Samodzielna księgowość czy jednak nie?

Nierzadko początkujący przedsiębiorcy, zwłaszcza prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (j.d.g.), myślą: „Czemu mam płacić komuś za coś, co mogę zrobić sam?”. Na starcie każdy grosz się liczy, a żadne biuro rachunkowe nie zapewni obsługi księgowej za darmo. I czasami samodzielne rozliczanie się z fiskusem to nawet dobre wyjście. – Możemy się o coś takiego pokusić, dopóki mówimy o najprostszej księgowości, czyli prowadzonej za pomocą księgi przychodów i rozchodów, bez podatku VAT, ze stosunkowo niewielką liczbą dokumentów w miesiącu, i w firmie, która nie zatrudnia pracowników – stwierdza Artur Grzeszak, prezes Biura Usług Księgowo-Podatkowych Perfekt. 

Chcąc rozliczać się samodzielnie, należy rzecz jasna zacząć od zapoznania się z przepisami. Po pierwsze, z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (zawiera m.in. informacje na temat zasad rozliczania przychodów i kosztów podatkowych). Po drugie, z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeśli nasza firma jest podatnikiem VAT, konieczna będzie lektura ustawy o podatku od towarów i usług. 

Internetowe systemy finansowo-księgowe

Na korzyść samodzielnego rozliczania się (poza tym, że działamy taniej) przemawia również dostępność internetowych serwisów finansowo-księgowych, które ułatwiają cały ten proces. 

Jednak mimo tych ułatwień, specjalistyczna wiedza wciąż bywa niezbędna. – Największym problemem dla małych przedsiębiorców jest klasyfikacja, czy dany wydatek będzie stanowił koszt firmy – mówi Katarzyna Skowrońska, właścicielka wrocławskiego biura rachunkowego zajmującego się kompleksową obsługą firm mikro i małych. – Ta z pozoru prosta czynność w praktyce i w zderzeniu z organami skarbowymi powoduje niemałe kłopoty. 

Nawet jeśli przestudiujemy zbiór stosownych przepisów, aby móc wyliczyć podatek, to, jak zauważa Katarzyna Skowrońska, możemy mieć problem z ich interpretacją. Na prawidłowość rozliczeń podatkowych j.d.g. wpływa bowiem wiele różnych ustaw. 

Jeżeli jednak zdecydujemy się na „księgową z internetu”, należy wybrać taki serwis, który bierze odpowiedzialność za ewentualne błędy swoich pracowników, a także sprawdzić, czy ma on ubezpieczenie OC. Jeśli takiej informacji brakuje na jego stronie internetowej, trzeba się z nim skontaktować i to wyjaśnić. Brak wszelkiej odpowiedzialności dotyczy szczególnie bezpłatnych programów i usług – wina za ewentualne błędy spoczywa w ich przypadku wyłącznie na barkach przedsiębiorcy, który z nich korzysta. 

Płatne serwisy finansowo-księgowe też wymagają czujności. Najczęściej oferują kilka wariantów cenowych i tylko ten najdroższy przewiduje branie na siebie odpowiedzialności. Jest to już jednak zwykle pakiet, który w niczym nie ustępuje regularnym biurom rachunkowym – pracownicy usługodawcy przeprowadzają wszelkie obliczenia i realizują wszystkie procesy księgowe, w tym wprowadzają wydatki i generują deklaracje. Wówczas rola przedsiębiorcy sprowadza się tylko do podsyłania faktur sprzedaży i dokumentów kosztowych. Jednocześnie jednak serwisy zastrzegają, że nie biorą odpowiedzialności za to, co użytkownik wprowadził w nich na swoje konto online i jak zakwalifikował koszt. Ze swej strony gwarantują jedynie, że system jest na bieżąco z przepisami i że algorytmy do wyliczania podatków działają poprawnie. 

Macie spółkę? Nie ryzykujcie

O wiele łatwiej podjąć decyzję, czy prowadzić księgowość samodzielnie, czy nie, jeśli założyliśmy spółkę. Niezależnie od tego, czy chodzi o spółkę z o.o., akcyjną, komandytową czy komandytowo-akcyjną, zawsze bowiem trzeba wtedy prowadzić tzw. pełną księgowość, zgodnie z ustawą o rachunkowości. – W grę wchodzi szereg skomplikowanych i precyzyjnych systemów zapisu operacji gospodarczych, służących do analizy informacji na temat sytuacji przedsiębiorstwa w konkretnym okresie – podkreśla Skowrońska. I dodaje: – W pełnej księgowości ewidencjonuje się każdą złotówkę przepływającą przez firmę. 

Także w przypadku spółek zasady zapisu operacji gospodarczych zawarte są w wielu ustawach. Poza tą o rachunkowości, ważna jest np. ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa o VAT, Międzynarodowe Standardy Rachunkowości itd. W teorii wszystko jest do opanowania, a żadne przepisy nie zabraniają nikomu samodzielnego prowadzenia rozliczeń. Lecz w praktyce, bez specjalistycznej wiedzy i wykształcenia, łatwo o błędy. Do najczęściej spotykanych należą zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu tych, które nie mają bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub w ogóle nie powinny być uznane za koszt, nieprawidłowe odliczanie podatku naliczonego z faktur kosztowych, ujmowanie przychodów w niewłaściwym okresie rozliczeniowym albo błędne księgowanie korekt faktur VAT. 

Samodzielne prowadzenie księgowości staje się też trudne, gdy przychody ze sprzedaży towarów, usług i z operacji finansowych przekroczą rocznie równowartość 1,2 mln euro. Wówczas trzeba bowiem zacząć prowadzić pełną księgowość niezależnie od formy prawnej naszego biznesu. No i nie zapominajmy, że przepisy zmieniają się w Polsce bardzo często. – Trudno nadążyć za zmianami w prawie, co niesie ze sobą ryzyko ich przegapienia. A że nieznajomość prawa szkodzi, przekonamy się w razie kontroli skarbowej – przestrzega Grzeszak. Jeśli popełnimy błąd, może to się skończyć zapłaceniem w przyszłości zaległego podatku wraz z karnymi odsetkami i dodatkowo – wymierzeniem przez fiskusa kary grzywny za wykroczenie skarbowe. 

Biorąc pod uwagę wszystkie ryzyka związane z samodzielnym prowadzeniem księgowości, łatwo dojść do wniosku, że profesjonalna pomoc biura rachunkowego jest warta poniesienia często niewielkich kosztów (przy j.d.g. średnio  ok. 200–220 zł miesięcznie łącznie z VAT). Poza tym, jeśli powierzymy sprawę specjalistom, zyskamy czas, który możemy przeznaczyć na rozwój firmy, np. na pozyskiwanie nowych kontrahentów. Bycie samemu sobie księgowym można poważnie rozważać, jeżeli czujemy się na siłach to robić, mamy na to czas i nie więcej niż kilku pracowników, a przy tym nasza firma nie wymaga prowadzenia pełnej księgowości. – W innym przypadku powinniśmy skorzystać z pomocy fachowca – podsumowuje Wojciech Czernik, doradca podatkowy z Kancelarii Prawnej PragmatIQ. 

Wgryź się

Dla wielu małych przedsiębiorców, korzystających z internetowych systemów finansowo-księgowych, najważniejsza jest wysokość podatków i innych zobowiązań do zapłacenia oraz związane z tym terminy. Mało kto zadaje sobie trud uważniejszej lektury różnych zestawień i rejestrów dotyczących podliczeń kosztów i przychodów, które systemy online dodatkowo oferują. Nawet pomimo tego, że przesyłane są one miesiąc w miesiąc, aby przedsiębiorca miał pełniejszą kontrolę nad swą firmą i np. wykorzystywał informacje finansowe do lepszego zarządzania klientami, dostawcami, swoim zadłużeniem czy podatkami. 

Co i kiedy rozliczać

ZUS – do 10. dnia każdego miesiąca lub do 15., jeśli zatrudniamy pracowników. 

Podatek dochodowy (CIT lub PIT) – do 20. dnia danego miesiąca, chyba że zdecydowaliśmy się na rozliczenie kwartalne – wtedy płacimy: I kw. do 20 kwietnia, II kw. do 20 lipca, III kw. do 20 października i IV kw. do 20 stycznia (jeżeli założyliśmy działalność np. w czerwcu, pierwszy podatek musimy zapłacić już po miesiącu, czyli do 20 lipca). 

VAT – 25. dnia danego miesiąca, chyba że rozliczamy się kwartalnie. Wówczas zasady są te same, jak w przypadku podatku dochodowego, tylko termin przypada na 25. dzień, a nie 20. 

Katarzyna Skowrońska, właścicielka biura rachunkowego we Wrocławiu

System podatkowy w Polsce jest bardzo złożony i dla wielu zbyt skomplikowany. Mamy wiele form opodatkowania do wyboru, które pozwalają w optymalny sposób dopasować rozliczenie podatkowe do własnej działalności. Jednak w tej kwestii zaleca się konsultacje z osobami wykwalifikowanymi i pracującymi na co dzień z ustawami. Zaoszczędzi nam to kłopotów w przyszłości i pozwoli się skupić na tym, co w biznesie najważniejsze.