Księgowa wirtualna kontra biuro rachunkowe. Akademia Przedsiębiorczości

Księgowość internetowa to dla początkującej firmy bardzo dobre rozwiązanie. Tam gdzie biznes się komplikuje, lepsze jest biuro rachunkowe. Podpowiadamy, jak wybrać.

edno jest pewne: przedsiębiorca nie powinien prowadzić swojej księgowości sam. Nawet jeśli nie jest to jeszcze jej pełne wydanie i wystarcza mu księga przychodów i rozchodów (czyli KPiR). Po pierwsze, zamiast tracić cenny czas na buchalterię, skupi się na swojej podstawowej działalności. Po drugie, nie będzie żył w lęku, że czegoś nie wie i popełni błąd. Szacuje się, że polskie przepisy prawno-podatkowe zajęłyby kilka tysięcy stron maszynopisu, a same tylko regulacje dotyczące VAT – kilkaset. Na dodatek co roku wprowadza się masę nowelizacji, więc trzeba pilnie śledzić zmiany i ciągle się doszkalać. Potrzebna jest pomoc profesjonalisty.

Pytanie, czy zatrudnić odpowiednią osobę, czy sięgnąć po wsparcie z zewnątrz. Wielkim plusem własnej księgowej (o ile jest dobra i rozumie nasz biznes) jest to, że może nam w wielu sprawach doradzić. Jednak gdy dopiero startujemy, zwykle się nie opłaca. Jak zresztą wylicza firma doradcza Rödl & Partner, zlecenie księgowości na zewnątrz obniża jej koszty nawet o połowę. Odpada bowiem konieczność kupowania drogiego, specjalistycznego oprogramowania, płacenia za szkolenia czy za bezpieczne przechowywanie dokumentów.

Tutaj zatem sytuacja jest jasna, ale pojawia się kolejne pytanie: czy lepiej być obsługiwanym przez „żywą księgową” lub biuro rachunkowe, czy też zdać się na księgowość online, którą można prowadzić samodzielnie, choć nie samemu, a do tego za półdarmo?

Księgowa z internetu

W przypadku początkujących przedsiębiorców często dużo lepsza będzie druga opcja. Oprócz tego, że jest tania (kosztuje ok. 40–100 zł miesięcznie, a czasem, przy KPiR, wystarcza wersja bezpłatna), nie trzeba się głowić nad dokumentacją. Internetowe księgowe automatycznie obliczają, co trzeba, generują miesięczne, kwartalne i roczne deklaracje, umożliwiają wystawianie rachunków, faktur, przesyłają to wszystko elektronicznie do urzędów czy kontrahentów, a jeśli przedsiębiorca wprowadzi do systemu środek trwały, nie musi już pamiętać o dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych itd. Najbardziej rozwinięte systemy mają funkcje ułatwiające prowadzenie gospodarki magazynowej, przypominają o ważnych terminach, pomagają w kwestiach kadrowo-płacowych.

Dodajmy, że dobre księgowe online są tak pomyślane, żeby ich obsługa była łatwa i przystępna dla osób, których doświadczenie sprowadzało się dotychczas do korzystania z internetowej bankowości i które nie czują się pewnie w kwestiach prawno-podatkowych. Systemy są testowane, aby były bardziej intuicyjne i szybsze niż standardowe programy księgowe. W efekcie, np. rozliczenie firmy z 10 dokumentami zajmuje przeciętnie góra 15 min.  

To nie wszystko. Nawet najprostsze, darmowe wersje dostarczają co miesiąc zestawienia finansowe, które warto uważnie przeglądać, gdyż są kopalnią bardzo przydatnych danych. Dzięki nim można mieć pełniejszą kontrolę nad biznesem, lepiej zarządzać klientami, dostawcami, podatkami czy swoim zadłużeniem.

Kolejną zaletą programów internetowych jest to, że są zawsze na bieżąco ze zmianami w przepisach. Do tego mają wbudowane mechanizmy analizujące stale sytuację klienta i podpowiadające mu od razu rozwiązania, które pomogłyby mu zoptymalizować podatki. Na przykład automatycznie sugerują zmianę formy rozliczania się z fiskusem z progresywnej na liniową, jeśli firma wskoczyła na wyższy próg podatkowy.

Zdaniem wielu przedsiębiorców tego rodzaju mechanizmy stanowią o bardzo istotnej przewadze księgowych online nad ich żywymi odpowiednikami, w przypadku których nieraz zdarzają się różne niedopatrzenia i błędy. Niektóre mogą się skończyć wysokimi karami, a czasem plajtą. To ostatnie przydarzyło się np. gliwickiemu przedsiębiorcy Marcinowi Kokoszce, który już jako 20-latek płynął na fali, rozkręcając kolejne biznesy (m.in. miał 11 biur kredytowych, sklep i trzy wypożyczalnie strojów karnawałowych). Niestety, obsługująca go „żywa księgowość” gdzieś się pomyliła i w rezultacie, zamiast otrzymać zwrot podatku za miniony kwartał, miał do zapłacenia kilkaset tysięcy złotych daniny za dwa kwartały, a po kolejnych trzech miesiącach zrobił się z tego milion i musiał zwinąć interes. Ta historia akurat kończy się happy endem, bo Kokoszka odbił się od dna i dziś jest dobrze prosperującym biznesmenem (założył m.in. firmy Confronter czy Mikroleasing), ale nie każdy potrafi się podnieść po czymś takim.

Biuro rachunkowe

Podstawowe, zwykle darmowe usługi księgowe online najczęściej sprawdzają się w przypadku osób prowadzących firmy mikro lub małe, ze stosunkowo prostym modelem biznesowym, które nie rozliczają się w ramach pełnej księgowości. Uważa się też, że jest to rozwiązanie dla tych przedsiębiorstw, w których liczba faktur nie przekracza 25–30 sztuk miesięcznie. Bywa oczywiście, że właściciele takich firm potrzebują czasem dodatkowej pomocy, ale wtedy mogą wykupić stosowny pakiet. Dostawcy systemów mają zazwyczaj w ofercie wsparcie w postaci konsultacji, a nawet obsługi kontroli skarbowej. 

Jednak prosty program nie będzie już np. pasował do cieszącej się powodzeniem platformy sprzedażowej pośredniczącej między rzeszą drobnych dostawców a ich potencjalnymi klientami, której właściciel zawiera mnóstwo transakcji z jedną i drugą stroną. Tutaj najczęściej potrzebne jest pełnowymiarowe biuro rachunkowe, które najpierw postara się zrozumieć specyfikę jego biznesu, a potem będzie wychodzić z inicjatywą i szukać wytrwale wyjaśnień niektórych złożonych transakcji.

Większość ekspertów zaleca też rozważenie przejścia na usługi biura, jeśli firma zatrudnia już ok. 10 osób. Powód? Nagromadzenie związanych z tym obowiązków – szczególnie rozliczanie wynagrodzeń – może utrudniać skupienie się na rozwijaniu biznesu. 

Przedsiębiorca może wtedy udać się do stacjonarnego usługodawcy albo wykupić droższy pakiet w systemie online, którego ceny zaczynają się od ok. 150 zł. Taki pakiet to zresztą dodanie usług normalnego biura rachunkowego. Mamy dostęp z komputera (a często także ze smartfona) do narzędzi danego systemu i do dokumentów, ale to usługodawca realizuje za nas wszelkie procesy księgowe, wprowadza wydatki itd. Przedsiębiorca musi jedynie udostępnić przez internet faktury sprzedaży, a dokumenty  kosztowe przesyła w wersji drukowanej do księgowej lub zamieszcza ich skany na swoim koncie. Oczywiście tylko on decyduje, co wprowadzi na konto i jak zakwalifikuje konkretny koszt.  Biuro odpowiada za stosowanie się do bieżących przepisów i stworzenie prawidłowych algorytmów wyliczania podatków.

Przedsiębiorcy nieraz się zastanawiają, co w ich sytuacji będzie lepsze – biuro stacjonarne czy internetowe. To pierwsze jest droższe, kosztuje miesięcznie minimum 200–300 zł. Ale jeśli jest sprawdzone, a my lubimy bezpośredni kontakt z księgowym, zdecydowanie warte jest rozważenia. Doradcy podatkowi coraz częściej określają jednak usługodawców online jako dobry kompromis, łączący w sobie zalety obu rozwiązań. 

Niektórzy mogą mieć inny dylemat: czy wolą małą, poleconą im przez kogoś firmę, czy dużą, renomowaną, mającą też np. mnóstwo pozytywnych opinii w internecie. Wybór nie jest prosty. W mniejszym biurze można być bardziej indywidualnie potraktowanym. Przedsiębiorcy skarżą się czasem, że trafili do mającej świetną opinię wielkiej firmy, ale ta ma już tylu klientów, że zaczyna niektórym z nich, zwłaszcza drobniejszym, poświęcać mniej uwagi, niżby należało. Z drugiej strony, w dużym biurze rachunkowym łatwiej o ekspertów z różnych dziedzin, którzy z niejednego pieca chleb jedli i mogą się okazać nieocenionym wsparciem. 

Ktoś, kto myśli o założeniu własnej działalności, powinien też wiedzieć, że coraz więcej banków oferuje startującym biznesom konta firmowe z podpiętą do nich darmową, prostą księgowością internetową i z możliwością skorzystania z usług zintegrowanego biura rachunkowego online. Zwykle w ramach partnerstwa z którąś z najlepszych firm w branży. Takie rachunki proponują np. mBank czy Idea Bank. Pomoc specjalisty i obsługa pełnej księgowości potrafią kosztować nawet kilkaset złotych miesięcznie, ale nieraz i tak wychodzi to taniej niż na rynku.

---

Sprawdź procedury bezpieczeństwa 

Sużym plusem księgowości internetowej jest bezpieczeństwo danych. Klasyczny program finansowo-księgowy na komputerze może o wiele łatwiej ulec zniszczeniu, łatwiej się też do niego włamać, zwłaszcza że początkujący przedsiębiorcy nie zawsze mają pieniądze na kosztowne zabezpieczenia. A jeszcze rzadziej mają w firmie wyrobione odpowiednie nawyki, by chronić jej tajemnice. 

Tymczasem sprawdzeni operatorzy systemów finansowo-księgowych stosują procedury bezpieczeństwa wykorzystywane w bankowości elektronicznej. Każde logowanie do konta u nich jest szyfrowane certyfikatem SSL, ich serwery znajdują się w najnowocześniejszych centrach w kraju i są monitorowane przez 24 godziny na dobę.

Dlatego, zanim powierzymy swoją księgowość danemu systemowi online, sprawdźmy, czy jego operator stosuje podobne zabezpieczenia i czy jego rozwiązania mają takie certyfikaty, jak np. ISO 27001. Upewnijmy się też, że robi on automatycznie kopie zapasowe naszych danych, aby nic z nich nie zostało bezpowrotnie utracone. 

Sprawdź OC

Jeśli zamierzamy korzystać, choćby tylko od czasu do czasu, ze wsparcia „żywej księgowej” połączonej z automatycznym systemem, wybierajmy usługodawców, którzy biorą odpowiedzialność za ewentualne błędy swych pracowników i mają związane z tym ubezpieczenie OC. Jeżeli nie ma informacji na ten temat na stronie www firmy oferującej dany program, trzeba to z nią wyjaśnić. 

Poza tym pamiętajmy, że płatne serwisy finansowo-księgowe online oferują zwykle kilka wariantów cenowych i tylko ten najdroższy przewiduje branie na siebie odpowiedzialności. Jest to już jednak zwykle pakiet, który w niczym nie ustępuje regularnym biurom rachunkowym. Rola przedsiębiorcy sprowadza się tylko do podsyłania faktur sprzedaży i dokumentów kosztowych. Ale serwisy zastrzegają, że nie biorą odpowiedzialności za to, co użytkownik wprowadził w nich na swoje konto online i jak zakwalifikował koszt. Ze swej strony gwarantują jedynie, że system jest na bieżąco z przepisami i że algorytmy do wyliczania podatków działają poprawnie.