Tradycyjne biuro rachunkowe nie przetrwa

W obecnej rzeczywistości coraz większą wagę przykłada się do informacji, które stają się cennym zasobem firmy. To dzięki wykorzystaniu ich w odpowiednim momencie można poprawić konkurencyjność firmy lub dostrzec pojawiający się trend. Niestety, te najważniejsze szybko się dezaktualizują i tracą swoją wagę. 

Analiza dokumentów księgowych jest prawdziwą kopalnią danych, przede wszystkim tych dotyczących kondycji firmy, pozwalających ocenić ostatnie kampanie promocyjne oraz zmieniające się zainteresowania (i gusty) klientów. Za takie dane się płaci, tymczasem wiele z nich jest dostępnych na wyciągnięcie ręki – w księgowości. Trzeba je tylko pozyskiwać szybko i na czas. 

Umożliwiają to platformy multinarzędziowe. Oferują dostęp do wszystkich (również zarchiwizowanych) dokumentów, a także umożliwiają tworzenie raportów, zestawień i statystyk według wybranych kryteriów. 

Lepsza organizacja pracy

Nowe zadania stojące przez księgowymi będą wymagały dodatkowego czasu, a to wymusi reorganizację pracy. Na niezbyt wymagające czynności (takie jak np. wprowadzanie faktur) zostanie go coraz mniej. Pracownicy biura będą zajmowali się raczej strategicznymi zagadnieniami i analizami, niż prostymi czynnościami biurowymi. 

Nie oznacza to oczywiście, że czynności te przestaną być wykonywane. Zamiast księgowych, wykonają je... klienci i osoby odpowiedzialne za prace biurowe. Platformy multimedialne, takie jak np. Mobevo, umożliwiają przesyłanie dokumentów online, a także skanowanie faktur, zamiast ich żmudnego przepisywania. Jeżeli na jednym dokumencie można zyskać minutę, łatwo wyobrazić sobie oszczędności czasu miesięcznie, kwartalnie czy rocznie! Dzięki platformie multinarzędziowej łatwiej będzie również uniknąć błędów i monitorować pracę całego biura. 

Bezpieczeństwo danych

Coraz większa liczba faktur to e-dokumenty. Dane do ZUS-u wysyła się przez program komputerowy, a Ministerstwo Finansów głośno planuje wprowadzić ewidencje i rozliczenia podatków w formie elektronicznej. „Papierologia” będzie powoli odchodziła w niepamięć, a wraz z nią grube segregatory zamykane na noc w sejfach. Kolejnym wyzwaniem stojącym przed biurami rachunkowymi stanie się więc zapewnianie bezpieczeństwa przechowywanych danych. 

Również i temu zadaniu sprostają dobre platformy multinarzędziowe. Na przykład platforma Mobevo jest oparta na serwerach działających w chmurze, co pozwala na magazynowanie dużej ilości informacji. Przesyłanie danych jest szyfrowane protokołem SSL, a do repozytorium można się dostać, jedynie znając hasło i dane do logowania. 

Dostęp zdalny to także gwarancja zachowania poufności danych wrażliwych – księgowy nie musi pobierać ich na swój komputer lub zgrywać na pendrive. Ma dostęp online do wszystkich informacji, które są mu potrzebne do prowadzenia analiz lub rozliczeń. 

Zmiany w funkcjonowaniu biur księgowych są nieuniknione – ich wprowadzenie to jedynie kwestia czasu. Przeprowadzona w ostatnich latach deregulacja jedynie je przyspieszy, ale ich głównym motorem jest nowe pokolenie wchodzące na rynek. To osoby wychowane już w czasach komputerów, internetu, komórek i e-maili. Ich oczekiwania i sposoby współpracy zmieniają wygląd polskiego biznesu. By im sprostać, trzeba będzie się dostosować. 

Ta zmiana dotyczy też biur księgowych. W najbliższych latach coraz rzadziej będą one postrzegane jako „magazyn” faktur. Staną się raczej firmami doradczymi i konsultingowymi, od których oczekuje się optymalizacji finansów i informacji  o trendach. Bez dobrej platformy multinarzędziowej nie będą w stanie spełniać tej funkcji.