Tnij koszty, lecz nie na oślep

Wiele młodych przedsiębiorstw upada nie dlatego, że pomysł był zły, ale z powodu nieumiejętnego zarządzania pieniędzmi. – Czasem brakuje dosłownie kilku miesięcy, aby biznes w pełni wypalił i zaczął na siebie zarabiać – mówi Mateusz Borowiecki, prezes warszawskiej firmy doradczej OptiBuy. 

W łodzi, którą płynie początkujący przedsiębiorca, jest często za dużo dziur, przez które uciekają pieniądze. Dlatego już na starcie trzeba zapanować nad kosztami i szukać oszczędności. W pierwszym rzędzie w tych obszarach biznesu, które nie stanowią jego fundamentów i nie decydują o jego rozwoju. Jednak nie chodzi o proste czy ślepe cięcie kosztów, tylko o ich optymalizację. Redukcja wydatków nie powinna być bowiem celem samym w sobie, tylko efektem usprawnień w funkcjonowaniu firmy. – Ciąć można jedynie tam, gdzie nie wiąże się to z obniżeniem efektywności – przestrzega Borowiecki. 

Analiza wydatków

Dlatego, zanim zaczniemy szukać oszczędności, przyjrzyjmy się dokładnie naszym wydatkom. Krzysztof Czwartkiewicz, właściciel firmy doradczej KW Grupa z Niepołomic, zaleca młodym przedsiębiorcom stworzenie, np. w Excelu, katalogu planowanych i realizowanych kosztów ponoszonych w danym dniu, tygodniu i miesiącu. – Prowadzenie tego typu ewidencji umożliwia późniejszą analizę struktury wydatków i rozpoczęcie sensownego procesu optymalizacji. W małej firmie jest to kwestia kilkunastu minut dziennie, dzięki którym jej funkcjonowanie będzie tańsze – mówi Czwartkiewicz. 

Następnym krokiem powinna być analiza tego, które koszty wiążą się z rozwojem naszego biznesu i wpływają na powodzenie na rynku naszej oferty, a które powodują jedynie, że zmniejsza się nasza płynność finansowa i jesteśmy mniej konkurencyjni. Przykładem tych drugich wydatków może być czynsz za wynajem zbyt dużego, jak na nasze potrzeby, biura. Częstym błędem jest też wynajem niedużych, ale drogich powierzchni w prestiżowych lokalizacjach, które młodym firmom nie przynoszą adekwatnych korzyści. 

– Ważne, by zachować elastyczność. Na początek biurem może być pokój w naszym mieszkaniu. Oszczędzimy na czynszu i mediach. Kiedy zdobędziemy stałych klientów, przybędzie nam pracowników, możemy przenieść się do biura coworkingowego. Gdy zleceń i personelu mamy więcej, możemy wynająć w nim więcej biurek, a jeśli jest przestój to mniej – tłumaczy Borowiecki, zaznaczając, że w takim miejscu w pakiecie otrzymuje się zwykle wsparcie IT, zaplecze techniczne i kuchnię, lepsza jest też możliwość współpracy z innymi wynajmującymi biurka firmami. 

Jeśli chcemy mieć jednak własne biuro, powinniśmy postawić na sprzęt, który pochłania jak najmniej prądu. – Same energooszczędne żarówki mogą zmniejszyć rachunki za prąd o kilkaset złotych. Na dłuższą metę taki wydatek przynosi oszczędności wyższe niż różnica, jaka zostałaby nam w portfelu po zakupie zwykłych, tanich żarówek – mówi Borowiecki. Według niego, wyposażając biuro w urządzenia, powinniśmy się zastanowić, czy od razu musimy mieć te o najwyższych parametrach. Nie ma też potrzeby mieć na własność drogich programów i systemów komputerowych. Lepiej wykupić licencję na kilka miesięcy, a czasem w ogóle przestawić się na usługi świadczone w ramach abonamentu (jak np. helpdesk dla naszych klientów). 

Pakiety i grupy zakupowe

Czwartkiewicz wskazuje na kolejne obszary, które od początku warto optymalizować pod względem kosztów, takie jak usługi telekomunikacyjne, bankowe czy ubezpieczeniowe. 

Po pierwsze, warto korzystać z możliwości łączenia usług w pakiety. – Wystarczy, że mamy dwa firmowe samochody, a już możemy negocjować pakiet z ubezpieczycielem. Jeśli dodatkowo ubezpieczamy biuro, magazyn czy zakładowy sprzęt, też powinniśmy robić to u jednego usługodawcy. W ten sposób można zaoszczędzić na kosztach ubezpieczenia nawet kilkadziesiąt procent – mówi Czwartkiewicz. Oszczędności można uzyskać także, kupując paliwo na stacjach tylko jednego koncernu. – Umożliwiają to programy flotowe, dzięki którym płatności odbywają się bezgotówkowo z dodatkowym rabatem. 

Jak pokazują badania, gros kosztów ponoszonych przez firmy dotyczy nabywania przez nie materiałów i usług. Potrafią sięgnąć nawet 70 proc. wszystkich wydatków przedsiębiorstwa. Dlatego dobrze jest także poszukać odpowiedniej dla siebie grupy zakupowej – rozwiązania interesującego szczególnie dla mniejszych firm, które, robiąc wspólnie zakupy, mają większą siłę przetargową w negocjowaniu cen usług i produktów, a na dodatek pozbywają się uciążliwej obsługi transakcji. Grupy zakupowe działają najczęściej w takich obszarach, jak przesyłki kurierskie, paliwa, energia, materiały biurowe, środki czystości, telefonia stacjonarna, usługi medyczne, ubezpieczenia itp. W zależności od rodzaju i częstotliwości dokonywanych zakupów można zaoszczędzić od 7 do nawet 30 proc. dotychczasowych wydatków. Nim jednak przystąpimy do takiej grupy, zasięgnijmy języka, czy dobrze funkcjonuje. Zdarzają się bowiem problemy z koordynacją działań czy wypracowaniem korzystnych dla wszystkich warunków zamówienia. 

Należy też stale monitorować koszty związane z zamówieniami i szukać tańszych dostawców. Ale przed związaniem się z nowym partnerem przeanalizujmy tego konsekwencje. Na przykład restauracje, które stawiają w walce o klienta na swoją jakość i niezawodność, wolą kupować u zaufanego kontrahenta, nawet drożej, byle nie ryzykować współpracy z kimś tanim i przypadkowym. 

Tańsze delegacje

Podobnie jak inne małe firmy, wiele startujących biznesów od razu musi uwzględnić w swoich wydatkach podróże służbowe. Jak pokazują badania, 55 proc. polskich przedsiębiorców z sektora MSP twierdzi, że ich pracownicy wyjeżdżają w takie podróże nie rzadziej niż dwa, trzy razy w miesiącu, najczęściej na jeden lub dwa dni. I oczywiście każdy chciałby tu obniżać koszty. Lecz trzeba to robić z głową. Bo możemy np. kazać pracownikowi jechać w delegację nocą, aby zaoszczędzić na noclegu, albo wynająć mu łóżko w tanim pokoju wieloosobowym, ale ryzykujemy, że będzie zbyt zmęczony, by nazajutrz dobrze negocjować umowę z naszym kontrahentem. 

– Wyjazd samochodem można czasem zastąpić tańszym połączeniem autobusowym, a kolejną delegację rozmową wideo przez internet czy telekonferencją. Oczywiście warto, aby pierwsze spotkanie odbywało się jednak twarzą w twarz – mówi Borowiecki i przestrzega, by sięgając po nowe technologie, unikać darmowych rozwiązań, bo te bywają często zawodne i niezbyt nadają się do prowadzenia bez zakłóceń rozmów, od których wiele zależy. – Skoro już zaoszczędziliśmy kilkaset złotych na jednym wyjeździe, warto wydać kilkadziesiąt na miesięczny abonament i korzystać z profesjonalnego programu do wideokonferencji. Nie tylko zyskamy dobrą jakość połączenia, ale również dodatkowe funkcje, jak np. wysyłanie i prezentowanie dokumentów czy współdzielenie ekranu. 

Kiedy nasza firma nieco się rozrośnie, nad podróżami służbowymi trudniej będzie zapanować. Wtedy dobrze będzie wdrożyć specjalną politykę: obowiązujące wszystkich zasady kupowania biletów na środki transportu, rezerwacji hoteli, rozliczania posiłków w restauracjach, przejazdów taksówką czy kosztów benzyny. 

Tam, gdzie podróże są częste, warto też sięgnąć po systemy IT pomagające nimi zarządzać. Dostarczają one na bieżąco informacji o możliwych tańszych rezerwacjach i zniżkach, gromadzą też dane pozwalające analizować wydatki na delegacje, aby szukać oszczędności i egzekwować realizację firmowej polityki. 

Outsourcing

Ważną rolę w optymalizacji kosztów może też odegrać outsourcing. Borowiecki uważa, że nie należy utrzymywać wewnątrz przedsiębiorstwa niczego, co nie jest niezbędne do jego funkcjonowania – tak jest po prostu taniej, a czasem bezpieczniej. Bo, jak przypomina Włodzimierz Sosnowski z łódzkiej firmy doradczej Most Consulting, jeśli młody przedsiębiorca sam weźmie się np. za kwestie związane z księgowością i rozliczeniami podatkowymi, to, niestety, istnieje duże ryzyko, że popełni błąd, a to może wiązać się z kosztowną karą i poważnymi kłopotami. Sosnowski przestrzega, że dla 200–300 zł, które zapłacimy firmie zewnętrznej, nie opłaca się ryzykować. – Poza tym dobry księgowy będzie nam podpowiadał, gdzie szukać nowych źródeł oszczędności – dodaje. 

W przypadku outsourcingu też trzeba zachować zdrowy rozsądek. Zbyt tanie usługi tego typu (w stosunku do średniej rynkowej) wróżą kłopoty. W przypadku niesprawdzonej, nieposiadającej odpowiednich certyfikatów firmy sprzątającej czy ochroniarskiej może się pojawić zagrożenie dla bezpieczeństwa naszych danych, trzeba też weryfikować wiarygodność i historię biznesową tych, którzy oferują np. outsourcing IT czy finansowy. 

Zaangażowani współpracownicy

Eksperci nie polecają oszczędzania na wynagrodzeniach – zwłaszcza że mamy dziś rynek pracownika. Dlatego, jeśli np. wartościowy członek naszego zespołu prosi o podwyżkę, to czasem lepiej pójść mu nieco na rękę, niż pozwolić mu stracić serce do pracy (co odbije się na naszych wynikach) albo odejść. Na rekrutację i wdrożenie nowej osoby stracimy dużo więcej czasu i pieniędzy. 

Zatrudniając, warto proponować kandydatom np. umowy zlecenia. Są tańsze z punktu widzenia pracodawcy, a jeśli ktoś się nie sprawdzi, łatwiej z niego zrezygnować. Lecz i tu lepiej rozważyć wszystkie za i przeciw, bo brak etatu może nie być atrakcyjny dla kogoś, na kim nam bardzo zależy, a ma możliwość interesującej pracy gdzie indziej. 

Trzeba też regularnie rozmawiać z pracownikami i zachęcać ich do zgłaszania własnych pomysłów, które mogą przynieść firmie oszczędności. Czasem drobne, ale sumujące się w spore kwoty. To może dotyczyć tropienia zbędnych wydatków, ale także usprawniania biznesowych procesów: eliminowania niepotrzebnych, nieprzynoszących zysku i uderzających w efektywność czynności, procedur i związanych z nimi kosztów. Bardzo się potrafi opłacić np. skracanie cykli produkcyjnych czy zdobywania klientów. 

– Oczywiście pracowników, którzy zauważą nieproduktywny proces i usprawnią jego działanie tak, że przyniesie nam to oszczędności, należy wynagrodzić. To będzie motywować ich i kolejne osoby do podobnych zachowań, a my tylko na tym zyskamy – zachęca Sosnowski.