skreślić kilka pozycji z listy zadań, zanim sprawdzi e-maila czy odpisze na Slacku. Pozwala mi to uniknąć zmiany kontekstu i skupić się na zadaniu. 

Trzeba jednak wprowadzić odpowiednie zasady w firmie, aby zespół nie oczekiwał od współpracowników natychmiastowej odpowiedzi, i nikt nie myślał w tej chwili, że jeśli ktoś nie odpowiada, to w praktyce nie pracuje.