Jak legalnie płacić fiskusowi mniej

Żeby zaoszczędzić na podatkach i wesprzeć tym samym płynność finansową swego biznesu, można działać w stu procentach zgodnie z prawem. Co prawda, nieraz oznacza to duże dylematy. Jakie? Przyjrzyjmy się najpierw dwóm możliwościom.

Najbardziej podstawową (w kontekście danin) decyzją małej firmy jest wybór formy opodatkowania jej dochodu. Jeśli jest płatnikiem PIT, może zdecydować się na opłacanie tego podatku według skali podatkowej, podatku dochodowego, liniowego, a w niektórych przypadkach – także ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub rozliczać się kartą podatkową. Najważniejsze wady i zalety każdej z tych form wskazujemy w ramce. Generalnie, to jeden z lepszych sposobów na zmniejszenie danin. Dobierając sposób opodatkowania do typu prowadzonej działalności oraz struktury przychodów i kosztów, można sporo zaoszczędzić. A teraz zła wiadomość – sposób ten wybieramy tylko raz w roku, do 20 stycznia, i bez względu na to, co się z nami będzie potem działo, obowiązuje aż do grudnia.

Kolejne rozwiązanie dotyczy firmy (płatnika PIT lub CIT), której zarobki z roku na rok wyraźnie rosły lub mogą tak rosnąć w najbliższym czasie. Warto wtedy przejść na uproszczone zaliczki na podatek dochodowy, które płaci się przez cały rok w równych kwotach, a podstawą do ich obliczenia jest dochód wykazany dwa lata wcześniej. I tak, jeżeli np. przewidujemy, że w 2018 r. zarobimy dużo więcej niż w 2016 r., to w styczniu (i tylko w styczniu) przyszłego roku możemy złożyć stosowny wniosek i korzystać z darmowego kredytu od fiskusa.

Gdybanie

I tak doszliśmy do wspomnianych dylematów. Oba rozwiązania, choć atrakcyjne (szczególnie ryczałt, jeśli przedsiębiorca zarabia do 1 mln zł rocznie), podszyte są niepewnością. Bo musimy przewidywać, a czasem wróżyć, ile w nadchodzącym roku zarobimy i jakie będziemy ponosić koszty. A jeśli nasze przychody okażą się inne, niż sądziliśmy? Tymczasem decyzję trzeba podjąć z góry i są wiążące do kolejnego stycznia. Również ci, którzy rozpoczynają działalność, najważniejsze decyzje podatkowe muszą podejmować z góry, choć oczywiście nie w styczniu, tylko w momencie rejestracji firmy.

Na ten rygoryzm polskiego systemu podatkowego zwraca uwagę dr hab. Marcin Jamroży, partner w Rödl & Partner: – W wielu zachodnich ustawodawstwach podatnik może dokonać wyboru rodzaju opodatkowania przychodów nawet tuż przed złożeniem zeznania podatkowego. Robi to więc, znając rzeczywiste wielkości osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów – mówi. – Polski system podatkowy jest pod tym względem bardziej rygorystyczny. Decydując się na zasady ogólne, ryczałt czy kartę podatkową, podatnik bazuje na niepewnych przesłankach. Na tej podstawie musi z góry, już na początku roku, zdecydować, jaki sposób rozliczeń będzie dla niego najkorzystniejszy.

Przedsiębiorca z pewnym stażem ma już dane z poprzednich lat i może czynić założenia co do swych spodziewanych przychodów i kosztów. Zwłaszcza jeśli nie zmienił od tego czasu profilu działalności ani nie planuje znaczącego zwiększenia jej skali. Ale początkujący przedsiębiorca może się oprzeć tylko na biznesplanie i swoich przypuszczeniach. Będzie mu więc bardzo trudno podjąć właściwą decyzję.

VAT płacić czy nie?

Od 1 stycznia limit zwolnienia podmiotowego z VAT został podwyższony ze 150 tys. zł do 200 tys. zł rocznego obrotu ze sprzedaży. Dla firm rozpoczynających działalność w ciągu roku podatkowego jest zmniejszany proporcjonalnie do tego, przez jaką część roku będą ją prowadziły. To istotnie poszerzyło pulę podatników, którzy mogą skorzystać ze zwolnienia. Ale czy warto po nie sięgać, czy lepiej jednak zostać czynnym podatnikiem VAT, nawet przy niewielkiej skali działalności?

To zależy. VAT lub jego brak są w zasadzie neutralne, jeśli chodzi o obniżanie podatków, z jednym wyjątkiem: w przypadku płatnika VAT istnieje możliwość pomniejszenia VAT należnego (od naszej sprzedaży) o kwotę VAT naliczonego (od zakupów związanych z prowadzoną działalnością). Różnicę urząd skarbowy zwraca w ciągu 30 lub 60 dni (a przynajmniej powinien). To się szczególnie przydaje, gdy firma dokonała inwestycji, której wartość przekracza jej przychody ze sprzedaży. Albo gdy sprzedaż jej produktów jest obłożona obniżoną stawką podatku, a zakupy – podstawową. Mały przedsiębiorca może to rozważyć, jeśli planuje np. zakup maszyn. Generalnie jednak, lepiej wyjdzie na tym, gdy skorzysta ze zwolnienia – przepisy związane z VAT już były koszmarem przedsiębiorcy, a teraz jest tylko gorzej.

Ale znów – to zależy. Przede wszystkim od tego, kto będzie odbiorcą wytwarzanych przez nas towarów lub usług. Jeżeli podatnicy VAT, którzy mają możliwość odliczenia podatku, to korzystanie ze zwolnienia najprawdopodobniej nie będzie miało sensu. Jeśli jednak klientami będą konsumenci, może ono umożliwić sprzedaż towarów lub usług po niższych cenach i w ten sposób zwiększymy swą konkurencyjność.

Wrzucać w koszty czy nie?

W koszty możemy wrzucać obecnie tylko wydatki ściśle związane z naszą działalnością gospodarczą i każdy trzeba solidnie uzasadnić. Urząd skarbowy może zakwestionować cokolwiek i potraktować uznaniowo jako nieumotywowany wydatek nawet zakup pięciu długopisów, a nie czterech. Przedsiębiorcy muszą zatem bardzo uważać na wrzucane w koszty wydatki na samochód czy telefony używane nieraz w sprawach prywatnych.

Kolejna rzecz: wydatki, gdy płaciliśmy gotówką. Do zeszłego roku akceptowalny limit takich transakcji wynosił 20 tys. zł miesięcznie, dziś jest to 14 999 zł rocznie w ramach „jednolitej transakcji” i nie jest jasne, co prawodawca ma tu na myśli. Jedną transakcję z jednym kontrahentem? Załóżmy, że może to być kilka płatności w ratach. Jeżeli łączna ich wartość przekroczy 14 999 zł, fiskus nie uzna ich wszystkich, a nie tylko kwoty ponad limitem, zaś ich „wartość pomniejszająca” podstawę opodatkowania będzie równa zero.

Jest jeszcze nieświadome przystąpienie do „karuzeli podatkowej”. Przedsiębiorca ma obecnie obowiązek sprawdzić (w rejestrze ewidencji gospodarczej i KRS), czy jego dostawca był firmą czynną w dniu zawarcia z nim transakcji, a także udokumentować, że nabywany towar (lub usługa) istniały (były świadczone). Najlepiej gromadzić np. e-maile pokazujące, że korespondowaliśmy przez stosowny czas z dostawcą, specyfikacje produktu czy usługi, a nawet zdjęcia. Urzędy skarbowe chętnie to wszystko jednak kwestionują, jeśli przedsiębiorca nie wynajął też szpiega. Na szczęście można się bronić, o czym świadczy niedawny przypadek jednego z klientów doradcy podatkowego Joanny Siedleckiej. Kupił on piec, a wydatek ten wrzucił w koszty. Fiskus tego nie uznał, bo hurtownik, który mu piec sprzedał, nie miał go w swojej ewidencji sprzedaży. Przedsiębiorca zgromadził jednak dokumenty potwierdzające, że ze swej strony wszystko, co mógł, prześwietlił, były też dokumenty odbioru technicznego, a nawet fotografie pieca w hurtowni i potem montowanego u niego w firmie. Sąd przyznał mu rację, uznając, że pewnych rzeczy nie był w stanie sprawdzić. – Lepiej mieć obecnie za dużo dokumentów niż za mało. Wtedy rośnie szansa, że obronimy się przed absurdalnymi zarzutami urzędników – podsumowuje Joanna Siedlecka.

Jest to też o tyle ważne, że nastąpił powrót do dodatkowych sankcji za zaniżenie zobowiązania podatkowego: od 30 do 100 proc. kwoty tego zaniżenia, chyba że w trakcje kontroli skarbowej podatnik sam ureguluje zaległość. Wtedy sankcje mogą spaść do 20 proc.

Jeszcze parę możliwości do rozważenia

Straty podatkowe. Gdy koszty uzyskania przychodu przekraczają sam przychód (z jednego źródła) objęty podatkiem PIT, można obniżyć ten drugi o wysokość straty podatkowej z danego roku podatkowego (dotyczy to najbliższych, następujących po sobie pięciu lat). Przedsiębiorca może dokonać wyboru okresu rozliczenia, ale wysokość obniżenia dochodu nie powinna przekroczyć w którymkolwiek z tych lat 50 proc. kwoty poniesionej straty. Jej odliczeń można dokonywać już w trakcie roku podatkowego, ustalając zaliczki na podatek. W rezultacie zmniejszamy dochód do opodatkowania. Rozwiązanie to jest wśród przedsiębiorców stosunkowo mało znane, ale zdaniem ekspertów zasługuje na uwagę.

Amortyzacja de minimis. Jeśli rozpoczynamy działalność w tym roku albo jesteśmy małym podatnikiem (w 2017 r. wartość naszego przychodu ze sprzedaży wraz z kwotą należnego VAT nie może przekroczyć równowartości 1,2 mln euro, czyli 5,157 mln zł), możemy skorzystać z amortyzacji jednorazowej, na kwotę do 50 tys. euro (ok. 215 tys. zł). Obejmuje ona tylko składniki majątku z grupy „3-8 Klasyfikacja Środków Trwałych”, czyli bez samochodów osobowych. Jednorazowo do kosztów podatkowych możemy więc zaliczyć wydatki firmowe wysokiej wartości i dzięki temu zapłacić niższy podatek.

Ulga na złe długi. Przysługuje, jeśli nie uzyskaliśmy należności od kontrahenta w ciągu 150 dni po terminie płatności. Dotyczy jednak jedynie VAT: przedsiębiorca może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju. Data na zaległych fakturach nie może być starsza niż dwa lata, licząc od końca roku jej wystawienia. Ale są i ryzykowne warunki: w dniu poprzedzającym złożenie deklaracji podatkowej z korektą wierzyciel i dłużnik muszą być czynnymi podatnikami VAT, a dłużnik nie może być np. w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego czy upadłościowego (a przecież może nam o tym nie powiedzieć).

Kredyt podatkowy. Przeznaczony dla rozpoczynających działalność ma zapewnić zwolnienie z płacenia miesięcznych zaliczek na PIT lub CIT i daje możliwość regulowania ich w kolejnych pięciu latach. Przesunięcie płatności nie generuje też odsetek za zwłokę. Jednak kredyt ten jest obwarowany warunkami, których spełnienia przez cały ten okres nie da się przewidzieć! Na przykład nieprowadzenie wcześniej działalności gospodarczej, co dotyczy też współmałżonka, średniomiesięczny dochód w owych pięciu latach musi sięgać minimum 1 tys. euro, trzeba zatrudniać na umowę o pracę co najmniej pięć osób i nie mieć w tym czasie najmniejszych zaległości podatkowych (choćby wskutek pomyłki urzędu). Niespełnienie któregokolwiek warunku powoduje obowiązek zapłaty odroczonych zaliczek wraz z odsetkami Nic dziwnego, że prawie nikt z tego kredytu nie korzysta.  

--------------------------

Sposoby dla małej firmy

Lepsze

Straty podatkowe (płatnicy PIT)

Amortyzacja de minimis (płatnicy PIT i CIT)

To zależy

Zmiana formy opodatkowania (płatnicy PIT)

Uproszczone zaliczki na podatek dochodowy, naliczany od dochodu wykazanego dwa lata wcześniej (płatnicy CIT i PIT – podatek na zasadach ogólnych lub liniowy)

Wrzucanie wydatków w koszty (płatnicy PIT i CIT)

Gorsze

Ulga na złe długi (płatnicy PIT i CIT)

Kredyt podatkowy (płatnicy PIT i CIT)

--------------------------

Zalety i wady różnych form opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej

PIT na zasadach ogólnych

Zalety: możliwość odliczania kosztów, skorzystania z ulg podatkowych i preferencyjnych sposobów rozliczeń (z małżonkiem, dla osób samotnie wychowujących dziecko).

Wady: wysoka stawka podatku po przekroczeniu progu dochodów (85 528 zł rocznie), konieczność prowadzenia pełnej ewidencji.

PIT ze stawką liniową 19 proc.

Zalety: możliwość odliczania kosztów i skorzystania z części ulg podatkowych, brak progu podatkowego.

Wady: brak niektórych ulg podatkowych (np. na dziecko), niedostępność preferencyjnych sposobów rozliczeń, konieczność prowadzenia pełnej ewidencji.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (tylko gdy nie przekraczają 250 tys. euro)

Zalety: obniżone stawki podatku, możliwość skorzystania z części ulg podatkowych.

Wady: brak możliwości odliczania kosztów, niedostępność preferencyjnych sposobów rozliczeń (nie dotyczy ryczałtowego rozliczenia przychodów z najmu i dzierżawy), dostęp tylko dla wybranych; na przykład ci, którzy prowadzą działalność handlową, mogą skorzystać z 3 proc. ryczałtu, prowadzący działalność wytwórczą i budowlaną z ryczałtu 5,5 proc., a świadczący usługi gastronomiczne – z 8,5 proc.

Karta podatkowa

Zalety: uproszczona ewidencja, stałe, zwykle niskie stawki podatku (kilkaset złotych w przypadku firmy w małym mieście), niezależnie od osiąganych dochodów czy przychodów.

Wady: brak możliwości odliczania kosztów czy korzystania z ulg podatkowych, niedostępność preferencyjnych sposobów rozliczeń, dostęp tylko dla wybranych: m.in. zakładów krawieckich, kosmetycznych, fryzjerskich czy firm sprzątających.