Cyfrowy list drożeje, bo podrożał papierowy. ZPP obnaża absurd w wycenie e-Doręczeń dla urzędów

Z wyliczeń ekspertów ZPP wynika, że polskie gminy, sądy i urzędy mogą tracić na tym mechanizmie nawet ponad 200 mln zł rocznie. Tyle wynosi różnica między stawkami narzucanymi przez państwowego operatora wyznaczonego a ofertami firm komercyjnych. Przedsiębiorcy w oficjalnym stanowisku apelują o pilną korektę cennika i docelowe dopuszczenie konkurencji do obsługi urzędów. Czas nagli, ponieważ nowy cykl cennikowy rusza już 5 października – brak reakcji zamrozi zawyżone opłaty na kolejny rok.

Liczba przesyłek bije rekordy, ale rachunki rosną zamiast maleć

Wdrożony z początkiem 2025 roku system e-Doręczeń stał się filarem cyfryzacji państwa, z którego korzystają miliony użytkowników. Na koniec 2025 roku funkcjonowało ponad 2,33 mln skrzynek, w maju 2026 roku Ministerstwo Cyfryzacji raportowało o przekroczeniu 4 mln, a w sierpniu tego samego roku liczba obsłużonych e-doręczeń przekroczyła 100 mln (z czego ponad 50 mln przypadło na sam 2026 rok). Skala ta wzrośnie jeszcze bardziej, gdyż od 1 października 2026 roku obowiązek ten obejmie przedsiębiorców z CEIDG, którzy dotychczas nie mieli adresu do e-Doręczeń.

Choć potężny wzrost wolumenu w realiach rynkowych obniża koszty jednostkowe, w tym przypadku jest odwrotnie – przyjęty model wyceny sprawia, że opłaty rosną i coraz drastyczniej odstają od rzeczywistości.

– Nikt nie kwestionuje idei systemu e-doręczeń, który znacząco usprawnia funkcjonowanie nowoczesnego państwa. Pytanie rodzą jednak koszty, które uderzają w podmioty publiczne, zmuszone do korzystania z usług wyłącznie jednego operatora. Tymczasem, narzucona przez niego cena rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest kilkukrotnie wyższa od tej, oferowanej przez sektor prywatny i nie wynika z kosztu jej świadczenia. Pierwszym krokiem powinna być więc pilna zmiana metodologii ustalania opłat. Można przeprowadzić ją szybko, gdyż nie wymaga to zmiany ustawy, a jedynie nowelizacji rozporządzenia – mówi Michał Błaszczak – analityk Departamentu Prawa i Legislacji ze Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Cyfrowa przesyłka powiązana ze stawką za papierowy list. Urzędy bez wyboru

Z perspektywy podatnika obecna konstrukcja jest trudna do uzasadnienia. Korespondencję cyfryzowano po to, by była tańsza, prostsza i szybsza od obiegu papierowego, tymczasem jej koszt uzależniono wprost od cen fizycznych przesyłek. W efekcie instytucje publiczne płacą za transfer danych stawkę obciążoną kosztami tradycyjnej poczty – utrzymaniem sieci budynków, infrastruktury i doręczycieli. Co gorsza, urzędnicy nie mogą powiedzieć: „za drogo, wybieram tańszego dostawcę”, bo przepisy kierują ich wyłącznie do jednego operatora.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji stawka za publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) stanowi procent ceny najtańszego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru (maksymalnie 45 proc.). Gdy drożeje list papierowy – na przykład przez rosnące wydatki na placówki pocztowe – automatycznie rośnie cena e-Doręczenia, mimo że koszt przesłania danych między skrzynkami nie ma z tym nic wspólnego.

– Taka konstrukcja sprawia, że model nie reaguje na rosnącą skalę stosowania e-doręczeń. Mimo że wolumen przesyłek wzrósł od zera do ponad 100 milionów, co powinno obniżyć koszty, to od 2021 roku stawka wzrosła o ok. 41 proc. (z 3,75 zł do 5,30 zł netto). Dla porównania, w sektorze prywatnym koszt rejestrowanego doręczenia elektronicznego mieści się w przedziale od 1 zł do 2 zł za przesyłkę. Zgodnie z naszymi wyliczeniami, przy założeniu, że rocznie obsługiwanych jest np. 50 milionów płatnych przesyłek publicznych, samorządy i urzędy przepłacają ok. 210 milionów złotych w porównaniu do cen rynkowych – tłumaczy Michał Błaszczak – analityk Departamentu Prawa i Legislacji ze Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Jak podkreśla ZPP, podmioty publiczne są zmuszone przepłacać z powodu ustawowego nakazu korzystania wyłącznie z operatora wyznaczonego. Na rynku działają inni kwalifikowani dostawcy, jednak sektor publiczny – w przeciwieństwie do biznesu – nie może wybierać ich ofert ani negocjować cen.

5 października stawki zostaną zamrożone. Czas na zmiany ucieka

Rozwiązanie problemu nie wymaga wieloletnich prac. Najpilniejszy krok to zmiana sposobu kalkulacji opłat i odcięcie ceny e-Doręczeń od stawek tradycyjnych listów poleconych. Można to zrobić od ręki, nowelizując samo rozporządzenie. Jeśli rząd nie zdąży przed rozpoczęciem nowego cyklu cennikowego, który rusza 5 października, samorządy i urzędy zostaną uwięzione w zawyżonych kosztach na kolejny rok bez możliwości sprawdzenia cen rynkowych.

Docelowy plan reformy musi jednak – według ZPP – sięgać głębiej i otworzyć rynek publiczny na konkurencję.

– Przede wszystkim chodzi o to, by rynek uwolnić dla urzędów. Gminy i inne podmioty publiczne powinny móc wybierać prywatnych dostawców usług, tak samo jak robią to firmy. Żeby tak się stało trzeba jednak zapewnić kwalifikowanym dostawcom równych, przejrzystych i niedyskryminacyjnych warunków integracji z Bazą Adresów Elektronicznych, Węzłem Krajowym oraz rejestrami KRS, CEIDG, REGON i PESEL, wraz z opublikowaniem wykazu udostępnianych interfejsów API. Bez zrównania warunków dostępu technicznego do infrastruktury państwowej dostawcy prywatni nie będą mogli konkurować o obsługę podmiotów publicznych w zakresie PURDE – dodaje Michał Błaszczak – analityk Departamentu Prawa i Legislacji ze Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

W ocenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców optymalnym kierunkiem jest model łączący wspólny standard prawno-techniczny z interoperacyjnością wielu dostawców. Taki krok stworzy realną konkurencję, zagwarantuje przejrzystość wydatków publicznych oraz ograniczy ryzyko wynikające z koncentracji całego systemu w jednym punkcie.