Płatności w małej firmie kosztują więcej, niż pokazuje prowizja. Gdzie uciekają pieniądze?

Prowizja to tylko wierzchołek góry lodowej

Większość właścicieli firm ocenia koszty transakcji głównie po stawce prowizji, na przykład za przyjęcie płatności kartą albo BLIK-iem. Według ekspertów to złudzenie, bo prawdziwe wydatki i ryzyka operacyjne widać dopiero w tzw. całkowitym koszcie procesu, czyli TCO (Total Cost of Ownership).

Na TCO składają się m.in.:

• ręczne dopasowywanie wpłat do faktur i zamówień,
• obsługa reklamacji i zwrotów,
• ryzyko wycieku danych,
• wysokie marże na przewalutowaniach i przelewach zagranicznych.

– Większość przedsiębiorców ocenia finanse transakcyjne wyłącznie przez pryzmat jednostkowej prowizji, np. stawki za akceptację karty czy BLIK-a. To jednak optyczna pułapka. Prawdziwe koszty oraz zagrożenia operacyjne kryją się w całkowitym koszcie procesu – mówi Bartosz Sawicki, prezes zarządu Meest Transfer.

Zamiast walczyć o ułamki procenta, policz czas

Przy wyborze dostawcy usług płatniczych warto sprawdzić, ile czasu firma poświęca na czynności wokół samej transakcji. Małym i średnim firmom szczególnie dokuczają „ręczne obejścia”: przeglądanie wyciągów, przypisywanie wpłat do faktur i wystawianie korekt.

Te zadania można zautomatyzować. Służą do tego wirtualne rachunki bankowe (vIBAN) i indywidualne identyfikatory transakcji, dzięki którym każdą wpłatę da się od razu połączyć z konkretnym zamówieniem albo umową. System sklepu internetowego lub ERP sam odnotowuje wtedy, że należność została zapłacona. Znikają pomyłki, a księgowość oszczędza czas.

Inna płatność do abonamentu, inna do jednorazowych zakupów

Jedna metoda płatności dla wszystkich zamówień generuje niepotrzebne koszty, bo każdy kanał kosztuje inaczej.

Płatności cykliczne i stałe należności, takie jak abonamenty, raty czy dostawy B2B, najtaniej obsłużyć przez wirtualne rachunki (vIBAN) albo bezpośrednie przelewy z konta na konto (PIS / Open Banking). Pozwalają one uniknąć prowizji kartowych, a wpłata nadal jest rozpoznawana automatycznie.

Przy jednorazowych zakupach konsumenckich najważniejsza jest wygoda klienta. Tu najlepiej sprawdzają się karty, BLIK i portfele mobilne, które zapewniają wysoką konwersję, czyli więcej sfinalizowanych zakupów.

W każdym z tych przypadków dopasowanie kanału płatności do rodzaju transakcji obniża koszty operacyjne, a klientowi płaci się równie wygodnie.

Handel z zagranicą: przelewy za centy zamiast za euro

Wyjście na rynki zagraniczne to dla wielu małych i średnich firm naturalny etap rozwoju. Tradycyjna bankowość mocno go jednak utrudnia. Przelewy SWIFT kosztują od kilkunastu złotych do kilku euro za transakcję, a wysokie spready walutowe (FX) zjadają marżę handlową.

Rozwiązaniem może być korzystanie z licencjonowanych instytucji płatniczych, które oferują przewalutowanie po kursach hurtowych i własne kanały przesyłania pieniędzy. Dzięki temu koszt przelewu zagranicznego może spaść ze standardowych 3 euro do kilkudziesięciu centów za transakcję.

Część rynków wymaga innego podejścia, bo konsumenci nie chcą płacić z góry. W Europie Południowej płatność za pobraniem (COD) to ok. 70 proc. płatności w e-commerce. Tam liczy się przede wszystkim cyfryzacja rozliczeń pobrań gotówkowych i SoftPOS, czyli przyjmowanie płatności kartą na zwykłym smartfonie lub tablecie.

Dane klientów: ryzyko, które lepiej przenieść

Równie ważne jest bezpieczeństwo danych. Jeśli mała firma sama zbiera i przechowuje wrażliwe dane klientów, naraża się na wycieki oraz kary wynikające z unijnego rozporządzenia DORA i regulacji KNF.

Przekazanie weryfikacji tożsamości klientów (KYC/KYB) i archiwizacji danych nadzorowanej instytucji płatniczej zdejmuje tę odpowiedzialność z przedsiębiorcy. Profesjonalna weryfikacja płacącego przy rozpoczęciu współpracy (onboarding) zmniejsza ryzyko wyłudzeń i reklamacji kartowych (chargeback). Pozwala też uniknąć opłat weryfikacyjnych w systemach kartowych, które sięgają 0,2 proc. wartości transakcji.

Przy bardziej złożonych transakcjach B2B, na przykład w handlu hurtowym albo rolnym, bezpieczeństwo zwiększają płatności warunkowe. Pieniądze są blokowane na rachunku i trafiają do sprzedającego dopiero po potwierdzeniu dostawy towaru.

Liczy się cały proces, a nie sama stawka

Wniosek jest prosty: o kosztach i bezpieczeństwie płatności nie decyduje wyłącznie negocjowanie prowizji za bramkę płatniczą.

– Przyszłość należy do rozwiązań zintegrowanych, które łączą akceptację wpłat, automatyczną ewidencję, tanie przewalutowanie i bezpieczny transfer w jednym procesie. Zastąpienie ręcznych prac automatyzacją oraz oparcie rozliczeń na regulowanej infrastrukturze płatniczej pozwala przedsiębiorcom z sektora MŚP skupić się na skalowaniu własnego biznesu – podsumowuje Bartosz Sawicki.