IT w firmie może być tańsze

Największy kłopot z IT polega na tym, że z informatykami, stosującymi hermetyczny język i mającymi często niewielkie pojęcie o biznesie, nieraz trudno się porozumieć. W idealnej sytuacji za optymalizację kosztów IT powinien więc odpowiadać kompetentny menedżer, który nie tylko potrafi ocenić potrzeby i zasoby firmy (a więc dobrze rozumie wszystkie kluczowe procesy i problemy realizujących je ludzi), lecz także umie rozmawiać o nich z osobami odpowiedzialnymi za infrastrukturę informatyczną. W życiu bywa różnie, niemniej zawsze warto w ten dialog wciągnąć przedstawicieli zainteresowanych działów i zachować pokorę. Cięcie budżetu na IT nie może być przecież sztuką dla sztuki. Poza tym porządna i całościowa wiedza, jaki sprzęt i oprogramowanie są naprawdę potrzebne do prowadzenia biznesu, gdzie i w jaki sposób zwiększą jego efektywność, co tu jest priorytetem, a co nie, pomoże dobrze zaplanować przetargi. A to przyniesie dodatkowe korzyści, jeśli chodzi o koszt zakupów.

– Lekcja, jaką wyciągnąłem, pracując przez wiele lat w korporacjach, to przemyślane podejście do zakupów – mówi Paweł Miller, wiceprezes ds. finansowych w firmie Bioelektra Group SA. – Po pierwsze, w proces ten trzeba włączyć ludzi z całego zespołu, a nie jedynie z działu IT. Po drugie, należy zadbać o odpowiednią liczbę oferentów, a w warunkach przetargu określić, co jest dla nas najważniejsze. Dodam, że kryterium ceny, szczególnie w sektorze MSP, zwykle jest za mocno akcentowane.

Bo cena to nie wszystko

Zamawiając sprzęt, oprogramowanie lub usługę informatyczną, nie powinniśmy całej energii wkładać w wynegocjowanie jak najmniejszej sumy na fakturze. Ważniejsza jest trafność ponoszonego wydatku oraz efektywność, na jaką się przełoży. Kupując np. tanie urządzenie wielofunkcyjne do drukowania, skanowania i kopiowania dokumentów, będziemy zadowoleni tylko na początku. W końcu najtańsze tego typu „kombajny” kosztują kilkaset złotych, a profesjonalne – nawet kilka tysięcy. Tyle że tanie modele nie są już takie tanie w eksploatacji, bo trzeba płacić krocie za atrament lub tonery do drukarek laserowych, a ewentualne naprawy i związane z awariami przestoje czy chaos mogą być droższe niż cena nowego sprzętu.

Podobnie może być przy zakupie serwera. Co z tego, że wydamy mniej, gdy za kilka miesięcy okaże się, iż przestrzeń dyskowa jest za mała, a wydajność tak niska, że ze znajdujących się na serwerze plików nie może korzystać kilku pracowników naraz. Ten przykład wyjątkowo jasno pokazuje, jak ważne jest oszacowanie potrzeb firmy przed zakupem.

– W porównaniu z korporacjami firmy z sektora MSP mają jedną, istotną przewagę: czyste pole do zakupów – zauważa Paweł Miller. – Duże przedsiębiorstwa, zwłaszcza międzynarodowe, mają zwykle narzuconych kontrahentów, np. producenta oprogramowania. W mniejszych firmach tego problemu nie ma, a wiadomo: większa swoboda to możliwość uzyskania korzystniejszych warunków.

Trzeba też być uodpornionym na odwiedziny sprzedawców, którzy zachwalają dane produkty, a przynajmniej zachować do nich trzeźwy dystans. Zwykle bowiem jest tak, że pokazują oni tylko jedną stronę medalu, skrzętnie pomijając wszelkie minusy.

Oby nie przesadzić

Oszczędności w IT nie sprowadzają się oczywiście do udanych zakupów. Optymalizując koszty, warto przyjrzeć się dokładnie realnemu wykorzystaniu zasobów informatycznych w firmie. Dotyczy to zarówno aplikacji, jak i sprzętu. Remedium na rozbuchane wydatki na infrastrukturę może być skorzystanie z modnych ostatnio usług w chmurze obliczeniowej, znanych pod skrótami „IaaS” (Infrastructure as a Service) oraz „SaaS” (Software as a Service). Nie zapłacimy za komputery stojące w biurze ani za zakup aplikacji, tylko za wykorzystanie tego, co nam jest faktycznie niezbędne (a chmura nam to dostarcza), jeśli chodzi o moc obliczeniową, przestrzeń dyskową, oprogramowanie. W siedzibie przedsiębiorstwa wystarczy mieć tanie komputery pełniące funkcję terminali oraz szybkie łącze internetowe.

– Rosnące zainteresowanie sektora MSP chmurą nie jest zaskoczeniem, ponieważ pozwala ona osiągnąć cele biznesowe przy jednoczesnej redukcji kosztów IT – mówi Krzysztof Rachwalski, dyrektor regionalny na rynkach Europy Wschodniej w Veeam Software. – Nasz raport Veeam Data Center Availability 2014 dowodzi, że chęć obniżenia tego rodzaju wydatków jest najważniejszym czynnikiem motywującym firmy do modernizacji centrów danych. Wskazuje na nią aż 70 proc. przedsiębiorców.

Rachwalski dodaje, że rozwiązania chmurowe to także atrakcyjna alternatywa dla tradycyjnego backupu danych. Dzięki nim można m.in. wysyłać kopie zapasowe do chmury, co daje oszczędności, bo unikamy kosztownych inwestycji w infrastrukturę zapewniającą ich bezpieczeństwo.

Paweł Miller zwraca uwagę na jeszcze jedną, ważną kwestię: – W dziale IT warto mieć ludzi pochodzących z różnych firm, o rozmaitym doświadczeniu, niekierujących się przyzwyczajeniami. Ważne też, by nie uzależniać się od jednej osoby. Chodzi o to, by tworzone przez pracownika IT aplikacje mogły być modyfikowane i serwisowane także przez innych informatyków. Jeśli jedynie autor programu potrafi go obsługiwać, to mamy problem: może nam dyktować dowolne warunki.

Na koniec pozostaje jeszcze jedno: czy firmy z sektora MSP w ogóle powinny zajmować się cięciem kosztów IT? Zdaniem Pawła Millera w Polsce często potrzebne są działania odwrotne, bo małe i średnie przedsiębiorstwa są pod względem IT niedoinwestowane. Powinny więc wydawać więcej, unowocześniając swoją informatyczną infrastrukturę. Lecz te wydatki od samego początku trzeba traktować jak starannie przemyślaną inwestycję, a nie koszt.

Sześć kroków do obniżenia kosztów IT

Oto kilka pytań, które warto sobie zadać.

1. Które elementy infrastruktury IT możemy traktować jak inwestycję, a które pozostają luksusem? Na przykład zakup tabletów dla sprzedawców może przyspieszyć proces składania zamówień i usprawnić obrót towarami w firmie – to inwestycja. Ale już decyzja o zakupie najnowszych ich modeli ze znakomitą grafiką i dużą pamięcią – to zbędny wydatek. Luksusem może być także zbyt duża liczba drukarek. Lepiej zainwestować w jedno wydajne urządzenie dla większej grupy ludzi.

2. Z jakich zasobów IT korzystamy rzadko, a za nie płacimy? Może to być np. zbyt rozbudowany pakiet opieki serwisowej albo za wiele licencji na oprogramowanie, które jest rzadko używane lub wcale. Inna możliwość to zbyt kosztowny, kupiony „na zapas” serwer, który pracuje całą dobę, a jest wykorzystywany tylko w godzinach pracy i to w niewielkim stopniu. Do tego dochodzą wydatki na energię.

3. Czy przypadkiem nie kupujemy produktów o zbyt dużych możliwościach? Być może płacimy duże pieniądze za hiperszybkie łącza internetowe, które wcale nie są nam potrzebne. Zbędną inwestycją jest też zakup pełnego pakietu MS Office jedynie do obróbki tekstów. Wystarczyłby sam edytor: komercyjny Word albo nawet darmowy pakiet Open Office. Inny przykład to wykorzystywanie drogiego programu Adobe Photoshop do prostej obróbki zdjęć – to jakby strzelać z armaty do muchy, zamiast użyć zwykłej packi. Różnica w kosztach jest podobna.

4. Czy jakieś czynności lub zasoby informacyjne nie są dublowane? Ten problem wynika ze stosowania różnorodnych aplikacji i systemów do obsługi procesów biznesowych w firmie. Inna aplikacja może np. obsługiwać wystawiane faktury, a inna – stany magazynowe. Część danych potrzebnych w obu przypadkach jest identyczna: choćby nazwy towarów i ich ceny. Być może trzeba je ręcznie przenosić między poszczególnymi aplikacjami. Lepszy, i na dłuższą metę tańszy, byłby zintegrowany pakiet.

5. Czy jesteśmy w stanie wykorzystać efekt skali? Hurtowe zakupy pozwalają sporo zaoszczędzić. Można np. ograniczyć liczbę modeli sprzętu wykorzystywanego w firmie: laptopów, komputerów stacjonarnych, tabletów, telefonów, a nawet drukarek. Wówczas mamy szansę sporo zaoszczędzić na serwisie czy na zakupie materiałów eksploatacyjnych.

6. A może opłaciłoby się zamówić daną usługę na zewnątrz? Być może niepotrzebnie utrzymujemy rozbudowany dział IT, którego pracownicy mają co robić jedynie wtedy, gdy pojawiają się problemy. W takiej sytuacji lepiej skorzystać z usług firmy zewnętrznej, reagującej na sytuacje kryzysowe. Pamiętajmy tylko, by zlecając usługi na zewnątrz, nie stracić zarazem zdobytych dotąd wiedzy i doświadczenia.