Raport Efektywność kosztowa. Tak trzymaj!

Biura coworkingowe to alternatywa
Biura coworkingowe to alternatywa, fot. Adobe Stock
Większa płynność i niskie koszty stałe – to dwie podstawowe lekcje, które odrobili polscy przedsiębiorcy przy okazji kryzysu. Jak zachować efektywność kosztową w firmie?
ARTYKUŁ BEZPŁATNY

z miesięcznika „My Company Polska”, wydanie 5/2021 (68)

Zyskaj dostęp do bazy artykułów z „My Company Polska” Zamów teraz!

Zdaniem ekspertów Międzynarodowego Funduszu Walutowego, nawet jedna piąta małych i średnich firm w rozwiniętych gospodarkach świata może stanąć na krawędzi upadku. To wszystko oczywiście wina pandemii. Według MFW głównym problemem, przed którym stoją firmy, jest wyjście na prostą po zakończeniu rządowych programów pomocowych. Niemal na całym świecie władze postawiły na wsparcie płynności. Problemem wciąż jest wypłacalność, a raczej jej brak. Dlatego firmy z sektora MSP powinny, jak najszybciej postawić na obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności biznesu.

Koszty biura 

Jednym z najpoważniejszych wydatków większości firm są koszty związane z prowadzeniem biura oraz innych powierzchni komercyjnych. W dobie pandemii zaczęły one szczególnie mocno ciążyć biznesom – pracownicy w dużym stopniu przenieśli się z pracą do domów, a puste powierzchnie generowały koszty. To zmiana, która zostanie z nami na dłużej.

– Niektóre firmy po miesiącach lockdownu mają znacznie mniejsze obroty i muszą oszczędzać. Rozważają rezygnację z części wynajmowanej powierzchni, jednak jest to dość skomplikowane, ponieważ umowy najmu to kontrakty terminowe. Zerwanie takich umów przed końcem okresu najmu wiąże się z dodatkowymi kosztami – komentuje Martyna Balcer, Associate Director w dziale reprezentacji najemców biurowych w firmie Cresa Polska.

Pierwszy krok to renegocjacja warunków najmu. Właściciele biur są często zainteresowani zawarciem ugody, czyli np. obniżenia czynszu lub też oferują inne zachęty. Warunkiem jest jednak np. przedłużenie umowy najmu. To, jak zauważa Martyna Balcer, pozwala na wygenerowanie dodatkowych oszczędności. 

– Kolejnym sposobem na optymalizację kosztów jest podnajem, który już wcześniej towarzyszył spowolnieniom gospodarczym. Obserwowaliśmy to zjawisko już w 2008 r., gdy firmy z dużą determinacją przystąpiły do realizacji planów oszczędnościowych. Jedną z opcji było właśnie podnajęcie części zajmowanej przez nie powierzchni. Firmy mogą tak zrobić, jeśli mają taki zapis w umowie – wyjaśnia.

Mniejsze firmy mają także alternatywę, jaką są biura coworkingowe. – Biura te są ulokowane zazwyczaj w atrakcyjnych biurowcach z dobrą komunikacją. Jest to rozwiązanie, które umożliwia dostosowanie liczby stanowisk do aktualnego zapotrzebowania – dodaje Martyna Balcer. Dziś oferta takich firm jest bardzo różnorodna, bo wynajem obejmuje nie tylko biurka, ale też duże pokoje, w których można normalnie pracować.

Oszczędności w mediach

Innym obciążeniem firm są koszty rachunków oraz tzw. opłaty eksploatacyjne. – Są one dość poważnym obciążeniem finansowym dla najemcy i stanowią średnio 20–25 proc. czynszu bazowego. Warto więc przeprowadzić audyt kosztów eksploatacyjnych. Znalezienie oszczędności zależeć będzie od tego, w jakim stopniu najemca wykorzystywał swoje biuro, od obiektu oraz działań, które w tym czasie podejmowali zarządcy – ocenia przedstawicielka firmy Cresa.

O oszczędności na kosztach wspólnych można, a nawet trzeba zadbać już na etapie podpisywania umowy najmu. – Chcąc uniknąć wysokich rachunków w przyszłości, powinniśmy zamieścić w niej jasne zapisy precyzujące: za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób będzie to rozliczane. Niezwykle istotne jest wpisanie do kontraktu zamkniętego katalogu pozycji zaliczanych do kosztów wspólnych, pamiętając, że najemcy nie powinni płacić za inwestycje w budynek, a jedynie w jego utrzymanie – radzi. 

Zielone rozwiązania

Firmy, które posiadają własne obiekty, powinny jak najszybciej zainteresować się tzw. zielonymi rozwiązaniami. Chodzi o inwestycje dotyczące ograniczenia zużycia energii elektrycznej czy wody. Rachunki rosną z roku na rok i nic nie wskazuje na to, by było taniej. Wręcz przeciwnie. Widać to po podejściu dużych deweloperów. – Najwięksi deweloperzy magazynowi proponują bogaty wachlarz usprawnień i rozwiązań proekologicznych, zwłaszcza energooszczędnych. W nowych budynkach standardem są rozwiązania takie jak oświetlenie typu LED z możliwością podziału na strefy, destryfikatory powietrza, zwiększona ilość światła dziennego pochodząca nie tylko z dachu, ale coraz częściej również z elewacji bocznych – zaznacza Jakub Kurek, Associate Director w dziale powierzchni przemysłowych i magazynowych firmy Cresa Polska.

Takie inwestycje kosztują, ale jeśli chodzi o możliwości mniejszych firm, warto zainwestować np. w czujniki zmierzchu dla oświetlenia zewnętrznego czy regulację natężenia oświetlenia w hali lub czujniki ruchu w pomieszczeniach socjalnych. – Przy budynkach logistycznych często energia elektryczna może być w wystarczającym stopniu wytworzona dzięki panelom fotowoltaicznym, a woda podgrzana przez panele solarne. Niektórzy najemcy decydują się na automatyczny system składowania, który nie wymaga stałego oświetlenia części magazynowej – dodaje Kurek.

W dużych magazynach stosowane są systemy do zarządzania zasobami wodnymi, np. magazynami wody deszczowej,  toalety bezspłukowe, filtry kranowe uzdatniające wodę czy wykorzystanie wody deszczowej do podlewania terenów zewnętrznych. To tylko początek rewolucji w tym zakresie. – Według wielu ekspertów w przyszłości budynki staną się samowystarczalne, czyli będą wytwarzały tyle energii, ile będą potrzebowały. Na razie przy dzisiejszych technologiach i ich wydajności jest to raczej niemożliwe ze względu na zbyt wysokie koszty – zauważa.

Własna gotówka czy finansowanie zewnętrzne

Przedsiębiorcy jeszcze przed pandemią chętnie opierali swoją działalność o finansowanie zewnętrzne. To się nie zmieni, ale zupełnie inna będzie specyfika współpracy. – Jak wynika z przeprowadzanych przez nas od lat badań „Leasing Index” co roku ok. 90 proc. przedsiębiorstw korzystających z leasingu ocenia dobrze lub bardzo dobrze współpracę z podmiotem finansującym. Generalnie rzecz biorąc, z roku na rok firmy częściej korzystają z zewnętrznych źródeł finansowania poprzez leasing czy wynajem długoterminowy z uwagi na większą świadomość możliwości inwestycyjnych, elastyczność tych rozwiązań, poszukiwania i weryfikacji źródeł finansowania oraz mają większe potrzeby inwestycyjne – twierdzi Mariusz Włodarczyk, dyrektor zarządzający Santander Leasing.

Dziś liczenie kosztów jest jeszcze ważniejsze. – Podejmując decyzję o zakupie środka trwałego, warto zadać sobie pytanie, w jaki sposób powinniśmy taki zakup sfinansować. Przy analizie – leasing czy wynajem – należy wziąć pod uwagę kilka kryteriów istotnych z punktu widzenia prowadzonego biznesu – radzi.

Po pierwsze, to korzyści podatkowe. Po drugie, lista formalności, które należy wykonać, by pozyskać finansowanie. Ekspert zwraca uwagę na konieczność wykorzystania wkładu własnego, ale także skutki formalno-prawne, jak własność finansowanego przedmiotu, sposób rozwiązania umowy i ubezpieczenie inwestycji czy tryb serwisowania pojazdu i ponoszenia kosztów serwisu. – Wynik ich porównania w przypadku leasingu czy wynajmu będzie wskazówką, która opcja finansowania będzie najbardziej optymalna dla przedsiębiorstwa – mówi.

Dlatego dziś warto przeanalizować propozycje różnych firm i dobrać je pod kątem własnych potrzeb. – Przed podjęciem decyzji należy dokładnie zapoznać się z ofertami finansowania i zadać sobie kilka pytań: czego dokładnie oczekujemy, jakie są nasze potrzeby i za co jesteśmy w stanie zapłacić – tłumaczy Mariusz Włodarczyk.

Ilona Meyka, dyrektor Departamentu Account Management w Carefleet, zachęca do przyjrzenia się wynajmowi długoterminowemu. – Model, w jakim finansowane są samochody, to jeden z kluczowych elementów pozwalających wygenerować oszczędności w obszarze flotowym – mówi. Jak zaznacza, coraz więcej firm w Polsce przekonuje się do wynajmu długoterminowego. – Jest to rozwiązanie, które nie wymaga spłacania całej wartości samochodu i zamrażania kapitału własnego, jak np. w przypadku zakupu ze środków własnych, a ponadto gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy oraz tak ważną w obecnej sytuacji przewidywalność kosztów użytkowania pojazdów w długim czasie – nadmienia Meyka.

Finanse w firmie

Tarcze finansowe, branżowe, dofinansowania do kredytów i inne formy pomocy dla przedsiębiorców. Ostatnie miesiące przyniosły liczne zmiany, jeśli chodzi o dostęp do dodatkowych funduszy. Wsparcie oferuje już kilkadziesiąt instytucji. Firmy powinny nie tylko myśleć o obniżeniu kosztów, ale też zapewnieniu płynności w średniej perspektywie. – Pozyskiwanie finansowania stało się niezwykle ważnym zajęciem, które powinno angażować wielu przedsiębiorców. Bardzo często uruchamiane są różnego rodzaju programy, z których można pozyskać tanie finansowanie. Dzisiaj zachowanie płynności finansowej i dostęp do środków w firmie to podstawa – zapewnia Rafał Czerkawski z firmy Doradcy365.

Dominują programy związane ze wsparciem innowacji oraz umiędzynarodowienia przedsiębiorstw. – Dziś duże znaczenie dla przedsiębiorców mają aktualnie dotacje płynnościowe, które stanowią pomoc doraźną. Niestety, ich dostępność jest dość ograniczona, szybko znikają z rynku. To świetne narzędzie poprawiające płynność firm w obecnej sytuacji, w dodatku takie środki najczęściej stanowią wsparcie bezzwrotne. Realizuje je PARP, ale także marszałkowie wybranych województw. Z takich programów można pozyskać nawet 150 tys. zł – sygnalizuje. 

Inna, znacznie bardziej dostępna możliwość finansowania, to pożyczki płynnościowe z dofinansowaniem unijnym. Wyróżniają się zerowym lub niskim oprocentowaniem i brakiem prowizji. – Koszty pozyskania takich pożyczek są bliskie zeru. Programy te mają też mniejsze wymagania proceduralne i znacznie łatwiej je pozyskać niż np. kredyty bankowe. Trzeba jednak spełnić kilka warunków, np. przy większych kwotach należy mieć zabezpieczenia. Dodatkowo, problemem jest szybkie rozchodzenie się środków z takich konkursów – zdradza ekspert. Są jednak takie programy, które trwają cały czas. –  Trzeba wiedzieć, gdzie ich szukać. Nierzadko w jednym województwie jest kilka instytucji, które prezentują różne oferty. W skali kraju jest już ich ponad 100 – ujawnia Czerkawski. Monitoringiem dostępnych programów powinni zająć się albo oddelegowani do tego pracownicy firmy, np. działy księgowe, albo specjalnie powołane do tego jednostki czy działy. Firmy doradcze oferują monitoring aktualnie dostępnych na rynku programów dotacyjnych, koszt takiej usługi to kilkaset złotych miesięcznie. Rafał Czerkawski zwraca uwagę także na dużą zmianę w podejściu firm do zarządzania pieniędzmi. – W czasie pandemii zrezygnowały one z inwestowania w rzeczy, które nie są potrzebne. Zapanowała polityka gromadzenia środków na czarną godzinę. Jednak kryzys to dla niektórych również szansa na rozwój. Coraz częściej widzimy otwarcie się firm i analizowanie możliwości inwestycyjnych. Dużą pomocą mogą okazać się także programy rządowe, wszyscy czekają na szczegóły kolejnych edycji – podsumowuje.

------------------------------------------------

Zadbaj o flotę

Ilona Meyka, dyrektor Departamentu Account, Management w Carefleet 

W ramach umowy wynajmu przedsiębiorcy mają zapewnione finansowanie aut oraz możliwość skorzystania z bogatego pakietu usług związanego z zarządzaniem flotą obejmującego m.in.: obsługę techniczną, ubezpieczenie, obsługę ogumienia, assistance i samochody zastępcze, raportowanie, karty paliwowe, door to door czy monitoring GPS. Wszystko w ramach jednej stałej opłaty miesięcznej. Umowy wynajmu długoterminowego podpisywane są zazwyczaj od 24 do 48 miesięcy. Po tym czasie przedsiębiorcy mogą wykupić użytkowane samochody na własność lub zdać je i podpisać kontrakty na nowe auta. Co istotne, wynajem długoterminowy nie dotyczy jedynie pojazdów osobowych. W modelu tym finansowane są również samochody dostawcze, w tym te z zabudowami specjalistycznymi. Wszystko to sprawia, że wynajem długoterminowy  od lat cieszy się uznaniem dużych przedsiębiorstw, a obecnie zdobywa coraz większą popularność także wśród firm z sektora MSP.

------------------------------------------------

Leasing korzystny dla obniżenia kosztów

Mariusz Włodarczyk, dyrektor zarządzający Santander Leasing

Santander Leasing na tle rynku leasingowego wypadł bardzo pozytywnie, rejestrując wzrost inwestycji w całym segmencie pojazdów +5,6 proc. r/r przy wartości sfinansowanych inwestycji prawie 2,9 mld zł. Z drugiej strony, jak wskazuje PZWLP, pomimo że 2020 r. był ogólnie jednym z najgorszych w historii dla rynku motoryzacyjnego w Polsce, to poziom sprzedaży aut do firm w salonach nie był przez cały ten czas jednakowo niski. W minionym roku w wynajmie długoterminowym znajdowało się już co czwarte (24 proc.) nowe auto nabywane przez przedsiębiorców w Polsce.

------------------------------------------------

Efektywne utrzymanie floty samochodowej

Grzegorz Klonowski, dyrektor ds. sprzedaży B2B i sprzedaży kart paliwowych w Circle K Polska

Firmy i instytucje posiadające flotę samochodową, które korzystają z kart paliwowych, zyskują wiele korzyści ułatwiających prowadzenie biznesu, w tym obniżające jego koszty. Transport to często znacząca pozycja w budżecie ze względu na cenę paliwa, dlatego wielu pracodawców stale szuka oszczędności i optymalizuje swoje działania. Jednym z dobrych rozwiązań są karty flotowe, które oferują m.in. firmy sprzedające paliwo takie jak Circle K. 

Karty Circle K pomagają obniżyć całkowite koszty firmy takie jak utrzymanie floty. Pomagają nie tylko zaoszczędzić, uzyskując lepsze stawki i zniżki na paliwo, myjnię czy zakupy w sklepie (również w ramach programu Circle K Extra), ale też prowadzić własną politykę dotyczącą tankowania paliwa, tras przejazdu i wielu innych czynników. Za pomocą platformy online szefowie floty mają możliwość ustawiania limitów kwotowych na zakup paliwa przez kierowców oraz wyboru, jakie produkty czy usługi będą dla nich dostępne. Dzięki temu zyskują kontrolę nad wydatkami służbowymi swoich pracowników i mogą łatwo je monitorować oraz analizować, przeglądając historię transakcji. Dla ułatwienia mogą także sortować koszty według wybranych pojazdów lub działów. Zakres usług i warunki ustalane są indywidualnie na bazie potrzeb klientów Circle K i średniego miesięcznego zużycia paliwa. 

Karty paliwowe Circle K to także usługi towarzyszące. Opłaty za korzystanie z kart paliwowych realizowane są na podstawie zbiorczej faktury na koniec okresu rozliczeniowego, co znacznie ułatwia obsługę księgową firmy. Zestawienie wydatków dostępne jest na dedykowanej platformie internetowej, a dla ułatwienia, faktury przystosowane są do odzyskania podatku VAT zapłaconego za granicą. Raporty można generować na platformie w plikach CSV, które mogą być integrowane z systemami do zarządzania flotą. Platforma pozwala nie tylko na zarządzanie płatnościami za tankowanie, ale też za przejazdy drogami płatnymi. Na stronie www.CircleK.eu dostępny jest też system do prostego planowania tras w celu zoptymalizowania transportu i przesyłania ich do kierowców.

 

My Company Polska wydanie 5/2021 (68)

Więcej możesz przeczytać w 5/2021 (68) wydaniu miesięcznika „My Company Polska”.


Zamów w prenumeracie

ZOBACZ RÓWNIEŻ

POLECAMY