Nie zostawiaj kontroli podatkowej samej sobie

Dla przedsiębiorcy początek kontroli podatkowej jest momentem, w którym na krótki czas traci on – przynajmniej pozornie – panowanie nad rozwojem wypadków. W dość powszechnym odczuciu to proces, w którym podatnik (przedsiębiorca) zdany jest niemal wyłącznie na łaskę lub niełaskę inspektora, a jej rezultat zależy wyłącznie od dobrej woli organu. A jak jest naprawdę?

Przed wizytą urzędnika w firmie

Od kilku lat obserwujemy przenoszenie ciężaru weryfikacji realizacji obowiązków podatkowych z samej kontroli podatkowej na tzw. czynności sprawdzające. Jest to świadoma strategia administracji podatkowej, która polega na koncentracji czasochłonnych działań kontrolnych w tych obszarach, które obarczone są największym ryzykiem nieprawidłowości. W tym zakresie aparat państwowy nie różni się już bardzo od firm, które także porównują korzyści z kosztami swoich działań. 

Czynności sprawdzające to wymiana korespondencji między urzędem a podatnikiem, której celem powinno być sprawdzenie, czy w rozliczeniu podatnika pojawia się coś niepokojącego. Jednym z przykładów interakcji między organem a podatnikiem są np. wezwania do przedstawienia dokumentów potwierdzających dokonane odliczenia czy pytania o przyczyny spadku dochodowości/powstania straty. 

Od naszej odpowiedzi zależy dalszy rozwój wypadków. Dlatego warto poświęcić chwilę, żeby przedstawić dokumenty w odpowiednim porządku czy udzielić takiej odpowiedzi, która rozwieje ewentualne wątpliwości co do prawidłowości rozliczenia. Odrobina wysiłku na tym etapie może ograniczyć ryzyko wszczęcia dużo bardziej uciążliwego procesu kontroli. 

Nie zawsze kontrolę podatkową poprzedzi wymiana informacji z fiskusem. W takiej sytuacji ważną rolę odgrywa zawiadomienie podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli. Od jego otrzymania mamy od 7 do 30 dni na przygotowanie się do kontroli. To czas na szybki rachunek sumienia oraz zaplanowanie procesu obsługi kontroli. 

Doświadczenie podpowiada, że podatnik, który zna swoje mocniejsze i słabsze strony, jeszcze przed kontrolą jest w stanie lepiej przygotować się do obrony zajętego w rozliczeniu stanowiska. Jeśli natomiast odkryje oczywistą pomyłkę, to ma szansę ją skorygować jeszcze przed kontrolą lub po prostu otwarcie przyznać się do niej w czasie kontroli – nie ryzykując, że przylgnie do niego łatka oszusta. 

Logistyka kontroli

Równie ważnym elementem jest odpowiednie przygotowanie kontroli pod względem logistycznym. Wiele problemów bierze się z tego, że podatnik nie może poświęcić kontrolującym wystarczająco dużo czasu, odpowiada w pośpiechu, opóźnia się z dostarczeniem dokumentów. Naturalnie spada wówczas zaufanie kontrolujących do przekazywanych informacji, a małe z pozoru problemy urastają do rangi kluczowych i nieusuwalnych. 

Jeśli podatnik nie ma z góry opracowanej procedury obsługi kontroli, to musi wykorzystać czas przed kontrolą, by wybrać osobę, która będzie dedykowana do obsługi kontroli, udzielić jej stosownych pełnomocnictw, upewnić się, że obsługa kontroli nie będzie kolidowała z jej innymi obowiązkami, czy też zastanowić się, kto w organizacji powinien wiedzieć o kontroli, aby z odpowiednim zaangażowaniem udzielać wsparcia osobie odpowiedzialnej za obsługę kontroli itp. 

Nierzadko okaże się, że najlepszą decyzją będzie powierzenie obsługi kontroli osobie spoza organizacji – szczególnie, jeśli dla zespołu podatkowego obsługa bieżących obowiązków ledwie mieści się w 24 godz. doby. 

Również sam proces kontroli może przebiegać różnie w zależności od zaangażowania podatnika. Można oczywiście pozwolić kontrolującym na samodzielne przedzieranie się przez rozliczenia naszej działalności, udzielając im jedynie takiego wsparcia, jakie jest wymagane przez prawo. Można, ale jest duże prawdopodobieństwo, że się potem zdziwimy, jaką to kwalifikację naszym rozliczeniom nadadzą kontrolujący, którzy sami sobie muszą dopowiedzieć znaczną część historii z nimi związanych. Oczywiście to jest rzecz do wyprostowania. Podatnik ma prawo do składania wyjaśnień czy zastrzeżeń do protokołu kontroli, ale to już stresujący i czasochłonny proces. Dlatego czasem lepiej usiąść z kontrolującym i wyjaśnić mu na czym polega działalność, czego dotyczą analizowane operacje. Podatnik, odpowiednio kształtując strategię kontaktu z kontrolującymi, ma naprawdę duży wpływ na to, czym kontrola się skończy. 

Dlatego nie warto, a wręcz nie można, postrzegać procesu kontroli jako elementu działalności gospodarczej, na który nie mamy wpływu. Kontroli można nie lubić, ale nie należy pozostawiać tego procesu samemu sobie. 

Więcej na temat etapów kontroli i postępowań podatkowych: www.ey.com/pl/kontrole-podatkowe.