Biuro, sklep, magazyn. Akademia przedsiębiorczości

Szukając odpowiedzi, bierzemy pod uwagę swój model biznesowy. Na przykład, jeśli otwieramy sklep internetowy i zamierzamy konkurować szybkością dostarczania zamówień do klientów, warto rozważyć wynajem tzw. miejskiego magazynu, który byłby dobrze skomunikowany zarówno z centrum miasta, jak i z parkami logistycznymi. Z kolei właściciel restauracji, który wie, jak przyciągać do niej nie tylko okolicznych mieszkańców, może na jej siedzibę wybrać lokal tańszy i na uboczu, byle mogły przy nim parkować samochody. Jednak pod warunkiem, że nie nastawia się na gości, którzy chcą zjeść coś w przerwie na lunch czy przy okazji robienia zakupów. Ktoś, kto ma prestiżowych klientów, nie zrobi dla nich prezentacji w swoim domowym biurze. Ważne są również przepisy. Pierwsza fabryczka Manufaktury Czekolady znajdowała się np. w Cegłowie koło Mińska Mazowieckiego, w wynajętym lokalu po miejscowej cukierni. Zadecydował niski czynsz i to, że pomieszczenia te spełniały niezliczone wymogi sanitarne, a chodziło o ograniczenie ryzyka do minimum. 

Kwestia lokalu to także odpowiedź na pytanie, co się nam bardziej opłaca – kupić go, czy wynająć. Zakup zwykle jest tańszy niż łączny koszt wynajmowania. Własny lokal można też zamortyzować, a jeśli w grę wchodzi ten w budynku oddanym do użytku co najmniej pięć lat wcześniej, możliwa jest amortyzacja przyspieszona, z roczną stawką do 10 proc. 

Z drugiej strony, zakup oznacza pozbycie się dużej gotówki (a większość młodych firm ma i tak problemy z utrzymaniem płynności finansowej). Poza tym, kto wie, jaka będzie nasza sytuacja w przyszłości? Wynajęty lokal, który nie pasuje już do naszych potrzeb, można opuścić po upływie np. 3-letniego okresu umowy. Nie musimy się borykać z jego sprzedażą, czy szukać najemców, ponosząc w tym czasie choćby koszty jego ogrzewania. 

Biuro może być elastyczne

Najmniej dylematów mają ci, którzy potrzebują jedynie biura. Na samym początku mogą pracować we własnym mieszkaniu, a do tego część związanego z nim czynszu i opłat wrzucać w koszty firmy. Biura na zewnątrz będą szukać dopiero, gdy nie da się już spotykać z potencjalnymi klientami w kawiarniach, a pracownicy nie będą mogli być wyłącznie zdalni. Zwłaszcza jeśli domowe biuro to kąt w salonie czy sypialni albo pakamera na strychu.

Dobra wiadomość jest taka, że drobni przedsiębiorcy mają dziś całkiem spory wybór miejsc dostosowanych specjalnie do ich potrzeb, co prawda, na razie głównie w większych miastach. Inaczej niż jeszcze kilka lat temu, coraz częściej dostępne są dla nich np. mniejsze niż całe piętro powierzchnie w biurowcach, szczególnie tych klasy B. Nie trzeba więc ograniczać się do wynajmowania mieszkania, choć niejeden przedsiębiorca woli właśnie klimat starej, byle zadbanej, kamienicy. 

Jednak o niezależnym biurze opłaca się myśleć dopiero, gdy zatrudniamy co najmniej dziewięć, 10 osób, które nie pracują online. Jeżeli działamy w mniejszym gronie, taniej będzie skorzystać z któregoś z biur serwisowanych lub coworkingowych.

Te pierwsze znajdują się w willach, kamienicach czy biurowcach, w dobrych lokalizacjach i oferują, obok niewielkich pomieszczeń, obsługę sekretariatu, dostęp do sali konferencyjnej, kuchni, własną linię telefoniczną, sprzątanie itd. Najemcy wspólnie finansują ten pakiet usług, co obniża ich koszt. Nie trzeba podpisywać długoterminowych umów najmu ani kupować wyposażenia. Wadą takich biur bywa jednak nadmierne zagęszczenie najemców. Dlatego warto przeprowadzić na miejscu „wywiad środowiskowy”. 

Podobne możliwości (dostęp do sal konferencyjnych, kuchni i innych dodatkowych usług) stwarza coworking. Polega on na tym, że w jednym pomieszczeniu pracuje wiele osób z różnych firm, najczęściej na zasadzie zajmowania wolnych miejsc. Można wynająć nawet tylko jedno „krzesło”, jest też pewna pula droższych, prywatnych pokoi na dwa, trzy stanowiska pracy. Zalety takich biur to ich ciekawa zazwyczaj aranżacja i lokalizacja, dostęp do nowoczesnej infrastruktury technologicznej, a także fakt, że z racji funkcjonowania na wspólnej przestrzeni, nawiązuje się w nich wiele interesujących kontaktów. Są też bardzo elastyczne: zależnie od tego, czy w danym miesiącu potrzebujemy na miejscu mniej lub więcej współpracowników, możemy wynajmować mniej lub więcej stanowisk. 

Jeżeli zdecydujemy się na coworking w AIP, czyli Akademickich Inkubatorach Przedsiębiorczości, albo w innym inkubatorze (lecz wtedy zwykle trzeba wygrać konkurs), możemy liczyć na organizowanie spotkań networkingowych (z potencjalnymi inwestorami, partnerami, klientami), szkoleń biznesowych, mentoringu itp. Niestety, wsparcie to nie zawsze jest wysokiej jakości. 

Przejdźmy do kosztów. W mikrobiurach w większych miastach to 1–2 tys. zł miesięcznie za biurko. Ceny zależą od lokalizacji, standardu budynku i oferowanych usług. W miastach, gdzie dostępne są AIP (mogą z nich skorzystać wszyscy, nie tylko studenci), warto je wziąć pod uwagę, bo tu koszty miesięczne wynoszą od 200 do 400 zł. Poza tym można zaoszczędzić na składkach na ZUS (więcej o tym pisaliśmy we wcześniejszych odcinkach naszego cyklu), a sprawy księgowo-prawne będzie za nas załatwiać specjalne biuro. Dla początkującej firmy jest to wygodne i kosztuje mniej więcej tyle samo, co prowadzenie tych spraw samemu. Jednak komuś bardzo niezależnemu może się nie spodobać. Głównie dlatego, że zawierane przez członka AIP kontrakty są opiniowane przez inkubator i może je on nawet zablokować. 

W przypadku typowych biur mówi się o koszcie 1 mkw. Jak podaje firma CBRE, w centrum Warszawy za wynajem zapłacimy minimum 19 euro (ok. 80 zł) za 1 mkw. miesięcznie, a w trochę dalszych dzielnicach co najmniej 13,5 euro (ok. 57 zł). W Krakowie ceny w centrum zaczynają się od 15 euro, natomiast poza nim są podobne do warszawskich. Z kolei w Łodzi biuro w centrum kosztuje od 13,5 euro za 1 mkw. miesięcznie, zaś w bardziej odległej lokalizacji – minimum to 9 euro.

Lokal prime i nie prime

Lokal na sklep, zakład fryzjerski czy bar też zwykle nie jest tani, szczególnie w Warszawie. Załóżmy, że chcemy nabyć go właśnie w stolicy, bo w niej mieszka najwięcej zamożnych Polaków, najwięcej osób jada na zewnątrz itd., więc (teoretycznie) najłatwiej tu o klienta. Musimy być jednak przygotowani na średnie ceny kupna od ok. 9 tys. do 16 tys. zł za 1 mkw. W takich miastach, jak Bydgoszcz, jest trzy, cztery razy taniej. Zatem nawet niewielka, 100-metrowa powierzchnia w Warszawie pochłonie już na wstępie fortunę, a często przecież trzeba ją także urządzić. Kredyt, o który początkującym firmom trudno, nie do końca załatwi sprawę, bo trzeba mieć pieniądze na wkład własny, który potrafi sięgnąć 30 proc. kwoty zakupu. Pewną pociechą może być wspomniana możliwość amortyzacji nabytku. A generalnie – na zakup lokalu użytkowego powinni się decydować tylko ci, którzy są pewni, że ta inwestycja im się w określonym czasie zwróci, a nawet zacznie na siebie zarabiać. 

Nie dziwi więc, że przedsiębiorcy wolą takie nieruchomości wynająć. Ile to może kosztować? Weźmy 100-metrowe tzw. lokale pod handel w centrach handlowych typu prime. W Warszawie średni koszt ich wynajęcia wynosi 100–130 euro 

(423–635 zł) za 1 mkw. – podaje CBRE. Czyli co miesiąc za takie lokum zapłacimy 42–64 tys. zł. Do tego trzeba doliczyć wydatki na media i za utrzymanie części wspólnych, co potrafi podbić koszty nawet o 20 proc. W innych miejscowościach czynsze są niższe. W Krakowie jest to 50–60 euro za 1 mkw. miesięcznie, we Wrocławiu – 45–55  euro, a np. w Lublinie – 30–35 euro.

Punkty przy ruchliwych ulicach są co najmniej dwa, trzy razy tańsze niż w popularnych galeriach. Jakby tego było mało, w tych ostatnich do kosztów eksploatacji części wspólnych dochodzą jeszcze sztywne, trudne do negocjacji i renegocjacji umowy oraz wysokie kary za ich przedwczesne zerwanie. Za to ogromną zaletą galerii jest dużo większa liczba ludzi nastawionych na kupowanie i możliwość skorzystania z prowadzonych przez nie akcji reklamowych. 

Należy zatem w konkretnym przypadku rozważyć wszystkie za i przeciw. Wiele zależy od tego, co i komu oferujemy, za ile, jaką mamy konkurencję i jak się promujemy, a nieraz także od tego, czy obok jest wygodny parking. Konkurencja jest tu szalenie ważna: sprawdźmy, czy działa w naszym pobliżu i do jakiego stopnia mogłaby nam zagrozić. Policzmy też, czy w razie czego będzie nas stać na walkę z nią, czyli na atrakcyjne promocje, zniżki itp. 

W przypadku restauracji czy apteki trzeba również wziąć pod uwagę dodatkowe wymagania wynikające z przepisów, co ogranicza pulę lokali „do wzięcia”. Apteka musi np. mieć co najmniej 100 mkw. powierzchni, dwa niezależne wejścia, łazienkę, kuchnię, szatnię i umożliwiać bezproblemową obsługę osób niepełnosprawnych. Jeśli z kolei nasz plan uwzględnia sprzedaż alkoholu, nie będziemy mogli tego robić w pobliżu szkoły, przedszkola lub kościoła. Zresztą, nawet jeżeli odległość nie będzie za mała, okoliczni mieszkańcy mogą nam tę sprzedaż zablokować. Dlatego, w przypadku specyficznych rodzajów działalności, zanim podpiszemy umowę najmu (albo kupna), upewnijmy się, czy lokal, który wydaje się wymarzony, spełnia stosowne regulacje i czy mamy wszystkie zgody oraz zezwolenia. 

Magazyn: 

zbudować czy wynająć

Jeśli długo zamierzamy korzystać z danego magazynu, nieraz taniej będzie go zbudować niż wynajmować. Koszt postawienia standardowej hali nie przekracza 1 tys. zł za 1 mkw. (często jest mniejszy), a comiesięczne koszty eksploatacji są dużo niższe niż czynsz. Ten ostatni, np. w przypadku magazynu o powierzchni 500 mkw., znajdującego się nie dalej niż 10 km od centrum miasta, wynosi średnio kilka euro za 1 mkw. miesięcznie (dane CBRE). W Warszawie jest to 5 euro (ok. 21 zł), w Krakowie, Łodzi, Gdańsku czy we Wrocławiu 3,2 euro (ok. 14 zł), a w Lublinie 2,9 euro.

Ale znów, wszystko zależy od tego, czy możemy na budowę magazynu wyłożyć pieniądze i jakie są szanse, że ta inwestycja zwróci się we właściwym czasie. Nowa firma zwykle niewiele jest w stanie na ten temat powiedzieć. Dopiero po kilku latach stabilnej działalności można z dużym prawdopodobieństwem założyć, że zakup czy budowa będą jej się bardziej opłacać. Lecz nawet wtedy może pozostać przy wynajmie, bo rynek magazynów jest u nas dynamiczny. Głównie za sprawą rozwoju handlu internetowego i faktu, że Polska jest zagłębiem logistycznym Europy, przez co podaż powierzchni magazynowej ciągle rośnie.

Co więcej, koszty związane z samym magazynem w wielu wypadkach nie powinny być decydujące. Tak wynika z najnowszego raportu „Last Link: Quantifying the Cost”, opracowanego przez firmę doradczą Cushman & Wakefield. Okazuje się, że tzw. ostatnie ogniwo (inaczej ostatnia mila) potrafi w branży e-commerce odpowiadać za co najmniej 50 proc. łącznych kosztów łańcucha dostaw. Chodzi o to, że gdy magazyn jest za miastem, w centrum logistycznym, trudno jest w efektywny sposób szybko dostarczać zamówienia (których liczba ciągle rośnie) i odbierać zwroty. Klienci tymczasem oczekują, że wszystko będzie się odbywać błyskawicznie i kto tego nie uwzględni, może przegrać z konkurencją. Rozwiązaniem są wspomniane już mniejsze magazyny blisko centrów miast, z których towar rozwozić można na „ostatniej mili” dostawczakami, na skuterach czy rowerach. Wynajem jest tu droższy, ale koszty transportu (benzyny, wynagrodzeń, związane z eksploatacją pojazdów itp.) tak spadają, że koniec końców przedsiębiorca na tym korzysta. Deweloperzy często też dobudowują do miejskich magazynów biura i show roomy, co ułatwia płynne łączenie sprzedaży online ze stacjonarną. 

Generalnie więc firmy wolą magazyny wynajmować. Choć czasem nie ma wyjścia i trzeba go postawić samemu, gdy trudno jest znaleźć obiekt spełniający specyficzne warunki, np. z temperaturą odpowiednią do przechowywania leków. Wtedy trzeba się jednak liczyć z tym, że koszt budowy będzie nawet kilkakrotnie większy niż w przypadku standardowej hali.

---

Czy stać cię na ten lokal

Spróbuj określić, jakie będą z niego przychody. Ilu klientów będziesz miał? Jaką cenę będą skłonni zapłacić? Jaką marżę jesteś w stanie uzyskać? 

Policz koszty swojej działalności w tym lokalu, związane z jego utrzymaniem (media, czynsz), wynagrodzeniami i ZUS, księgowością, zakupami, ewentualnymi koncesjami, kaucją itd. Pamiętaj, że wydatki związane z wynajmem (media, czynsz) możesz wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Oszacuj koszty wykończenia i urządzenia lokalu. Może się okazać, że taniej będzie wynająć lokum wymagające tylko odświeżenia. Możesz też wziąć w leasing potrzebne urządzenia, co zmniejszy twoje koszty początkowe. Jeśli wynajmiesz lokal w stanie deweloperskim, będziesz musiał sam go w całości wykończyć. W innych przypadkach zazwyczaj to jego właściciel powinien przeprowadzić na swój koszt „grubszy remont” (wymiana instalacji, okien).

Oszacuj koszty ewentualnego promowania lokalu (np. jeśli prowadzisz sklep i wokół masz dużą konkurencję). Po jakie metody sięgniesz? Jak często i jak długo będziesz prowadził promocje? Pamiętaj, że średni koszt zdobycia klienta musi być niższy niż cena, jaką miałby on zapłacić za którykolwiek twój produkt lub usługę. 

Podsumuj wszystkie koszty i odejmij je od prognozowanych przychodów (w okresie do sześciu miesięcy). Jeśli wynik jest ujemny, to na ten lokal cię nie stać. A najlepiej, gdy różnica jest na plus. Możesz się jednak ratować kredytem (o ile będzie cię stać na jego spłacanie) lub oszczędnościami. 

-

Zanim podpiszesz umowę

Postaraj się, aby była na czas nieokreślony. Wtedy będziesz ją mógł wypowiedzieć w dowolnym momencie, z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia. Jeśli jednak nie ufasz wynajmującemu i chcesz się zabezpieczyć przed wyrzuceniem cię z lokalu po tym, jak go wyremontujesz, podpisz umowę na czas określony. Niestety, ty też nie będziesz mógł jej zerwać przed czasem, jeśli interes nie wypali. 

Nie podpisuj umowy, zanim nie zapoznasz się z dokumentacją budynku, nie ustalisz wszystkiego z właścicielem lokalu i nie zawrzecie tego w kontrakcie. Chodzi o:

 dokładną wysokość czynszu podstawowego i opłat za media oraz za eksploatację ewentualnych części wspólnych

 okres wypowiedzenia i warunki na jakich można wypowiedzieć umowę 

 sposób naliczenia kaucji i co może być warunkiem jej zatrzymania (wyłącznie poważne zniszczenia w lokalu z twojej winy)

 ustalenie, kto odpowiada za dane usterki i jak będzie finansowana ich naprawa,

 opisanie sposobu rozliczenia kosztów adaptacji lokalu (właściciel może w nich częściowo partycypować, np. poprzez odpowiednią obniżkę czynszu w wybranym okresie). 

Zadbaj, aby przed podpisaniem umowy najmu mieć wszystkie potrzebne zezwolenia (jak np. koncesja na alkohol czy zgoda na zawieszenie reklamy).