Od 1 kwietnia 2025 obowiązek e-doręczeń dla firm. Warto przygotować się już teraz

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, nowo rejestrowane firmy, ale też podmioty, wykonujące zawód zaufania publicznego już teraz muszą posługiwać się adresem do e-doręczeń, co pozwoli na bezpieczne i skuteczne przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną. W kolejnych latach obowiązek ten będzie stopniowo rozszerzany na kolejne grupy przedsiębiorców.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która zastępuje tradycyjny list polecony. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą w prosty i zgodny z prawem sposób przesyłać dokumenty – od umów, przez faktury, po wezwania i inne oficjalne pisma. Nowoczesna technologia gwarantuje nie tylko pełne potwierdzenie doręczenia, ale także najwyższe standardy ochrony danych. W erze cyfryzacji stają się one niezbędnym elementem komunikacji biznesowej, eliminując długie kolejki na poczcie i redukując koszty.

Obowiązek dla przedsiębiorców

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, od 1 stycznia 2025 r. nowo rejestrowani przedsiębiorcy są zobowiązani do posiadania adresu do e-doręczeń jako integralnej części procesu rejestracji działalności gospodarczej. Dla firm zarejestrowanych w KRS przed tą datą obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2025, a przedsiębiorstw, zarejestrowanych w CEIDG - 1 października 2026 roku. Przedsiębiorcy, którzy zmienią swój wpis w CEIDG od 1 lipca 2025, będą mieli również obowiązek podania danych do utworzeniu adresu do e-doręczeń we wniosku o zmianę wpisu. Co istotne, każdy podmiot wykonujący zawód zaufania publicznego, taki jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy czy notariusz, jest objęty tym obowiązkiem już od 1 stycznia 2025 roku.

Dlaczego warto już teraz?

Obowiązek wdrożenia e-doręczeń to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na zwiększenie efektywności operacyjnej firm. Koszty doręczeń elektronicznych są zdecydowanie niższe niż tradycyjnych przesyłek poleconych – przeciętny koszt e-doręczenia wynosi około 2,20 zł, podczas gdy nadanie listu poleconego to wydatek rzędu 9,90 zł. Dodatkowo, elektroniczna forma korespondencji eliminuje czasochłonne procesy związane z drukowaniem, pakowaniem i fizycznym dostarczaniem przesyłek. Przy liczbie dokumentów przesyłanych rocznie przez polskie firmy oszczędności mogą sięgać nawet 75% kosztów.

Nowe regulacje nie przyczyniają się jednak tylko do obniżania kosztów. E-doręczenia wprowadzają również większą transparentność i bezpieczeństwo w komunikacji. Każda przesyłka jest monitorowana od momentu nadania do chwili jej odebrania, co pozwala uniknąć zagubienia dokumentów i zapewnia pełną kontrolę nad procesem doręczenia. Jest to szczególnie istotne w kontekście korespondencji urzędowej, gdzie kluczowe znaczenie ma terminowość i możliwość potwierdzenia odbioru. Co więcej, e-doręczenia gwarantują wysoki poziom ochrony danych, minimalizując ryzyko ich utraty lub nieautoryzowanego dostępu, co jest kluczowe w obliczu rosnących zagrożeń cyberbezpieczeństwa. Wdrożenie e-doręczeń umożliwia firmom łatwe dostosowanie się do regulacji prawnych, dzięki ustandaryzowanym procedurom, które upraszczają spełnienie wymogów dotyczących komunikacji elektronicznej.

Jak przygotować firmę do e-doręczeń?

Aby dostosować się do nowych wymogów dotyczących e-doręczeń, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka kluczowych kroków. Pierwszym z nich jest uzyskanie adresu do e-doręczeń poprzez rejestrację w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Dzięki temu firma zyskuje możliwość odbierania i wysyłania korespondencji elektronicznej w sposób zgodny z nowymi regulacjami. Kolejnym krokiem jest wdrożenie odpowiednich narzędzi technologicznych, takich jak platforma oferowana przez Autenti (Autenti eDelivery), która zapewnia obsługę e-doręczeń zgodną z obowiązującymi standardami. Jednocześnie rozszerzając możliwości o komunikację poza administracją publiczną, do celów komercyjnych. Dobrym przykładem jest tu wysyłanie e-przesyłek między oddziałami lub departamentami wewnątrz firmy, oraz komunikacja z klientami biznesowymi i konsumentami. Usługa eDelivery pozwala tu na bezpieczne nadawanie i odbieranie elektronicznych przesyłek poleconych, spełniając jednocześnie wszelkie wymogi prawne. Jako usługa kwalifikowana, Autenti eDelivery gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa i wiarygodności, co sprawia, że jest szczególnie przydatna w sytuacjach wymagających zgodności z przepisami prawa oraz zachowania poufności danych. Dodatkowo, dzięki możliwości integracji z systemami wewnętrznymi przedsiębiorstwa, rozwiązania te działają szybko i intuicyjnie, znacznie skracając czas obsługi korespondencji i ułatwiając zarządzanie dokumentacją.

– E-doręczenia to odpowiedź na potrzeby współczesnego biznesu, gdzie czas, pewność doręczenia i zgodność z prawem mają kluczowe znaczenie. Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma musi przesłać klientowi wypowiedzenie umowy, ważne pisma procesowe lub dokumentację reklamacyjną – w takich przypadkach e-doręczenia zapewniają nie tylko błyskawiczne dostarczenie, ale także pełną zgodność z przepisami, niepodważalne dowody doręczenia, czy zawartości e-przesyłki. Usługa eDelivery jest szczególnie przydatna w relacjach z urzędami, w sytuacjach prawnych czy tam, gdzie liczy się każda minuta. Co więcej, pozwala firmom znacznie obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć przewagę konkurencyjną. To realna zmiana, która przyspiesza procesy i upraszcza codzienną działalność przedsiębiorstw. – podkreśla Grzegorz Wójcik, CEO Autenti.

Ważnym elementem przygotowań jest również przeszkolenie pracowników, aby zapewnić im odpowiednie kompetencje w zakresie obsługi nowych systemów oraz podnieść świadomość związaną z bezpieczeństwem cyfrowym. Te działania pozwolą firmom sprawnie przejść do cyfrowej formy komunikacji i w pełni wykorzystać jej potencjał, zwiększając efektywność i dostosowując procesy do nowoczesnych standardów.

Warto już dziś podjąć kroki, aby wdrożyć e-doręczenia w swojej firmie. Wybór odpowiedniego partnera technologicznego, przeszkolenie pracowników i adaptacja procesów operacyjnych to klucz do sprawnego przejścia na nowoczesną formę korespondencji. Przyszłość biznesu jest w dużej mierze cyfrowa, a e-doręczenia to nieunikniony element tej transformacji.